E-faktura
Strona główna » Słownik »E-faktura to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej faktury papierowej, umożliwiający wystawianie, przesyłanie oraz archiwizowanie dokumentów w formacie cyfrowym. Jest to wygodny, nowoczesny i ekologiczny sposób rozliczeń finansowych, coraz częściej stosowany w firmach oraz instytucjach.
E-faktura – definicja i podstawowe informacje
E-faktura – co to dokładnie jest? To elektroniczny dokument, który spełnia wszystkie wymogi formalne i prawne stawiane tradycyjnym fakturom, jednak wystawiany i przesyłany jest w formie cyfrowej. Ważnym elementem e-faktury jest jej zgodność z określonym standardem, który gwarantuje, że dokument ten zostanie właściwie odczytany przez różne systemy księgowe i finansowe. W Polsce e-faktura jest dodatkowo wspierana przez platformę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zwiększa on jej bezpieczeństwo oraz popularność.
Współcześnie coraz więcej firm decyduje się na całkowite przejście z faktur papierowych na formę elektroniczną. Powodem tego jest m.in. wygoda przechowywania i archiwizacji, która sprawia, że dokumenty nie zajmują fizycznej przestrzeni. Wszystko to można zorganizować w chmurze lub na zabezpieczonym serwerze, co znacznie usprawnia proces księgowania i kontrolowania rozliczeń.
Najpopularniejszym formatem, w jakim przesyła się e-faktury, jest XML. Mogą być automatycznie przetwarzane przez systemy informatyczne w firmach. Popularny jest również format PDF. Dzięki automatyzacji, integracji z systemami księgowymi i zaawansowanym rozwiązaniom, takim jak OCR czy KSeF, e-faktury stają się nie tylko wygodnym, ale i koniecznym narzędziem dla współczesnych firm.
Jakie są zasady wystawiania e-faktury?
Warunki wystawiania e-faktury są ściśle określone i zawarte w art. 106e ustawy o VAT. Muszą się na niej znaleźć informacje takie, jak:
- data wystawienia;
- numer;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, a także ich adresy;
- numer VAT;
- data wykonania;
- ceny jednostkowe netto;
- stawka podatku.
W przypadku e-faktur mają zastosowanie także przepisy o fakturach uproszczonych. Chodzi o transakcje o niewielkiej wartości, a więc należności do 450 złotych lub 100 euro. W takiej sytuacji podatnik może wystawić uproszczoną wersję. Wystarczy w niej wskazać wyłącznie NIP lub PESEL.