ID KSeF
Strona główna » Słownik »
ID KSeF – definicja i podstawowe informacje
ID KSeF, znany także jako numer KSeF, to unikalny identyfikator nadawany każdej fakturze ustrukturyzowanej przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur. Umożliwia jednoznaczną identyfikację i śledzenie faktur w obiegu dokumentów między kontrahentami w systemie KSeF oraz ich późniejszą archiwizację. Nie ma możliwości manualnego nadania numeru KSeF przez podatnika.
Jak wygląda numer KSeF (ID KSeF)?
Numer KSeF jest generowany automatycznie przez system na podstawie danych zawartych w przesyłanej fakturze. Dzięki temu dane przechowywane w systemie są jednolite i spójne, co ułatwia późniejsze zarządzanie fakturami.
Elementy składające się na ID KSeF to:
- pierwsze 10 znaków – NIP sprzedawcy;
- kolejne 8 znaków – data przesłania faktury (RRRR-MM-DD);
- kolejne 12 znaków – część techniczna generowana automatycznie;
- ostatnie 2 znaków – suma kontrolna.
Każda faktura ustrukturyzowana przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur ma swój identyfikator – numer KSeF. Jest niezależny od numeracji stosowanej przez podatnika w celach wewnętrznego uporządkowania dokumentów.
Jak działa ID KSeF w Krajowym Systemie e-Faktur?
Proces nadawania ID KSeF rozpoczyna się automatycznie w momencie przesłania faktury ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur. Po otrzymaniu pliku system generuje numer KSeF na podstawie danych z faktury (NIP sprzedawcy, data przesłania faktury). Następnie jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).
Warto zaznaczyć, że faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną dopiero po przydzieleniu jej numeru ID KSeF przez system. Do tego momentu dokument nie jest traktowany jako ważny w obiegu prawnym.
Czy każda faktura musi mieć swój ID KSeF?
Nie każda faktura wymaga ID KSeF, gdyż jest to numer przyznawany wyłącznie fakturom ustrukturyzowanym w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie należy mylić ID KSeF z numerem, jaki faktura może mieć nadany w systemie wewnętrznym. Kiedy zostanie już nałożony obowiązek wystawiania wszystkich faktur za pomocą KSeF, wtedy każdy z tych dokumentów będzie miał swój identyfikator (ID KSeF).
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z KSeF muszą pamiętać o nadaniu ID KSeF każdej fakturze ustrukturyzowanej, aby dokument był prawidłowo zaksięgowany i uznany przez organy podatkowe. Bez nadania ID KSeF faktura nie będzie uznawana za wystawioną i doręczoną.