Jak dodawać załączniki do dokumentów?

Dodawanie załączników do dokumentów jest w SaldeoSMART możliwe już od dawna. To funkcja, która umożliwia powiązywanie ze sobą różnych dokumentów, np. faktury i umowy. Jak wykorzystać funkcję załączniki do dokumentów i jak poprawnie dodać takie dokumenty do archiwum?

Do czego służą załączniki w SaldeoSMART?

Załączniki do dokumentów to nic innego jak różnego rodzaju pliki, które są powiązane z daną fakturą. Tworzenie takich powiązań ułatwia kontekstowe odnajdywanie dokumentów, pozwala także porządkować elektroniczne archiwum dokumentów.

Jakie dokumenty najczęściej są dodawane jako załączniki?

• Umowy – czyli ustalenia dotyczące współpracy z danym kontrahentem, zasad płatności za faktury lub szczególnych warunków, np. rabatów.
• Specyfikacja do faktury zbiorczej – czyli zestawienie wszystkich pozycji, które są uwzględnione w ramach faktury, mogą to być także bilingi do faktur za usługi telefoniczne.
• Wydruki emaili – podobnie jak w przypadku umów, jeśli zawierają ustalenia dotyczące współpracy i wystawiania faktur, to warto o nich pamiętać i mieć je pod ręką.

Elektroniczne archiwum dokumentów SaldeoSMART umożliwia dodawanie dokumentów, które nie są odczytywane. Warto więc korzystać z funkcji załączników, tworząc w ten sposób kompletne archiwum firmowych dokumentów. Porządek w dokumentach to mniej czasu traconego na ich odszukiwanie, a także oszczędności, gdyż w razie potrzeby nie trzeba tworzyć wielu kopii jednego dokumentu – wystarczy nadać pracownikowi odpowiednie uprawnienia i może on przeglądać dokumenty elektronicznie.

Czy wiesz, że praca z papierowymi dokumentami to obniżenie produktywności przedsiębiorstwa nawet o 20%?

Jak poprawnie dodać załączniki do dokumentów w archiwum?

Dodawanie załączników w SaldeoSMART jest możliwe dla Użytkowników, którzy korzystają z Pakietu Odczytywanie Dokumentów. Załączniki można dodawać na dwa sposoby:

1. Na etapie skanowania

Dodawanie załączników podczas skanowania jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik dodaje skany przez SaldeoPULPIT oraz korzysta z separatora załączników. Separator jest dostępny wśród materiałów dla Klientów (link do materiałów znajduje się w aplikacji).

Separator należy umieścić między fakturą a dokumentem, który ma zostać dodany jako załącznik do tej faktury. Trzeba także pamiętać o polityce cięcia dokumentów, która jest stosowana i zapisywaniu skanów do odpowiedniego folderu. W przypadku skanowania faktur pojedynczo dajemy fakturę – separator – załącznik. Jeśli skanujemy więcej faktur to poszczególne zestawy faktura – separator – załącznik należy rozdzielić białą kartką. Polityki cięcia automatycznego nie obsługują dodawania załączników na etapie skanowania.

Załączniki nie są odczytywane i program nie pobiera za nie kredytów – warunkiem jest oczywiście poprawne przygotowanie pliku. Jeśli Użytkownik skanuje dokumenty i dodaje je do SaldeoSMART mailem lub ręcznie, to separator załączników nie zadziała. Wtedy załączniki do dokumentów należy dodać ręcznie.

2. Ręcznie

Ręczne dodawanie załączników jest możliwe z poziomu SaldeoSMART, na widoku edycji dokumentu. Służy do tego opcja w ramach Akcje – Dodaj załącznik.

Dodane do dokumentu załączniki są widoczne w zakładce „Załączniki” w podmenu nad podglądem dokumentu. Szczegóły dotyczące dodawania załączników znajdują się także w jednym z Mini-Przewodników.

Poznaj funkcje i działanie elektronicznego archiwum dokumentów SaldeoSMART