Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów

EOD czyli elektroniczny obieg dokumentów to system informatyczny do zarządzania dokumentami przetwarzanymi przez firmę. Mijają już czasy papierowych dokumentów, które po firmie fizycznie roznosi asystent biura. Rewolucja technologiczna oraz coraz większe zaufanie do nowych rozwiązań sprawia, że firmy chętnie pracują na dokumentach elektronicznych. Decydują się na rozwiązania umożliwiające elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Dzięki wyborze programu do obiegu dokumentów zyskują. Elektroniczny obieg dokumentów to:

• oszczędność czasu (który jest marnowany na fizyczne wyszukiwanie potrzebnych dokumentów papierowych)
• oszczędność przestrzeni (nie potrzebujemy już stale powiększającego się archiwum papierowych dokumentów, segregatorów, szaf)
• oszczędność pieniędzy (przez automatyzację pracy przyspieszamy procesy i oszczędzamy zasoby firmowe)

Praca na dokumentach elektronicznych

Praca na e-fakturach czy dokumentach zeskanowanych, to dzisiaj wygoda, którą umożliwia korzystanie z systemów informatycznych. Przepisy prawa umożliwiają takie formy zarządzania dokumentacją, mało tego wprowadzając nowe przepisy, które stale digitalizację rozszerzają.

Gdzie szczególnie przydaje się elektroniczny obieg dokumentów?

Program do obiegu dokumentów przyda się w każdej firmie, która zauważa że zarządzanie papierowymi dokumentami zaczyna być problematyczne. Obieg dokumentów SaldeoSMART sprawdzi się w różnych typach przedsiębiorstw – niezależnie czy prowadzisz firmę jednooddziałową, pracujesz w przedsiębiorstwie wielooddziałowym czy w grupie kapitałowej. Zarządzanie dokumentami z programem do obiegu dokumentów będzie łatwiejsze i bardziej efektywne. Wykorzystanie programu do obiegu dokumentów sprawi, to także element automatyzacji księgowości, które wpływają na większą konkurencyjność biznesu i budują przewagę rynkową.

Case study – obieg dokumentów w biurze rachunkowym

Biura rachunkowe obsługujące swoich klientów mają do czynienia z wieloma dokumentami – fakturami zakupowymi, sprzedażowymi, dokumentacją kadrową. Jak zaplanować obieg dokumentów księgowych, w przypadku gdy klientów jest wielu, a każdy z nich dostarcza niezliczoną ilość dokumentów? Odpowiedzią jest elektroniczny obieg dokumentów SaldeoSMART w biurze rachunkowym. Pozwala on na włączenia klienta biura rachunkowego w obieg dokumentów, daje możliwości szybkiej i sprawnej pracy nad dokumentami. W przypadku udostępniania obiegu dokumentów przez biuro rachunkowe korzyści płyną zarówno dla obsługiwanej firmy jak i samego biura rachunkowego. Firma uzyskuje funkcjonalności obiegu dokumentów, a biuro rachunkowe – bieżący dostęp do przetworzonych dokumentów, gotowych do wprowadzenia do programu księgowego.

Brzmi ciekawie? Poznaj SaldeoSMART, program do zarządzania biurem rachunkowym.

Ile trwa wdrożenie obiegu dokumentów?

Wprowadzenie elektronicznego obiegu w firmie nie jest wcale procesem, który będzie trwał latami. Kluczowe do jego wprowadzenia jest sama chęć zmiany dotychczasowego procesu i przyjrzenie się rodzajom dokumentów, które pojawiają się w firmie. Przedsiębiorstwa z różnych branż będą miały swoje specyficzne wymagania, jednak system obiegu dokumentów SaldeoSMART umożliwia zaplanowanie wielu różnych schematów przepływu dokumentów, na przykład w zależności od typów (umowa, pismo, zamówień, dokumenty finansowe itp.). W SaldeoSMART proces wdrożenia obiegu dokumentów składa się z czterech kroków:

• Spotkania analitycznego z pracownikami, podczas którego ustalane są ścieżki poszczególnych dokumentów w obiegu firmowym.
• Przygotowania raportu podsumowującego spotkanie analityczne.
• Konfiguracji obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie na podstawie przeprowadzonej analizy i raportu.
• Uruchomienia obiegu dla firmy i jej pracowników, z uwzględnieniem praw dostępu dla użytkowników.