Biuro rachunkowe – instytucja obowiązana

Zarówno właściciele biur rachunkowych, jak i osoby korzystające z ich usług nie zawsze wiedzą, że podmioty usługowo prowadzące księgi rachunkowe posiadają dodatkowe obowiązki, związane z przeciwdziałaniem tzw. „praniu brudnych pieniędzy”. A co za tym idzie – są one zobowiązane do rejestrowania podejrzanych transakcji oraz stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do swoich klientów.

Instytucja obowiązana

Podmioty zajmujące się prowadzeniem działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych to jedna z 25 grup, określanych jako instytucja obowiązana. Podstawą prawną jest ustawa z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oznacza to, że są one zobowiązane, m.in. do rejestrowania wszelkich transakcji, które przekraczają równowartość 15 tys. euro oraz prowadzenia rejestru takich, które wydają się im podejrzane i mogłyby mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Ponadto, biuro rachunkowe musi w tym zakresie wypracować wewnętrzną procedurę, a w stosunku do swoich klientów stosować środki bezpieczeństwa finansowego. Co istotne, przepisom ustawy nie podlegają biura rachunkowe, które rozliczają przedsiębiorców prowadzących księgowość uproszczoną. W związku z tym, instytucją obowiązaną będą jedynie biura rachunkowe zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.

Do instytucji obowiązanych w skrócie zaliczani także:

• Notariusze
• Adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi
• Biegli rewidenci
• Przedsiębiorcy świadczący usługi polegające np. na zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej

Pełna lista podmiotów jest opisana w podstawie prawnej wskazanej powyżej (art. 2 Ustawy)[i].

Rejestr transakcji i przekazywanie informacji do GIIF

W związku z dopełnieniem obowiązków wynikających z ustawy, biuro rachunkowe musi prowadzić rejestr podejrzanych transakcji. Powinien być on przechowywany co najmniej 5 lat (art. 49 Ustawy). W rejestrze tym, muszą być zamieszczone informacje dotyczące daty przeprowadzenia transakcji, dane identyfikacyjne jej stron, numery rachunków, jej rodzaj, kwota i waluta oraz uzasadnienie. Ponadto, wszelkie informacje o zarejestrowanych transakcjach, należy przekazywać Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Taką informację powinno się dostarczyć w terminie 7 dni (art. 73 Ustawy) od transakcji przekraczających kwotę 15 tys. euro (nawet w przypadku, gdy dotyczą one więcej niż jednej operacji), bądź niezwłocznie w przypadku transakcji podejrzanych.

Wewnętrzna procedura

Kolejną istotną kwestią, związaną z obowiązkiem przeciwdziałania przez biura rachunkowe praniu brudnych pieniędzy, jest stworzenie w tym zakresie wewnętrznej procedury. Należy ją sporządzić w formie pisemnej, uwzględniając przy tym sposób wykonania środków bezpieczeństwa finansowego, rejestrowania transakcji, analizy i oceny ryzyka występowania podejrzanych transakcji, przekazywania informacji do GIIF, wstrzymania transakcji, zamrożenia środków i blokady rachunku, przyjmowania oświadczeń dotyczących zajmowania eksponowanego stanowiska politycznego przez klienta oraz przechowywania informacji. Co więcej, każdy pracodawca powinien także zapewnić udział swoim pracownikom w szkoleniach, związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków określonych w ustawie.

Konsekwencje niedopełnienia obowiązków?

Za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy, biuru rachunkowemu mogą grozić konsekwencje w postaci sankcji pieniężnych i karnych. Związane są one głównie z nieprzekazaniem informacji do GIIF, nieprowadzeniem rejestru transakcji, nieprzechowywaniem dokumentacji i niezachowaniem środków bezpieczeństwa finansowego.

[i] Dostęp na dzień 24.10.19 r.