Refaktura – co warto o niej wiedzieć?

Zdarza się, że dana usługa zostaje nabyta przez inną osobę niż ta, która w praktyce będzie z niej korzystać. Dzieje się tak najczęściej, gdy zostaje ona zakupiona przez dany podmiot dla osoby trzeciej, bądź jest częścią jakiejś większej, świadczonej dla niej usługi. W takiej sytuacji konieczne jest wystawienie refaktury, celem udokumentowania niniejszej transakcji. O czym należy pamiętać przy jej stosowaniu?

Kiedy wystawić refakturę?

Refaktura służy przeniesieniu kosztów z nabywcy na faktycznego użytkownika danej usługi lub towaru. Stosuje się ją w przypadku, gdy podmiot, który wystawia fakturę, jednocześnie kupuje daną usługę dla jej ostatecznego użytkownika. Najczęściej dzieje się tak w sytuacji zakupu konkretnej usługi czy towaru dokonywanego przez sprzedawcę w imieniu jego klienta, który następnie jest mu odsprzedawany wspólnie w ramach jakiejś większej usługi. Można refakturować, m.in. koszty nabycia mediów, usługi telekomunikacyjne, transportowe, czy też gastronomiczne, poniesione w trakcie świadczenia usług na rzecz innego podmiotu. Z reguły to one stanowią przedmiot refaktury. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby dotyczyła ona również odsprzedaży towarów.

Jakie dane muszą się znaleźć na refakturze?

Refaktura swoją konstrukcją praktycznie nie różni się od zwykłej faktury. Nie oznacza się jej również w żaden specjalny sposób, a w nagłówku umieszczony jest napis „faktura VAT”. Dlatego też powinny się na niej znaleźć takie same dane, jak w jej tradycyjnej wersji. Należy w niej zawrzeć zarówno informacje na temat sprzedawcy, który wcześniej dokonał zakupu konkretnej usługi oraz nabywcy, będącego jej użytkownikiem w praktyce. Jako że odsprzedający daną usługę nie jest traktowany jako pośrednik lecz wykonawca, może to rodzić pewne problemy z rozliczeniem podatku VAT. Wystawiający ją jest zobowiązany precyzyjnie określić moment powstania obowiązku podatkowego, za który zazwyczaj uważa się datę zakończenia usługi, jak również ma prawo do odliczenia tego podatku w związku z nabytą wcześniej usługą, wyszczególnioną na refakturze.

Kwestia VAT

Przy wystawianiu refaktury, należy zastosować taką samą stawkę VAT, jaka obowiązywała podczas pierwotnego nabycia usługi przez odsprzedającego. Co więcej, w przypadku refaktury nie obowiązuje także zwolnienie z opodatkowania. Dlatego też za każdym razem, bez względu czy dana usługa podlega zwolnieniu czy nie, należy zastosować właściwą stawkę podatkową. Wynika to z faktu, iż do skorzystania z tego przywileju mają prawo wyłącznie te podmioty, które są uprawnione do świadczenia usług podlegających zwolnieniu. Refakturujący odsprzedając je w ramach jakiejś większej, świadczonej przez niego usługi nie zalicza się do katalogu tych podmiotów. Kolejną kwestią są usługi podlegające obniżonej stawce VAT. W związku z tym, że tzw. usługi kompleksowe nie mogą zostać rozbite na części, całość refaktury musi zostać objęta jednolitą stawką podatkową. Dlatego też, podczas refakturowania w przypadku usługi najmu, dla której podatek VAT wynosi 23%, wszelkie pośrednie usługi, związane z płatnością za media muszą zostać opodatkowane również tą samą stawką. Zastosowanie stawki obniżonej możliwe jest wyłącznie w przypadku, gdy usługi podlegające refakturze nie wliczają się do żadnej dodatkowej, większej usługi.