Jak zabezpieczyć umowę z kontrahentem? Przydatne sposoby dla przedsiębiorców

Chlebem powszednim każdego właściciela firmy jest zawieranie ważnych umów, zwłaszcza z kontrahentami. To właśnie one są jednym z najistotniejszych elementów prowadzenia własnego biznesu. Na co zwrócić uwagę podczas ich tworzenia i podpisywania?

Lepiej zapobiegać, niż się stresować

Zanim zdecydujemy się złożyć podpis na umowie, sprawdźmy dokładnie potencjalnego partnera biznesowego. O tym, jak zabezpieczyć umowę i zadbać o dobrą współpracę z przyszłym kontrahentem zdecydowanie warto wiedzieć.

Bardzo pomocnym narzędziem w takich sytuacjach jest nowo uruchomiona Biała lista podatników VAT. Działająca od 1 września 2019 roku ma przede wszystkim pomóc w szybkiej i skutecznej weryfikacji kontrahentów. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy przedsiębiorca dowie się, czy druga strona jest czynnym podatnikiem VAT. Ponadto istnieje możliwość sprawdzenia prawnych powodów wykreślenia danej firmy z rejestru czy też ponownej rejestracji jako podatnika VAT. W specjalnej bazie potwierdzimy również numer rachunku bankowego kontrahenta. Listę prowadzi szef Krajowej Administracji Skarbowej. Jest dostępna na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Przezorny zawsze ubezpieczony

W samej umowie – oprócz podstawowych danych – powinny znaleźć się również chroniące nas zapisy. Na szczęście istnieje wiele sposobów na ochrony interesów przedsiębiorcy. Podpowiadamy, jak można zabezpieczyć umowę z kontrahentem:

1. Odsetki

Zawarta w umowie adnotacja dotycząca odsetek sprawdzi się w przypadku, gdy kontrahent nie wywiąże się ze swoich zadań. Wówczas jest on zobowiązany do zapłacenia odsetek po upływie wyznaczonego terminu. Strony wspólnie ustalają ich wysokość. Należy jednak pamiętać, że odsetki nie mogą przekraczać stawek maksymalnych. Przyjmuje się, że jest to 20% w stosunku rocznym. W praktyce przedsiębiorcy umieszczają zwykle w umowie zapis o tzw. odsetkach ustawowych, czyli 13% w skali roku.

2. Zadatek

Według kodeksu cywilnego to kwota otrzymana przy zawarciu umowy. Z punktu widzenia właściciela firmy stanowi znacznie korzystniejszą opcję niż zaliczka. Dlaczego opłaca się umieścić w kontrakcie zapis o zadatku? Ponieważ daje on większe możliwości działania. W sytuacji, gdy jedna ze stron nie wykona postanowień zawartej umowy, druga ma prawo od niej odstąpić, a co za tym idzie – zatrzymać zadatek. Co więcej, firma, która go dała, może zażądać nawet jego dwukrotności.

3. Kara umowna

To kolejna metoda na zabezpieczenie swoich interesów. Chociaż stanowi dobry sposób, aby ułatwić sobie życie, to w niektórych okolicznościach potrafi także przysporzyć problemów. Dlatego warto znać wszystkie opcje.

Kara umowna przydaje się w sytuacjach, gdy kontrahent nie wypełni swojego zobowiązania, np. nie dostarczy towaru na czas. Traktuje się ją jak ubezpieczenie dyscyplinujące naszego partnera biznesowego. Istnieje również możliwość ustalenia takiej kwoty za każdy dzień opóźnienia w spełnieniu ustalonych warunków.

Sama kara umowna znacząco pomaga. Wpisanie jej do umowy pozwala uzyskać konkretną sumę lub procent od wartości przedmiotów czy kontraktu. Istnieją jednak pewne kwestie, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Kwotę sankcji najlepiej wypośrodkować. Zbyt wysoka może nieść ze sobą ryzyko, że firma nie da rady pokryć zobowiązania. Zbyt niska niekiedy bywa wybiegiem, aby nie ponosić odpowiedzialności za niedopełnienie warunków kontraktu i niedokładne, tanie wykonanie.

4. Weksel in blanco

Taki weksel to kolejna z opcji, które skutecznie zabezpieczają nasz kontrakt. W blankiecie wekslowym brakuje zwykle sumy. Uzupełnia się go za to o wszystkie istotne elementy, takie jak nazwa działalności gospodarczej czy termin płatności.

Korzystając z tej metody poświadczenia, można też dodatkowo stworzyć tzw. deklarację lub porozumienie wekslowe. W jej ramach przedsiębiorcy ustalają między sobą, które elementy rachunku mają zostać uzupełnione. W sytuacji, w której nasz kontrahent nie płaci, wpisujemy natomiast do weksla należną nam sumę i wtedy staje się on wekslem zwykłym. Jeśli druga strona go nie wykupi, możemy skierować sprawę do sądu.

Kieruj się swoimi potrzebami

Przygotowując się do podpisania umowy, warto poszukać najlepszych metod zabezpieczenia dla firmy. Powyższe propozycje stanowią jedne z najczęściej stosowanych metod ochrony swoich interesów przez przedsiębiorców. Każda branża kieruje się jednak innymi prawami, dlatego skonstruuj umowę w taki sposób, aby była możliwie najkorzystniejsza dla Twojej organizacji.