Elektroniczny obieg faktur w firmie – czy warto go wprowadzić?

Niższe koszty prowadzenia działalności, oszczędność czasu, szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca, skuteczniejsza kontrola nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, większa wydajność i mniej błędów w codziennej pracy z dokumentami i przy obiegu faktur, bezpieczne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji – to tylko część korzyści jakie daje elektroniczny obieg faktur w firmie.

Użycie takiego systemu znakomicie usprawnia funkcjonowanie firmy lub biura rachunkowego. Za chwilę dowiesz się jak wygląda jego wdrożenie, co zmieni na plus w przedsiębiorstwie i z jakich funkcji możesz skorzystać, żeby poprawić efektywność działania. 

Czym jest elektroniczny obieg faktur w firmie?

To system przepływu dokumentów i informacji pomiędzy pracownikami czy klientami. Mówiąc w skrócie: elektroniczny obieg faktur kosztowych i innych oznacza przeniesienie ich z formy papierowej do formy cyfrowej. Dla właścicieli firm, menedżerów, pracowników księgowości i innych upoważnionych osób to sposób na szybkie usprawnienie codziennej pracy. 

Digitalizacja dotyczy nie tylko faktur – w formie cyfrowej można zapisać i procedować inne dokumenty firmowe. Wszystkie ważne dokumenty umieszczone są w jednym miejscu, np. w systemie SaldeoSMART.

Jak wygląda wdrożenie systemu?

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu systemu jest analiza potrzeb Twojej organizacji. Jakie będą grupy użytkowników, jakie dostaną uprawnienia, czy trzeba zmienić zasady panujące w firmie, żeby usprawnić procedowanie dokumentów – to pytania, na które trzeba znaleźć odpowiedź.

Po jasnym zdefiniowaniu zadań pracowników należy wybrać pomiędzy szablonem obiegu dokumentów lub stworzyć własny obieg dopasowany do specyficznych wymagań firm i klientów.

Podczas kolejnych etapów wdrożenia systemu w organizacji – przygotowania, analizy, konfiguracji, szkoleniu i opiece powdrożeniowej – ważny jest czas. Firma nie może pozwolić sobie na przestój, a jednocześnie na pominięcie lub niedopracowanie jednego z elementów procesu.

Jak zdigitalizować obieg faktur opisaliśmy w ebooku „Elektroniczny obieg dokumentów – usprawnij swoją pracę” – tam znajdziesz praktyczne i szczegółowe informacje.

Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur?

Elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko łatwość wprowadzenia faktur kosztowych i innych do systemu księgowego czy też szybka akceptacja, odrzucenie lub naniesienie poprawek w dokumencie. Oto korzyści, które daje digitalizacja obiegu dokumentacji:

• elastyczność pracy z dokumentami – możliwy jest m.in. podział ról dla poszczególnych pracowników, nadawanie i modyfikacja indywidualnych uprawnień, 
• ułatwiony dostęp do danych w aplikacji – pracownik ma dostęp do dokumentów po zalogowaniu w SaldeoSMART z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia z Internetem, 24/7/365,
• ułatwioną współpracę z biurem rachunkowym, które ma bieżący dostęp do dokumentów do przekazania do programu księgowego,
• łatwość wyszukiwania faktur i innych dokumentów,
• szybszy proces akceptacji i proces rejestracji dokumentów,
• sprawna dekretacja faktur kosztowych i innych,
• integracja z systemami zewnętrznymi (np. dostęp do zewnętrznego systemu finansowo księgowego, programów służących do sprzedaży i zarządzania kontaktami z klientem (CRM) czy też sprawami pracowniczymi,
• użycie OCR (optical character recognition) czyli optycznego odczytywania dokumentów z zeskanowanych/sfotografowanych/elektronicznych dokumentów, przekształcenia danych w formę cyfrową oraz importu do systemu używanego w firmie/biurze rachunkowym.

Funkcjonalność i zastosowanie oprogramowania do elektronicznego obiegu faktur

Na co może liczyć biuro księgowe, firma i jej dział księgowości po wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur i innych dokumentów?

Spójrzmy na najważniejsze funkcjonalności programu SaldeoSMART:

• projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów (faktury, umowy, zamówienia, pisma),
• domyślny obieg dokumentów,
• tworzenie grup użytkowników i nadawanie im uprawnień,
• tworzenie własnych typów dokumentów,
• inteligentny odczyt faktur za pomocą technologii OCR,
• akceptacja dokumentów na różnych etapach,
• historia edycji dokumentu,
• rozbudowane uprawnienia użytkowników,
• możliwość dodania obiegu do własnego systemu po API,
• łatwe dostosowanie do potrzeb konkretnej firmy,
• integracja z pakietem odczytywania dokumentów oraz z programem finansowo księgowym,
• 40 integracji z programami księgowymi i EPR,
• dostęp do statystyk.

Co ważne, dostęp do systemu jest możliwych z każdego urządzenia podłączonego do Internetu, a aplikacja mobilna ułatwia pracę z poziomu smartfonu np. podczas podróży służbowej.

Elektroniczny obieg faktur – przykłady z życia firm

Faktury, pisma, zamówienia, korespondencja, umowy z kontrahentami – to wszystko można przenieść z papieru do cyfrowego obiegu dokumentów. Jak w praktyce wygląda obieg faktur?

Oto schemat obiegu dokumentów księgowych w firmie:

1. Nowy dokument trafia do księgowego/pracownika.
2. Rejestracja faktury i przeniesienie – np. poprzez skanowanie lub z pliku – do SaldeoSMART.
3. Opis merytoryczny dokumentu.
4. Weryfikacja dokumentu, ewentualne pytania do firmy i naniesienie poprawek.
5. Zaakceptowanie płatności przez zarząd.
6. Dekretacja przez księgowość.
7. Integracja z systemem ERP/FK.

W przypadku biura rachunkowego, klient może przesłać fakturę emailem, a pracownik ją zaksięguje. Możliwe jest też inne rozwiązanie. Fakturę wprowadzi do systemu sam klient, a ona trafi do odpowiedniego pracownika biura, który sprawdzą jej poprawność i wyśle do ewentualnej weryfikacji (do klienta) lub zaksięguje.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART