Zdalny onboarding i dokumenty HR – jak go sprawnie przeprowadzić?

Przyjęcie do pracy nowej osoby wiąże się z koniecznością stworzenia i podpisania mnóstwa dokumentów – jak poradzić sobie z tym problemem, jeśli pracownika wdrażamy do pracy zdalnie?

Wybuch pandemii przyspieszył w Polsce rozwój zdalnych form współpracy. O ile do niedawna praca niestacjonarna czy hybrydowa była rzadkością, o tyle po roku epidemii coraz więcej ogłoszeń o pracę dopuszcza pracę częściowo lub w pełni zdalną.

O ile przy pracy hybrydowej z podpisem dokumentów nie ma z reguły problemu, bo zakłada ona wizyty pracownika w biurze przynajmniej raz na czas, o tyle w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego lub kiedy decydujemy się na zatrudnienie osoby mieszkającej kilkaset kilometrów od biura, spotkanie nie wchodzi w grę. Co w takiej sytuacji? Jak zgodnie z prawem podpisać umowę o pracę, regulamin zatrudnienia czy inne dokumenty HR? Jak przeprowadzić prawidłowo zdalny onboarding dokumentów?

Które dokumenty HR można podpisać zdalnie?

W zasadzie wszystkie. Kodeks Pracy nakazuje, by umowa o pracę miała formę pisemną, ale nie mówi, nic o rygorze nieważności, zatem można podpisać ją również niekwalifikowanym podpisem elektronicznym. W takiej sytuacji jednak pracodawca jest zobowiązany do potwierdzenia warunków umowy na piśmie poprzez podpis kwalifikowany lub własnoręczny (może np. wysłać podpisaną umowę do pracownika na jego adres zamieszkania).

Które dokumenty HR muszą być podpisane własnoręcznie?

Do dokumentów, które muszą mieć zachowaną formę pisemną pod rygorem nieważności w obszarze HR należy w zasadzie jedynie umowa przeniesienia praw autorskich, która będzie konieczna tylko w niektórych przypadkach, kiedy zakres pracy obejmuje konieczność przeniesienia praw autorskich (np. w pracy programisty czy copywritera). Jeśli musisz podpisać taką umowę zdalnie z pracownikiem czy podwykonawcą, możesz zrobić to na dwa sposoby:

• Poprzez podpis własnoręczny (czyli podpisanie dokumentu, jego wysyłkę poczta lub kurierem do pracownika, który po podpisaniu odsyła go do firmy),
• Poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny (w praktyce dla większości pracowników niedostępny ze względu na wysokie koszty uzyskania).

Poznaj możliwości SaldeoSMART, które ułatwi Ci pracę w Biurze Rachunkowym jaki w Firmie Skontaktuj się z nami. Nasz doradca odpowie na wszystkie Twoje pytania i przedstawi rozwiązania dostosowane do Twoich potrzeb.

Preboarding dokumentów HR – umowa i badania lekarskie

Z uwagi na to, że Kodeks Pracy wymaga podpisania umowy o prace najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, aby uniknąć ewentualnych trudności, najlepiej zacząć wprowadzanie pracownika jeszcze przed jego pierwszym dniem pracy. W ramach takiego preboardingu, który zacząć może się nawet na około 2 tygodnie przed pierwszym dniem, warto przesłać pracownikowi treść umowy, by mógł się z nią na spokojnie zapoznać.

Nie ma już potrzeby przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej, zachęcamy zatem do prowadzenia dokumentacji elektronicznej. Jest bardziej wygodna, dostępna 24 godziny na dobę i nie zajmuje fizycznie miejsca.

Niezależnie od tego, czy pracownik pracuje w biurze, czy w domu, musi uzyskać orzeczenie lekarza medycyny pracy o dopuszczeniu go do pracy. Skierowanie na badania wstępne można pracownikowi przesłać drogą mailową.

Cała pozostałą dokumentację HR (zakres obowiązków, regulamin pracy, regulamin wynagradzania – jeśli są stosowane w naszej firmie) można pracownikowi przekazać już w pierwszym dniu pracy, choć znacznie wygodniej jest przesłać je wcześniej, by pracownik – jeśli zechce – mógł się z nimi zapoznać.

Onboarding pracownika – jak to zrobić zdalnie?

Wyobraź sobie, że idziesz na przyjęcie lub imprezę do nowo poznanych znajomych. Wiesz, że będzie tam wiele osób, których nie znasz. Chcesz zrobić jak najlepsze wrażenie. Większość ludzi w takiej sytuacji po wejściu do pomieszczenia zacznie obserwować innych, słuchać, o czym rozmawiają, nakładać sobie na talerz podobne porcje itd. Tak działamy zaczynając pracę w nowym miejscu – obserwujemy innych, stopniowo poznając firmę i kulturę organizacji.

Wchodzenie do firmy w formie zdalnej ogranicza możliwości obserwacji. Nowy pracownik wie, że inni pracownicy gdzieś tam są (widzi ich na komunikatorze, wie, że za adresem mailowym ktoś się kryje), ale nie widzi pracowników przy pracy, nie słyszy, jak się do siebie odnoszą, nie może włączyć się w spontaniczną rozmowę i nie jest w stanie za pomocą obserwacji zrozumieć tego, jak funkcjonuje organizacja, której stał się członkiem.

Z tego powodu onboarding zdalny jest tak ważny – bez niego wejście w organizacje i zaangażowanie się w pracę, zajmie pracownikowi znacznie więcej czasu.

Pierwszy dzień pracy – zaplanuj go pracownikowi dokładnie

Jak już wspomnieliśmy, w przypadku pracy zdalnej wejście w firmę jest mocno utrudnione. Pracownik zamiast w biurze, jest w domu, nie ma bezpośredniego kontaktu z kolegami, nie widzi, jak pracują, nie słyszy ich żartów.

To powoduje poczucie wyobcowania, utrudnia wejście w organizację i może sprawić, że pracownik poczuje się pozostawiony sam sobie. Nie można do tego dopuścić. Najlepszym rozwiązaniem jest dedykowanie pracownikowi opiekuna czy kolegi (tzw. buddy), który spędza z nim (wirtualnie) cały dzień.

Taka osoba odpowiada za:

• Wprowadzenie pracownika w cele i zadania jego stanowiska,
• Wartości i misję całej firmy,
• Grupę pracowniczą.

Uwaga – nie wystarczy delegować pracownika do opieki. Buddy’ego też trzeba przygotować do takiej roli. Wyjaśnić mu cele jego roli, sposoby i metody, jakimi może się posługiwać i – najważniejsze – wyznaczać do tej roli tylko ochotników.

Aby utrzymać zaangażowanie (o co trudno, jeśli cały proces odbywa się przed monitorem) warto wykorzystywać różne metody aktywizacji (zadania, czytanie dokumentów, oglądanie video, spotkania z pracownikami). Tych spotkań, powinno być jak najwięcej, bo bez nich pracownik nie ma szans, by samodzielnie doświadczyć atmosfery firmy i faktycznie wejść w grupę.

Planowanie pierwszych dni jest ważne również po to, by pracownik zdalny mógł wejść w rytm pracy. To, co w biurze odbywa się naturalnie (czyli poprzez obserwację) w pracy zdalnej musi być wywołane sztucznie – poprzez zadania, obecność mentora czy kolegi, dodatkowe szkolenia.

Podsumowania i feedback

Przy pracy stacjonarnej manager obserwując nowego pracownika przy pracy, ma szanse zaobserwować to, czy taka osoba dobrze odnajduje się w firmie – czy wychodzi na lunch z kolegami, czy jest uśmiechnięta, czy raczej zestresowana, czy na kolejne zadania reaguje z entuzjazmem, czy z niechęcią. W pracy zdalnej, jeśli większa część komunikacji odbywa się przez czat, maile czy systemy do zadań, na taki automatyczny feedback nie ma szans. Trzeba pracownika pytać. Spotykać się z nim na regularne rozmowy podsumowujące i na bieżąco diagnozować problemy i dawać informację zwrotną.

Pierwsze podsumowanie powinieneś zrobić już po pierwszym tygodniu pracy. Dopytaj o sam proces wdrożenia, jego plusy i minusy (to pozwoli ci poprawić go w przyszłości), o rozumienie zadań, kontakty z kolegami. Kolejne warto zrobić po kolejnym tygodniu, a następne po pierwszym miesiącu pracy.

Poza nowym pracownikiem spotkaj się również z kolegą, którego wyznaczyłeś do kontaktu i opieki. Porozmawiaj z nim, poznając jego zdanie i opinię. Taki feedback jest bardzo cenny i pozwala poprawić cały onboarding oraz daje informacje o tym, w jaki sposób nowa osoba się aklimatyzuje.

Zdalny onboarding nie jest po prostu przeniesieniem całej papierkologii do online. Nie wystarczy jedynie przeprowadzenie kilku szkoleń online, by zastąpić wprowadzanie do pracy, jakie miało miejsce w pracy stacjonarnej. Proces wdrażania zdalnego pracownika trzeba zaprojektować na nowo, biorąc pod uwagę większe trudności komunikacyjne, możliwe problemy związane z wejściem w kulturę organizacji oraz w grupę pracowników.