Rok 2023 w księgowości. Niby spokojniej, a wciąż bardzo chaotycznie

W 2023 rok wkraczaliśmy z nadzieją, że po dwóch latach sporych zmian związanych z pandemią czy później wojną w Ukrainie będzie w końcu spokojniej. I choć rzeczywiście nie dotykały nas gwałtowne zmiany, o spokój też było trudno. Wróciły kontrole, stare terminy, pojawiły się pierwsze rozliczenia składek zdrowotnych. Na odpoczynek nie zostało dużo czasu, ale daliśmy radę!

Grudzień to najlepszy moment na podsumowanie mijającego roku. Zatem i ja spoglądam wstecz. Co zwróciło moją uwagę w 2023 roku?

PIT-y po nowemu

Już na początku roku było interesująco. Ponieważ program Polski Ład 2.0 pozwolił przedsiębiorstwom zmienić formę opodatkowania na taką, która będzie dla nich bardziej opłacalna, księgowi mieli dużo dodatkowej pracy przy rozliczaniu PIT-ów. Styczeń, luty, marzec to były przeliczenia, co jest korzystniejsze, jaką oszczędność na podatku może osiągnąć każdy z klientów, gdyby rozliczył się według innej formy opodatkowania. Długie godziny analiz.

Powrót starego terminu sporządzania sprawozdań finansowych

Księgowi w 2023 musieli wrócić do tak zwanego starego toru sporządzania sprawozdań finansowych. W czasie pandemii termin ten został przedłużony do 30 czerwca, od 2023 roku wrócił jednak do standardowego 31 marca. Księgowi musieli więc – po tym bardzo intensywnym 2022 roku – mocno się spiąć w pierwszym kwartale 2023. Co prawda, termin sporządzenia CIT, czyli deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych, nadal był wydłużony do końca czerwca, ale to niewiele zmieniło, bo CIT jest też elementem wpływającym na sporządzenie sprawozdania finansowego, więc księgowi zyskali co najwyżej więcej czasu na wysyłkę samej deklaracji. 

Zmiany w zakresie prawa pracy

2023 rok był jednak przede wszystkim czasem wielu zmian w zakresie prawa pracy, uprawnień pracowników do nowych urlopów, regulacji pracy zdalnej. Innymi słowy to, co już funkcjonowało, zostało prawnie uregulowane. W kwietniu weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy, która miała ogromny wpływ na pracę działów kadrowo-płacowych. Ze strony klientów pojawiło się dużo zapytań odnośnie nowych praw urlopowych, pracy zdalnej, uregulowania dodatków wypłacanych za pracę zdalną czy badania trzeźwości pracowników. 

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Najwięcej nowości działo się jednak w maju. To był graniczny termin na wysłanie deklaracji rocznych rozliczających składkę zdrowotną po raz pierwszy. Powiem szczerze, bardzo dużo różnych emocji towarzyszyło w tym okresie księgowym. Przed samym rozliczeniem pojawiało się bardzo, bardzo dużo wątpliwości, Zakład Ubezpieczeń Społecznych co chwilę zmieniał stanowisko, więc do samego końca księgowi nie mieli stuprocentowej pewności co do tego, jakim torem powinni pójść przy rozliczeniu pewnych rzeczy. To spowodowało dość duży chaos, zamieszanie. W związku z tym rozliczenia składki zdrowotnej skumulowały się tak naprawdę na te ostatnie dni maja. A to przełożyło się na kolejny problem, bo trafiliśmy na barierę techniczną, ponieważ system ZUS okazał się niewydolny. Było więc bardzo dużo stresu i napięcia, żeby ze wszystkim zdążyć. 

Niedopłaty i nadpłaty w składkach ZUS

A to nie wszystko. 2023 był także pierwszym rokiem, w którym niektórzy przedsiębiorcy zostali zaskoczeni tym, że mają niedopłaty w składkach ZUS. Wystarczyło, że ktoś na ryczałcie założył, że będzie miał przychód do 60 tysięcy w roku. Płacił w związku z tym składkę według tego progu, a okazało się, że np. dwa miesiące przed końcem roku przekroczył ten limit, nawet nieznacznie. To automatycznie powodowało zmianę wysokości składki ZUS na wyższą za cały rok. Nie tylko za te ostatnie dwa miesiące. 

Warto przy okazji wspomnieć, że zasady rozliczenia składki zdrowotnej nie są tożsame z zasadami rozliczania podatku dochodowego. Składkę zdrowotną należało rozliczyć do 20 maja. Jeśli ktoś miał nadpłatę, to trzeba było w czerwcu wysłać wniosek o zwrot nadpłaty z ZUS. Osoby, które tego nie zrobiły w tym terminie, mogą rozliczyć tę nadpłatę dopiero przy kolejnym rozliczeniu rocznym. 

Co to oznacza dla księgowości? Kolejne terminy, których trzeba pilnować. Nowe dokumenty. A także ustalenia z klientami, którzy nie zawsze są gotowi wziąć na siebie koszty dodatkowej usługi. A to wszystko w momencie i tak wzmożonej pracy – akcji PIT, która kończy się w kwietniu, i zwyczajnym rozliczaniu ubiegłego miesiąca – również (jak w przypadku składki zdrowotnej) do 20 maja. 

V jak Vat-3, W jak wakacje, K jak kontrole

Po tym pełnym emocji okresie przyszedł czas na chwilę spokoju. Owszem, w lipcu wszedł Slim VAT 3, który wprowadził pewne zmiany, jednak nie był to temat wymagający dodatkowych szkoleń i dużej uwagi. Mogliśmy więc odpocząć i pójść na urlopy. Ale już w czasie wakacji zaczęły pojawiać się listy z ZUS-u w zakresie kontroli odnośnie podstawy składki zdrowotnej. Przepisy pozwalały na rozliczanie składki na preferencyjnych zasadach. Była sprawa remanentu, spisu z natury. I teraz ZUS kwestionuje podstawy składki zdrowotnej.

Co więcej w tym roku zostały też wznowione standardowe kontrole ZUS-owskie w siedzibach firm czy biur rachunkowych. Na czas pandemii zostały wstrzymane, ale już od połowy 2023 daje się zauważyć wzrost liczby zawiadomień o zamiarze wszczęcia kontroli losowych. 

Tarcze antykryzysowe – zwroty

Pojawiły się też kontrole związane ze świadczeniami pobieranymi przez przedsiębiorców w ramach tarcz pomocowych w czasie Covid-19. Urzędy wojewódzkie, urzędy pracy, jak również grodzkie urzędy pracy zaczęły masowo zamykać postępowania kontrolne. I zaczęły się pojawiać pisma o konieczności zwrotu, jeśli było coś źle rozliczone albo gdy przedsiębiorca zmniejszył zatrudnienie mimo pobrania świadczenia. To samo dotyczy pomocy udzielanych w ramach tarcz finansowych z PFR. Faktycznie klienci zaczęli być wzywani do wyjaśnienia różnych rozbieżności.

Całe szczęście w firmach, które wspierałam w procesie wypełniania wniosków, takich sytuacji nie było, bo bardzo jasno tłumaczyliśmy zasady, na jakich można starać się o dofinansowanie. Natomiast zdarzyło się w przypadku kilku klientów, którzy niedawno przyszli do naszego biura rachunkowego, że musieliśmy zdobyć jakieś archiwalne dane i pomóc firmom w rozliczeniu. To także było czasochłonne.

3, 2, 1… KSeF!

We wrześniu na poważnie zaczęliśmy się szkolić w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur. W 2024 roku stanie się on obowiązkowy, nie ma już zatem czasu na odkładanie tematu na później. Przygotowywaliśmy się do tego, co nas czeka. Pojawiły się pierwsze komunikaty do klientów, zaczęliśmy się zastanawiać, jak zorganizować pracę w naszym biurze. Jakie narzędzia nam mogą pomóc w tym, żeby jak najlepiej ułożyć współpracę z klientem. Byłam też cały czas w kontakcie z przedstawicielami SaldeSMART – rozmawialiśmy o tym, czego w zakresie KSeF potrzebują księgowi i biura rachunkowe. Z naszym zespołem sprawdzaliśmy też, jak wygląda moduł KSeF w SaldeoSMART, aplikacja bowiem jest zintegrowana z rządowym systemem już od wielu miesięcy.

19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.

Czas na szkolenia

Oczywiście przez cały ten czas również się szkoliliśmy. W naszej branży nie można spocząć na laurach. Nauka i rozwój wiedzy jest bardzo ważny. My w tym roku zdecydowaliśmy się na wiele szkoleń z kompetencji miękkich. Niedawno mieliśmy w zespole szkolenie z design thinking, naprawdę świetne. Moim zdaniem, żeby móc lepiej obsługiwać klienta i zrozumieć jego potrzeby, trzeba najpierw samego siebie zrozumieć. I o tym były te warsztaty. Po nich mamy nową energię, zespół nabiera wiatru w żagle, wykazuje inicjatywę, angażuje się. To jest piękne. I dlatego – mimo nawału pracy – zawsze znajdziemy czas na wartościowe szkolenia i konferencje.

To wszystko sprawiło, że ten rok wcale nie był taki spokojny, jak można się było spodziewać. Właściwie był dość chaotyczny, mieliśmy sporo emocjonujących sytuacji, nowych terminów, dodatkowej pracy. Zwłaszcza w pierwszej połowie. Trudno przewidzieć, czy 2024 będzie łagodniejszy. Liczę na to. Ale niezależnie od tego, co się wydarzy, wiem, że z dobry zespołem, odpowiednimi relacjami z klientami oraz z technologiami, które wspomagają naszą codzienną pracę, jesteśmy w stanie stawić czoła przeróżnym wyzwaniom. Niemniej to spokoju wszystkim nam życzę!

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy