Obieg dokumentów w biurze rachunkowym

Nieodłącznym elementem biurka każdego księgowego są stosy dokumentów, które po zaksięgowaniu są przenoszone do segregatorów. Od tych zaś uginają się półki. Ten opis jest znany nie tylko księgowym w biurach rachunkowych, ale także przedsiębiorcom, którzy je odwiedzają. Żeby uniknąć zaginięcia w papierach warto pomyśleć o ułożeniu przepływu dokumentów między poszczególnymi osobami, czyli obiegu dokumentów księgowych w biurze rachunkowym.

Obieg dokumentów, czyli co?

Obieg dokumentów to ułożenie, opisanie lub po prostu nazwanie ścieżki przepływu dokumentu od momentu, gdy trafia do klienta, jest przez niego opisywany i kierowany do księgowego aż do końcowego zarchiwizowania. Obieg dokumentu może być zaawansowany lub bardzo uproszczony, zawsze jednak jego określenie pomaga w uporządkowaniu pracy i uniknięciu chaosu. To z kolei przekłada się bezpośrednio na efektywność. Znacznie łatwiej ułożyć obieg dokumentów i pracę z nimi, wykorzystując możliwości, które daje SaldeoSMART.

Uporządkuj dokumenty z SaldeoSMART

Ułożenie pracy z SaldeoSMART wiążę się z podziałem pracy i wydzieleniem konkretnych czynności, które są przyporządkowane do określonych osób. Dokumenty dostarczone do biura przez jego Klientów są skanowane i dodawane do SaldeoSMART ze statusem „Nowy”. Może się tym zająć wydzielony Asystent, pracownik Sekretariaty lub odbierający od Klienta dokumenty Księgowy. Wyróżniający się kolorystycznie status dokumentu gwarantuje, że każdy pracownik biura, który ma do nich dostęp wie, które dokumenty są nowe i należy się nimi zająć. Taki układ ma dodatkową zaletę – do zeskanowanych dokumentów dostęp do nich mają tylko wyznaczone osoby, np. pracownicy, którzy opiekują się daną firmą. Po sprawdzeniu dokumentów zyskują one status „Zweryfikowany”, a po określeniu kategorii księgowych, schematów lub wskazaniu kont, na które dany dokument ma być zaksięgowany stają się „Zatwierdzone”. Każdy status ma oczywiście inny kolor, więc już po zalogowaniu się do systemu wizualnie można określić stan pracy nad dokumentami danej firmy.

Stwórz indywidualny obieg dokumentów dla firmy

Twój Klient ma większe wymagania? Nic trudnego, możesz ułożyć dla niego indywidualny obieg dokumentów, który np. będzie uwzględniał udział w obiegu pracowników po stronie firmy. Taka funkcjonalność jest dostępna w ramach nowego modułu Obiegu Dokumentów SaldeoSMART, który odpowiada na złożone potrzeby wielopoziomowej akceptacji dokumentów w firmie. W ten sposób biuro może skutecznie współpracować np. z księgowym, menadżerami czy kierownikami w firmie, tak aby każdy dokument był właściwie opisany i wprowadzony do programu księgowego, a następnie zarchiwizowany.

Prosty lub zaawansowany – obieg dokumentów siłą Twojego biura

Ułożenie pracy i wdrożenie obiegu dokumentów w biurze rachunkowych, nawet w najprostszej postaci, to coraz częściej doceniana wartość dodana obsługi księgowej firmy. W ten sposób klient otrzymuje dostęp do uporządkowanego archiwum z dokumentami, w którym każdy dokument ma swoje miejsce i jest odpowiednio opisany. To duże ułatwienie nie tylko dla przedsiębiorcy, ale i dla księgowych. Nie trzeba szukać dokumentów w licznych segregatorach, zawsze są pod ręką w archiwum online. Co więcej – to dodatkowe zabezpieczenie przez zgubieniem czy zniszczeniem. Zachęcamy więc do skorzystania z możliwości SaldeoSMART i ułożenia pracy z aplikacją, tak aby praca przebiegała zawsze sprawnie i szybko.