Dziennik
Strona główna » Słownik »Dziennik – definicja i podstawowe informacje
Dziennik księgowy to podstawowe narzędzie do prowadzenia rachunkowości, niezbędne niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, w której działa. To uporządkowany chronologicznie rejestr wszelkich operacji, który odzwierciedla rzeczywisty przebieg zdarzeń finansowych. Prowadzenie dziennika księgowego to obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości, a dokonywane zapisy powinny być trwałe, kompletne i niebudzące wątpliwości.
Dziennik łączy dokumentację źródłową z ewidencją analityczną. Zapisuje się w nim transakcje, zanim trafią do księgi głównej czy zestawień bilansowych.
W praktyce księgowej dziennik stanowi punkt wyjścia do:
- – uzgadniania stanu kont;
- – generowania raportów i bilansów;
- – tworzenia zestawień podatkowych;
- – przygotowywania analiz finansowych;
- – przygotowywania sprawozdań finansowych.
Skrupulatnie prowadzony dziennik księgowy może też pełnić funkcję dowodową w przypadku sporów sądowych czy postępowań kontrolnych. Jest to więc nie tylko narzędzie księgowe, ale i element systemu zabezpieczeń firmy.
Zasady prowadzenia dziennika księgowego
Dziennik księgowy musi być prowadzony w sposób przejrzysty i systematyczny. Każdy zapis powinien być opatrzony datą oraz numerem kolejnego wpisu. Przy transakcji należy też wskazać dokument źródłowy stanowiący podstawę zapisu.
Przy uzupełnianiu dziennika konieczne jest podanie kwoty operacji i konta, którego dotyczy transakcja. Dla utrzymania zgodności zapisów niezwykle ważne jest, aby wszystkie operacje były rejestrowane niezwłocznie po ich zaistnieniu.
Znaczenie dziennika w kontekście pełnej księgowości
Dziennik to narzędzie charakterystyczne dla księgowości pełnej, stosowanej przez spółki kapitałowe, większe firmy i instytucje publiczne. W tym kontekście spełnia kilka ważnych funkcji:
- – dokumentacyjna – każdy zapis to formalny ślad operacji finansowej, który może zostać zweryfikowany w przypadku kontroli skarbowej;
- – kontrolna – poprawne prowadzenie dziennika umożliwia szybkie wykrycie ewentualnych nieprawidłowości i nałożenie korekty;
- – sprawozdawcza – dane z dziennika służą jako baza do tworzenia bilansu i innych obowiązkowych raportów finansowych.
Dziennik księgowy a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur stanowiło istotną zmianę w sposobie dokumentowania operacji. Mimo wielu ułatwień, jakie zapewnia system online, faktury przesyłane przez KSeF muszą być również odpowiednio zarejestrowane w dzienniku księgowym.
Każda faktura przesłana przez KSeF, po jej odebraniu i zweryfikowaniu, musi zostać zaksięgowana w dzienniku zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko błędów ludzkich.