Nota korygująca
Strona główna » Słownik »Czym jest nota korygująca?
Co to jest nota korygująca? To dokument, który umożliwia poprawienie drobnych błędów na fakturze VAT, które mogą być związane np. z nieprawidłowym adresem, nazwą firmy czy numerem identyfikacji podatkowej (NIP). Jej podstawowa funkcja to ułatwienie obiegu dokumentów w firmach i między kontrahentami, bez konieczności wystawiania nowych faktur lub faktur korygujących, które dotyczą bardziej istotnych błędów w danych finansowych.
W odróżnieniu od faktury korygującej, która jest wystawiana przez sprzedawcę w celu zmiany danych dotyczących transakcji (np. ceny, ilości), nota korygująca skupia się na błędach formalnych, które nie mają wpływu na wartość transakcji. W praktyce nota korygująca do faktury jest często stosowana w sytuacjach, gdy na fakturze widnieją nieprawidłowe dane identyfikacyjne nabywcy, co może prowadzić do problemów w rozliczeniach podatkowych. Więcej o różnicach między notą korygującą a księgową znajdziesz w naszym artykule
Kto może wystawić notę korygującą?
Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi, czyli osoba lub firma, która otrzymała fakturę VAT z błędnymi danymi. To nabywca, a nie wystawca faktury, ma prawo do wprowadzenia takich formalnych korekt poprzez notę korygującą. Wystawienie noty korygującej wymaga jednak zgody wystawcy faktury – po jej przygotowaniu należy przekazać ją sprzedawcy, który musi zaakceptować proponowane poprawki.
Czy można wystawić notę korygującą w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie ma możliwości formalnej korekty danych faktury przez nabywców za pomocą noty korygującej. Nota korygująca nie jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną, która jest jedyną dopuszczalną formą faktury w KSeF. Dlatego wszelkie formalne zmiany danych na fakturach w systemie muszą być dokonywane za pośrednictwem faktur korygujących, które są zgodne z wymogami KSeF. W okresie, gdy korzystanie z systemu KSeF było jeszcze dobrowolne, przedsiębiorcy mogli stosować noty korygujące poza systemem do poprawy błędów formalnych.
Noty korygujące, które nie są obsługiwane przez KSeF, muszą być przechowywane przez podatników poza systemem, zgodnie z obowiązującymi przepisami, aż do wygaśnięcia terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, a więc 5 lat.