4 mity na temat outsourcingu księgowości w średniej firmie

Jak wynika z raportu przygotowanego przez firmę Grant Thornton, w Polsce jedynie 8% średnich i dużych firm zlecało kiedykolwiek obsługę księgową na zewnątrz. Z 35 badanych krajów niższy współczynnik ma jedynie Malezja, gdzie outsourcing księgowości w dużych i średnich firmach prowadzi jedynie 6% przedsiębiorstw. Czego boją się polskie firmy przy outsourcingu usług księgowych?

Mit 1. Zlecenie księgowości na zewnątrz to ryzyko utraty danych

Wprost przeciwnie. Firmy księgowe muszą zadbać o możliwość bezpiecznego przechowywania i archiwizacji danych. Znacznie częściej korzystają z nowoczesnych rozwiązań technologicznych pozwalających na zabezpieczenie danych, tworzenie regularnie back-upów i umożliwienie dostępu do danych z każdego miejsca i o każdym czasie.

Mit 2. Zlecenie księgowości na zewnątrz oznacza utratę kontroli

Firmy często boją się, że zlecając usługi księgowe, stracą kontrolę nad częścią firmy. Tymczasem dobrze przemyślane wdrożenie outsourcingu pozwala zachować pełną kontrolę nad wszelkimi danymi, a nierzadko dodatkowo ułatwia korzystanie z nich. Przy wyborze partnera do outsourcingu warto zwrócić uwagę na to, jakie rozwiązania proponuje biuro rachunkowe i w jaki sposób firma zachowuje dostęp do danych i archiwum. Biuro rachunkowe z nowoczesnymi rozwiązaniami przechowywania dokumentów w chmurze czy na wysłanych serwerach z dostępem online, umożliwiające kontrolę nad obiegiem dokumentów nie tylko nie zmniejsza poziomu kontroli, ale pozwala go powiększyć.

Mit 3. Wrażliwe dane są bardziej narażone na wyciek

Każde biuro rachunkowe musi zachować zasady bezpieczeństwa danych i zapewnić klientom pełne bezpieczeństwo. Obawa o zwiększenie ryzyka wycieku wrażliwych danych jest nieuzasadniona – to właśnie w wewnętrznie prowadzonych procesach takie ryzyko jest większe ze względu na mniejsze nakłady na zabezpieczenia, jakie firmy prowadzą wewnętrznie.

Mit 4. Jeśli prowadzimy księgowość wewnętrznie, to oszczędzamy

Poczucie lepszej kontroli nad kosztami procesów księgowych przy ich prowadzeniu wewnętrznie to częsty błąd firm z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się, że zlecenie księgowości na zewnętrz to spory koszt, to jednak wziąwszy pod uwagę wszystkie zmienne – od konieczności zatrudnienia pracowników i związanych z tym kosztów pracy, poprzez konieczność zadbania o całą infrastrukturę (miejsce pracy, sprzęt, systemy IT), po ewentualne problemy i straty wynikające z nieprawidłowo lub niedostatecznie szybko wykonanych działań – okazuje się, że outsourcing księgowości jest tańszym rozwiązaniem.

Czy warto się bać?

Doświadczenia takich krajów jak Brazylia (64% średnich i dużych firm zleca prowadzenie księgowości biurom rachunkowych) czy Finlandia (52%) pokazują, że takie działanie może być równie bezpieczne, jak prowadzenie księgowości wewnętrznie, a do tego niewątpliwie przekłada się na lepsze wyniki finansowe. Świadczy o tym również coraz większe zainteresowanie outsourcingiem usług księgowych w innych krajach Europy i świata. Jedynie 16% firm, które kiedykolwiek zleciły księgowość na zewnątrz, powraca do starego rozwiązania i przenosi księgowość ponownie do wewnątrz. Z rozwoju tego rynku wynika również to, że biura rachunkowe w Polsce powinny przygotować się na możliwość przyjęcia i skutecznej obsługi nie tylko firm z sektora MŚP, ale również średnich przedsiębiorstw. To przygotowanie obejmuje nie tylko konieczność posiadania wykwalifikowanej kadry, ale również nowoczesnych systemów ułatwiających i usprawniających pracę biur księgowych – takich jak SaldeoSMART.