Przechowywanie e-faktur – jak robić to zgodnie z prawem?

Elektroniczny obieg dokumentów oraz przepisy prawa podatkowego umożliwiają posługiwanie się przez przedsiębiorców elektronicznymi wersjami faktur. Jak przechowywać i archiwizować e-faktury zgodnie z prawem?

Zasady przechowywania e-faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Przechowywanie e-faktur musi umożliwić weryfikację autentyczności ich pochodzenia (gwarancja, że faktura elektroniczna została wystawiona przez firmę dokonującą dostawy lub usługodawcę świadczącego usługę udokumentowaną przedmiotową e-fakturą). Musi zapewniać integralność treści (gwarancja, że w treści faktury elektronicznej nie będzie można zmienić danych, które winny być zawarte w dokumencie) oraz czytelność.

E-faktury powinny być przechowywane w podzieleniu na okresy rozliczeniowe i w sposób umożliwiający ich szybkie wyszukanie. W zasadzie każda aplikacja do archiwizacji dokumentów online pozwala na tego typu podział faktur. Czas przechowywania e-faktur jest identyczny jak faktur papierowych – do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Czy e-faktury muszą być przechowywane na terenie Polski?

Ze względu na możliwość dostępu online e-faktury mogą być przechowywane poza granicami kraju (np. na serwerze umieszczonym poza granicami Polski). Musi być jednak zapewniony dostęp do nich – w razie potrzeby dla US-u lub organów kontroli podatkowej – z terytorium kraju.

Czy faktury papierowe mogą zostać zamienione na elektroniczne?

A co z papierowymi fakturami, które otrzymujemy od kontrahentów? Zgodnie z interpretacją IBPP3/4512-126/15/KG można je skanować i archiwizować w wersji elektronicznej, a papierowe wersje zniszczyć. Dzięki temu możliwe jest zlikwidowanie papierowego archiwum dokumentów.

Czy e-faktury muszą być specjalnie zabezpieczone?

W zasadzie nie. Oczywiście, jak każde dokumenty księgowe powinny być przechowywane w sposób umożliwiający dostęp do nich i zabezpieczający je przez zniszczeniem. Nie ma jednak wytycznych, jak powinno wyglądać zabezpieczenie serwera, na którym przechowywane są e-faktury lub ile kopii zapasowych dokumentów powinno być wykonanych. Dla wygody podatnika warto jednak wybrać taki sposób archiwizacji e-faktur, by jednocześnie zapewnić im pełne bezpieczeństwo. Najlepszym rozwiązaniem jest dedykowany serwer (np. wersja pudełkowa SaldeoSMART) bądź zabezpieczony dostęp do archiwum online tworzonego przez wyspecjalizowaną firmę. Warto zauważyć, że aplikacje takie jak SaldeoSMART dadzą z reguły wyższy poziom zabezpieczenia niż firma jest w stanie zapewnić sobie sama.

Nadal przechowujesz dokumenty w formie papierowej? Przejdź na e-faktury. Szacuje się, że w 2017 roku połowa wszystkich dokumentów wystawianych w Unii Europejskiej będzie miała postać elektroniczną! Bądź nowoczesny i oszczędny.