Nota obciążeniowa
Strona główna » Słownik »Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który służy do dokumentowania transakcji finansowych, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Jest ona wystawiana w sytuacjach, gdy nie ma możliwości lub potrzeby wystawienia faktury VAT. Zatem, co to jest nota obciążeniowa? To alternatywny sposób na udokumentowanie należności, szczególnie w kontekście transakcji, które wykraczają poza standardowe relacje handlowe.
Nota obciążeniowa – co to jest?
Nota obciążeniowa to dokument, który stosuje się do rozliczania określonych kosztów pomiędzy firmami, niekoniecznie związanych z dostawą towarów lub świadczeniem usług. Zasadniczo używana jest w sytuacjach, gdy dochodzi do naliczania dodatkowych opłat, takich jak kary umowne, opłaty za opóźnienia, odszkodowania, czy inne dodatkowe koszty, które powinny być przeniesione na kontrahenta.
Jest to dokument, który w przeciwieństwie do faktury VAT, nie zawiera podatku, ponieważ odnosi się do transakcji poza VAT-em, a jej zastosowanie ma na celu jedynie rozliczenie zobowiązań finansowych wynikających z określonych sytuacji, takich jak zwrot wydatków lub dodatkowe opłaty.
Kiedy można wystawić notę obciążeniową?
Notę obciążeniową można wystawić w różnych sytuacjach, głównie wtedy, gdy przedsiębiorca chce przenieść na swojego kontrahenta dodatkowe koszty lub obciążenia finansowe. Najczęściej dokument ten stosuje się przy naliczaniu kar umownych za nieterminową realizację płatności, czy naliczaniu odsetek związanych z opóźnieniami w uregulowaniu należności. Może także być wykorzystywany w przypadkach, gdy konieczne jest dokonanie korekty błędów, które pojawiły się w poprzednich dokumentach księgowych, a także w sytuacjach, gdy przedsiębiorca domaga się odszkodowania od ubezpieczyciela.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nota obciążeniowa powinna być sporządzona w dwóch egzemplarzach: jeden dla dłużnika, a drugi dla wierzyciela, co umożliwia obu stronom właściwe zarchiwizowanie dokumentu.
Noty obciążeniowe a KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie przewidziano możliwości wystawiania not obciążeniowych. System ten koncentruje się na fakturach ustrukturyzowanych i nie umożliwia kupującym wprowadzania poprawek formalnych za pomocą not księgowych. Wszelkie zmiany w dokumentach, które byłyby wcześniej regulowane poprzez noty obciążeniowe, w KSeF muszą być dokonywane poprzez faktury korygujące. Oznacza to, że korekty związane z dodatkowymi kosztami lub opłatami muszą być realizowane bezpośrednio za pomocą faktur korygujących, a nie not obciążeniowych, które funkcjonują poza systemem KSeF.