Zastosowanie Wymiarów SaldeoSMART do szczegółowego opisu dokumentów w archiwum

Miejsce powstania kosztu, dział firmy, odpowiedzialny pracownik czy projekt – to najczęściej wprowadzane dane dodatkowe stosowane do opisu dokumentu. Te i wiele innych cech dokumentów można nadawać w elektronicznym archiwum programu SaldeoSMART za pomocą tzw. Wymiarów.

Wymiary – jak z nich korzystać

Wymiary są funkcją dostępną w ramach zaawansowanego archiwum dokumentów SaldeoSMART z modułem odczytywania informacji z faktur. Służą przede wszystkim jako wsparcie kategoryzacji oraz miejsce nadawania szczegółowych informacji dotyczących dokumentów. Właśnie takich jak MPK (Miejsce powstania kosztu), dział firmy, pracownik, projekt czy inne. Wymiary można tworzyć samodzielnie i dowolnie, wg potrzeby firmy. Może to być zdefiniowana lista do wyboru lub miejsce na własny opis.

Wymiary w SaldeoSMART są dostępne z poziomu „Parametrów”. Po utworzeniu wymiaru należy stworzyć dla niego listę przyjmowanych wartości, z których można będzie korzystać podczas opisywania dokumentów.

Jak stosować wymiary w codziennej pracy

Po utworzeniu listy wymiarów wystarczy dla danego dokumentu wpisać wartość wymiaru podczas jego opisywania w systemie. Wartość wymiaru można wybrać spośród wcześniej zdefiniowanej listy lub wpisać ręcznie. Raz nadane wymiary są jednym z filtrów w wyszukiwarce dokumentów. Przykładowo, jeśli naszym wymiarem jest dział firmy, który wygenerował dany koszt, bardzo szybko można wyszukać wszystkie dokumenty, posiadające odpowiednią wartość, np. Dział Handlowy. Od razu widać ile kosztów z niego pochodzi. Wymiary można także tak skonfigurować, żeby były dostępne dla pozycji dokumentu. To szczególnie ważne, jeśli stosujemy je w ramach integracji z programem księgowym.

Czy wymiary można przenosić do programu księgowego?

Tak, choć zależy to od możliwości programu księgowego. Eksport do programu jest dostępny m.in. dla programu Comarch Optima, gdzie pozwala na przenoszenie informacji o drugiej kategorii, pracowniku, płatniku czy atrybutach. Są stosowane także w Symfonii Sage podczas kategoryzacji z wykorzystaniem słowników, do księgowania równoległego czy rozwiniętych typów dokumentów.

Szczegóły dotyczące zastosowania wymiarów w integracjach są szerzej opisane w dedykowanej instrukcji, możliwej do pobrania po zalogowaniu do aplikacji SaldeoSMART, w zakładce z listą stosowanych wymiarów.

Dla tak opisanych dokumentów można pobrać zestawienie Excel i tak opracować dane, aby wyciągać z nich jak najwięcej przydatnych dla prowadzonej działalności informacji. Nasze podpowiedzi na temat wykorzystania raportów Excel są dostępne w tym wpisie.