4 pułapki księgowe przy zakupie prezentów dla pracowników

Udostępnij:

W okresie przedświątecznym wiele firm decyduje się sprawić swoim pracownikom niespodziankę i kupić im mikołajkowe lub świąteczne upominki. Najczęściej są to bony towarowe bądź vouchery na zakupy w konkretnym sklepie, nieco rzadziej rzeczowe prezenty (np.: książki czy kosze upominkowe). Jest kilka kwestii podatkowych, o których warto pamiętać. Pomoże to w prawidłowy sposób zaksięgować i rozliczyć taki zakup, gdy firma zdecyduje się na prezenty dla pracowników.

Prezenty dla pracowników a podatek dochodowy

Pułapka nr 1 – prezenty dla pracowników finansowane są ze środków obrotowych bądź bieżących.

W tym przypadku konieczne jest pobranie od podwładnego zaliczki na podatek dochodowy. Jest to bowiem jego dochód, od którego konieczne jest odprowadzenie podatku. Oczywiście w takim przypadku koszt zakupu prezentów może stanowić koszt uzyskania przychodu, ale pracownikom trzeba wyjaśnić, że od ich wynagrodzenia zostanie pobrana zaliczka na podatek dochodowy. W takiej sytuacji warto upewnić się, że pracownik na takie rozwiązanie się zgadza. Wyjątkiem są prezenty o małej wartości (nieprzekraczającej w roku podatkowym 100 zł dla danego pracownika)[i].

Prezenty dla kontrahentów Jak rozliczyć prezenty dla kontrahentów? Przeczytaj nasze podpowiedzi.

Prezenty finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Pułapka nr 2 – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i jego regulamin.

Sposobem na to, by pracownik nie musiał płacić podatku od przychodu, wynikającego z otrzymania nieodpłatnych świadczeń, jest finansowanie prezentów z ZFŚS-u. Decyzja o tym, by finansować prezent z ZFŚS-u, musi uwzględniać dwie kwestie. Po pierwsze, taką opcję koniecznie należy zapisać w regulaminie ZFŚS-u. Innymi słowy, musi on dopuszczać możliwość wsparcia rzeczowego pracowników i to bez ubiegania się przez nich o tego typu pomoc. Za nieco dziwaczną sytuację trzeba by było bowiem uznać taką, w ramach której pracownik chcąc otrzymać świąteczny prezent, musi o niego wystąpić.

Pułapka nr 3 – ZFŚS i kryterium dochodowe.

Kolejnym problemem związanym z ZFŚS-em jest to, że ważne jest kryterium dochodowe. Nie może być tak, że każdy pracownik dostanie dokładnie taki sam prezent niezależnie od wysokości dochodów. Wartość podarunku musi być uzależniona od dochodu pracownika. Jest to pomoc socjalna, zatem prezent o wyższej wartości należy się podwładnym o niższych dochodach. Jeśli tak się zdarzy, to US może uznać, że jest to dodatek do wynagrodzenia. Konieczne jest wówczas odprowadzenie składek i pobranie zaliczki na podatek dochodowy.

Talony i bony – ani rzecz, ani pieniądze

Pułapka nr 4 – bony i talony jako prezenty dla pracowników.

Zamiast kupować pracownikom konkretne rzeczy (np. w formie paczek ze słodyczami), pracodawcy często decydują się wręczyć pracownikom talony bądź karty elektroniczne umożliwiające dokonanie zakupu do określonej kwoty w danym sklepie. Prezenty te jednak – w interpretacji podatkowej – nie są sobie równoważne. O ile paczka jest świadczeniem rzeczowym, o tyle karta podarunkowa czy bon już nie. Jakie ma to znaczenie? Otóż okazuje się, że talony i bony nie są ani świadczeniem rzeczowym, ani świadczeniem pieniężnym. W konsekwencji nawet tych finansowanych z ZFŚS-u nie można zwolnić z podatku dochodowego (choć zwolnione są z obowiązku odprowadzania za nie składek na ubezpieczenia społeczne).

[i] Ustawa o podatku od towarów i usług (art. 7 ust. 3 i 4) – dostęp 29.11.2019 r.

Poprzedni
Jak zabezpieczyć umowę z kontrahentem? Przydatne sposoby dla przedsiębiorców
Następny
Uproszczone formy księgowości – którą wybrać?

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *