Wyszukiwarka dokumentów i faktur – podstawowe funkcje i działanie

Często wracasz do archiwalnych dokumentów?

Nie wiesz jak najlepiej zorganizować dostęp do archiwum?

Kiedy korzystać z wyszukiwarki?

Przygotowaliśmy dla Użytkowników SaldeoSMART krótki poradnik z odpowiedziami na te i inne pytania związane z wyszukiwaniem dokumentów w elektronicznym archiwum.

Jak działa wyszukiwarka faktur i dokumentów

Wyszukiwarka jest dostępna zarówno dla Użytkowników po stronie księgowości, jak i firmy. Jest wybierana z poziomu menu głównego.

Wyszukiwarka faktur (dotyczy faktur sprzedażowych wystawianych w aplikacji SaldeoSMART) działa analogicznie jak wyszukiwarka dokumentów (dla dokumentów w archiwum dokumentów). Po dowolnie zadanych parametrach wyświetla listę pozycji, które je spełniają. Dla wyświetlonych wyników wyszukiwania jest dostępne kilka funkcji, których zadaniem jest ułatwienie pracy księgowym i przedsiębiorcom. Dokumenty lub faktury sprzedażowe można pobierać do PDF, ZIP lub Excel (o zestawieniach Excel i ich wykorzystaniu pisaliśmy tu <link>). Dla dokumentów jest dodatkowo dostępna funkcja pobierania elektronicznych przelewów, która umożliwia szybkie wykonywanie płatności za dokumenty.

Kiedy warto korzystać z wyszukiwarki SaldeoSMART

Oczywiście jak najczęściej.

W praktyce przedsiębiorcy najczęściej szukają dokumentu lub faktury w przypadku reklamacji lub zwrotu zakupu. Dostęp do dokumentu na czas może mieć kluczowe znaczenie dla pozytywnego rozpatrzenia sprawy, więc możliwość wyszukania ich samodzielnie, bez konieczności zwracania się z takim zapytaniem do księgowych, jest dużym ułatwieniem. Bardzo często także przedsiębiorcy sprawdzają dokumenty od wybranego kontrahenta.

W biurze rachunkowym do dokumentów sięga się najczęściej wtedy, gdy jest kontrola lub trzeba sprawdzić jakiś wpis w księdze handlowej lub KPiR. Wtedy także dużą pomocą dla księgowych jest wyszukiwarka, która ułatwia odnalezienie potrzebnego dokumentu.

Dostępne parametry wyszukiwania

SaldeoSMART optymalizuje pracę, więc parametry wyszukiwania zaplanowano tak, aby umożliwiały jak najszybsze odnalezienie potrzebnych danych. Dokumenty i faktury przede wszystkim można wyszukiwać po informacjach, które są na nich zawarte, czyli datach, kwotach, kontrahencie, statusie zapłaty, formie płatności czy numerze. Daty można wskazywać jako przedział od-do, tylko od lub tylko do. Dużym plusem jest opcja wyszukiwania nie tylko po dacie wystawienia, dostawy czy terminie płatności, ale również dacie wpływu i dodania dokumentu do aplikacji SaldeoSMART (tylko dla dokumentów) czy dacie (miesiąc), do której należy poszukiwany dokument lub faktura. Dla dokumentów można także wskazać jaki typ nas interesuje: faktura kosztowa, towar/ materiał czy inny, co na pewno zawęża liczbę wyników i przyspieszy odnalezienie tego właściwego.

Dla dokumentów jest możliwe wyszukiwanie po bardziej szczegółowych informacjach, np. opisie (nadawanym zarówno przez firmy, jak i księgowych) kategorii, rejestrze czy wymiarach. Wyszukiwarka umożliwia wskazanie kilku wartości dla określonego parametru, co jest przydatne jeśli szukamy konkretnego dokumentu, ale nie wiemy, jak dokładnie został opisany. Dodatkowo dla użytkowników korzystających z pakietu Odczytywanie Dokumentów jest dostępna tzw. wyszukiwarka pełnotekstowa. Umożliwia ona wyszukiwanie po dowolnym ciągu znaków, który był na dokumencie.

Przykłady wykorzystania wyszukiwarki SaldeoSMART

Przeglądanie wyników w archiwum online jest znacznie szybsze i wygodniejsze niż wertowanie licznych segregatorów. Jak można wykorzystać wyszukiwarkę, przedstawiamy kilka przykładów.

1. Musimy reklamować zakupioną drukarkę:
   • Pamiętamy gdzie była kupiona (jaki kontrahent), ale nie kiedy – najlepszą opcją jest w takim przypadku wyszukanie po kontrahencie, bez zadawania dat. Wynikiem będą wszystkie dokumenty w archiwum od danego kontrahenta.
   • Nie pamiętamy kontrahenta ani dat – dokument można wyszukać po nadawanym opisie lub parametrach księgowych, np. kategoriach, których może dotyczyć ten dokument (sprzęt biurowy itp.).
   • Pamiętamy mniej więcej okres kupna sprzętu – wtedy zadajemy odpowiedni przedział dat i przeglądamy wyniki, w tym przypadku można się także posiłkować opisem lub kategoriami.
2. Chcemy sprawdzić jak często zamawiamy określony produkt, np. papier do drukarki – można szukać tych dokumentów po określonym dostawcy (kontrahencie), a w ramach Odczytywania Dokumentów można skorzystać z wyszukiwarki pełnotekstowej – po wpisaniu odpowiedniego hasła, np. „papier do drukarki” wyświetlone zostaną wszystkie dokumenty, na których to hasło zostało znalezione.
3. Robimy raport dla klienta i mamy wątpliwości dotyczące jakiegoś wpisu – można skorzystać z podglądu dokumentu bezpośrednio z programu księgowego lub wyszukać dokument po numerze.