Dokumentacja kadrowa

Strona główna » Słownik » Dokumentacja kadrowa

Dokumentacja kadrowa jest nieodłącznym elementem każdej organizacji. Stanowi ona podstawę zarządzania personelem i spełnia szereg wymogów prawnych. Zawiera informacje o pracownikach, ich umowach, szkoleniach oraz przebiegu zatrudnienia. Jej rzetelne prowadzenie przekłada się na sprawne funkcjonowanie działu HR i całego przedsiębiorstwa.

Czym jest dokumentacja kadrowa?

Dokumentacja kadrowa, zwana także dokumentacją pracowniczą, to zbiór wszystkich dokumentów związanych z procesem zatrudnienia, przebiegiem pracy oraz zakończeniem stosunku pracy danego pracownika w firmie.

Co to jest dokumentacja kadrowa w praktyce? Akta osobowe pracownika to zbiór dokumentów, które pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika. Akta te są podzielone na pięć części: A, B, C, D i E.

  1. Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, np. CV, list motywacyjny, referencje.
  2. Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wynagrodzenia, urlopów, szkoleń, BHP.
  3. Część C: Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie umowy o pracę, świadectwo pracy.
  4. Część D: Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, np. upomnienia, nagany.
  5. Część E: Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika.

Przechowywanie i ochrona dokumentacji pracowniczej – jak długo trzeba przechowywać dokumentację kadrową?

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji kadrowej podlega ściśle określonym przepisom. Pracodawca ma obowiązek dbać o poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji pracowniczej, chroniąc ją przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub nieuprawnionym dostępem. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Obecnie coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji pracowniczej. Dzięki systemom odczytu dokumentów możliwe przekształcenie papierowych akt na ich edytowalne wersje elektroniczne.

Dokumentację pracowniczą byłych pracowników należy przechowywać przez:

  • 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później.
  • 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz raportu informacyjnego (ZUS RIA).
  • 50 lat – jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 roku. W tym przypadku nie ma znaczenia, czy pracownik nadal pracuje, czy też nie.