Na pewno każdy przedsiębiorca przynajmniej raz w miesiącu wystawia faktury. Jako dokument księgowy potwierdzają one bowiem dokonanie sprzedaży. Wystawianie faktur VAT dotyczy tylko podatników VAT, jednak od 2014 faktura jest dokumentem dostępnym także dla nie-vatowców. Jak wystawić fakturę w SaldeoSMART i co powinno się na niej znaleźć?

Jak wystawić fakturę w SaldeoSMART

Wystawianie faktur w SaldeoSMART jest proste i szybkie. Ma kilka znaczących ułatwień – na samym początku biuro rachunkowe może zaimportować swojemu klientowi bazę jego kontrahentów z programu księgowego, dodatkowo klient może rozpocząć pracę od utworzenia bazy towarów/ usług (zwłaszcza jeśli są one stałe).

Aby wystawić fakturę należy wybrać opcję “Dodaj → Fakturę VAT” w menu głównym lub bezpośrednio na liście faktur. Zaczynamy oczywiście od informacji w nagłówku, czyli dat (program podpowiada bieżące), a numer dokumentu podpowiada się automatycznie (co uniemożliwia popełnienie błędu w numeracji). Następnie należy wybrać kontrahenta z bazy lub dodać nowego – w tym przypadku najlepiej pobierając jego dane z GUS – czyli kolejne ułatwienie pracy w SaldeoSMART. Ostatni krok to wybór odpowiednich pozycji na fakturze oraz informacje o zapłacie. Na koniec możemy jeszcze dodać uwagi do faktury, określić wystawiającego fakturę… i gotowe. Tak naprawdę opisanie jak wystawić fakturę w SaldeoSMART zajmuje więcej czasu niż jej rzeczywiste wystawienie.

Personalizacja faktur

Jednak zanim wystawimy pierwszą fakturę w aplikacji, warto zadbać o jej wygląd. SaldeoSMART umożliwia wybór jednego z kilku wzorów graficznych – takiego, który najbardziej nam się podoba. Zachęcamy także do dodania logo, które będzie później widoczne na wydruku faktury w PDF, który wysyłamy do swojego kontrahenta. W SaldeoSMART można także zamieścić stały dopisek, który będzie widoczny w stopce faktury (dolna część pod uwagami), np. adres strony internetowej czy kanałów social media. Te ustawiania są dostępne w “Ustawieniach faktur/ rachunków”. W razie potrzeby można także wystawioną fakturę wydrukować lub wysłać kontrahentowi w języku angielskim.

Spersonalizowane faktury, zawierające logo, dane firmy czy kontakt, to jeden z elementów komunikacji wizualnej firmy

Jakie faktury wystawisz w SaldeoSMART?

• Fakturę VAT oraz fakturę dla niewatowca – to jaki rodzaj faktur może wystawiać klient zależy od biura rachunkowego. U ustawieniach firmy należy wybrać odpowiednią opcję.
• Faktury zaliczkowe i proformy – opcje dostępne w menu głównym.
• VAT marża – ta opcja jest dostępna podczas wystawiania faktury. Po zaznaczeniu tego parametru firma wybiera z listy jakiej procedury marży to dotyczy.
• Metoda kasowa – ten parametr także jest dostępny do wyboru podczas wystawiania faktury.
• Faktury ze stawką ZW – domyślna podstawę zwolnienia dla stawki ZW można wskazać w Ustawieniach Faktur.

Wystawianie faktur – ułatwienia w SaldeoSMART

To przede wszystkim faktury cykliczne, które znacznie przyspieszają wystawianie faktur w przypadku usług abonamentowych czy cyklicznej sprzedaży przy stałych kontrahentach. To mechanizm, który w kilkanaście sekund pozwala wystawiać dowolną ilość ustalonych wcześniej faktur.

Warto podkreślić jeszcze jeden aspekt, czyli maile do kontrahentów. Wystawione w SaldeoSMART faktury można szybko wysłać do kontrahenta na jego adres mailowy. W praktyce bardzo często faktura jest wystawiana od razu po wykonaniu usługi czy sprzedaży towarów i nie trzeba mieć drukarki, żeby dostarczyć ją kontrahentowi. Otrzymuje ją bezpośrednio na swoją skrzynkę mailową. To szczególnie ważne jeśli np. usługa wykonywana jest u kontrahenta – wystawiający bardzo rzadko wozi ze sobą drukarkę.

To jednak nie wszystko – w SaldeoSMART przedsiębiorca może także łatwo i szybko wysłać do kontrahenta przypomnieć o płatności, wezwanie do zapłaty, a na na zakończenie podziękować solidnemu kontrahentowi za dokonanie płatności. Podtrzymywanie relacji biznesowych jest ważne, więc warto korzystać z tych form komunikacji z kontrahentem. Dzięki takiemu rozwiązaniu te działania nie wymagają od przedsiębiorcy dodatkowego czasu, a firma pozostaje w stałym kontakcie ze swoimi kontrahentami.

Faktura – co to jest?

Na koniec, w ramach podsumowania w kilku słowach odpowiemy na pytanie “Co to jest faktura„. Faktura to dokument sprzedaży, który jest potwierdzeniem wykonania transakcji. Jest to taki rodzaj rachunku, który zawiera:

• dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• numer dokumentu (co ważne z zachowaniem ciągłości numeracji faktur),
• datę wystawienia, datę dostawy/ wykonania usługi,
• termin płatności,
• nazwę towaru lub usługi wraz ze stawką VAT,
• ilość oraz cenę jednostkową towaru lub usługi,
• szczegółowe podsumowanie, czyli:
  • sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku, zwolnionych z podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • wartość sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, zwolnionych z podatku lub niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi.

Wydaje się dużo, ale tak naprawdę jest to bardzo proste – zwłaszcza w aplikacji SaldeoSMART 🙂