Faktura ustrukturyzowana
Strona główna » Słownik »Faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument o ściśle określonej strukturze, zapisany w formacie XML, który umożliwia automatyczne przetwarzanie danych. Jest to nowoczesna forma faktury, która ma na celu usprawnienie i przyspieszenie procesów fakturowania oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. W Polsce faktury ustrukturyzowane są ściśle związane z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który stanowi centralną platformę do ich wystawiania i odbierania.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Co to jest faktura ustrukturyzowana? To przede wszystkim cyfrowy dokument, który różni się od tradycyjnych faktur papierowych czy nawet elektronicznych faktur PDF. Jej najważniejszą cechą jest ustandaryzowany format, który pozwala na automatyczny odczyt i przetwarzanie danych przez systemy informatyczne. Dzięki temu eliminowane są błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych, a proces fakturowania staje się szybszy i bardziej efektywny.
Aby zrozumieć, czym jest faktura ustrukturyzowana, warto przyjrzeć się jej strukturze. Format XML, w którym jest zapisywana, pozwala na precyzyjne określenie poszczególnych pól i danych, takich jak dane sprzedawcy i nabywcy, numery identyfikacji podatkowej, daty, kwoty, opisy towarów i usług, stawki podatku VAT itp. Dzięki temu systemy informatyczne mogą automatycznie odczytywać i analizować te dane, co ułatwia m.in. księgowanie, raportowanie czy analizę finansową. Pola faktury ustandaryzowanej dzielą się na:
- obligatoryjne – bez nich nie można wystawić faktury np. NIP sprzedawcy;
- opcjonalne – jeśli zachodzą przesłanki ustawowe, wypełnienie tych pól jest obowiązkowe;
- fakultatywne – nie ma konieczności wypełniania tych pól np. podanie kodu PKWiU
Faktura ustrukturyzowana a KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. KSeF stanowi centralny punkt wymiany tych dokumentów, co zapewnia ich autentyczność i integralność. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur przedsiębiorcy mają pewność, że ich faktury są bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Wprowadzenie KSeF i faktur ustrukturyzowanych to rewolucja w polskim systemie fakturowania. Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, co oznacza, że faktury ustrukturyzowane staną się standardem w obrocie gospodarczym.