Zaliczki pracownicze – jak szybko i sprawnie je rozliczać?

Służbowe wyjazdy czy biurowe zakupy – niektórzy pracownicy często pobierają pieniądze z firmowej kasy na opłacenie dodatkowych wydatków. Co najważniejsze, osoby odpowiedzialne za tego rodzaju rozliczenia muszą zawiesić pobrane fundusze bezpośrednio na koncie ubiegającego się o nie pracownika, a następnie poczekać, aż pracownik się ze wszystkich pieniędzy dokładnie rozliczy.

Druk rozliczenia zaliczki

Do rozliczania się z wydatkowania firmowych pieniędzy najczęściej służy specjalny druk rozliczenia zaliczki. Zawiera on zestawienie wydatków uzupełnione wcześniej przez samego pracownika o:

• numery dokumentów (faktur),
• opisy wydatków
• kwotę, na jaką dane zakupy opiewały.

Do głównych zadań osoby, która takie zaliczki rozlicza, należy dokładne przeanalizowanie tych wydatków i policzenie, czy uwzględnione w druku koszty pokrywają się z kwotą pobranej zaliczki.

Może się zdarzyć tak, że suma wydatków przekracza kwotę pobranej zaliczki i pracodawca zobowiązany zostanie do zwrotu tej różnicy. Innym możliwym scenariuszem jest z kolei zwrot pozostałych pieniędzy przez pracownika, jeśli pobrana zaliczka nie została wykorzystana w całości.

Jak widać, cały proces wymaga zaangażowania zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawcy czy księgowości. Aby uniknąć błędów trzeba przecież nie tylko pilnować wszystkich rozliczeń, ale też skrupulatnie dostarczać wszystkie faktury niezbędne do rozliczenia zaliczki.

Wszystkie operacje powinny zostać uwzględnione w systemie księgowym. Księgowa powinna uwzględnić tam dekretację wszystkich dokonanych operacji, takich jak kwota pobranej zaliczki, wydatki opłacone z tych środków oraz ewentualne różnice w wysokości zaliczki, czyli zwrot nadpłaty lub niedopłaty.

Rozliczanie zaliczek –  jak robić to sprawniej?

Choć zaliczki można rozliczać za pomocą wspomnianych druków, istnieją także programy, dzięki którym proces ten może przebiegać o wiele szybciej i sprawniej. I tutaj technologia spieszy z pomocą, wypierając tradycyjne, papierowe rozwiązania – nic dziwnego, wszak uporządkowanie pobieranych zaliczek rodzi w wielu firmach duże problemy!

Jedną z możliwości nowoczesnego księgowania takich wydatków daje pakiet Ekspert w SaldeoSMART, który daje użytkownikom możliwość kontrolowania procederu rozliczania zaliczek w prosty i intuicyjny sposób.

Nowoczesne oprogramowania powinny ułatwiać rozliczanie zaliczek pobieranych przez pracowników. Implementacja takiego rozwiązania wskazana jest zwłaszcza w firmach, które mają wielu pracowników pobierających zaliczki lub zatrudniają osoby wykonujące swoje obowiązki spoza biura, w ramach tzw. pracy zdalnej. W przypadku dużych przedsiębiorstw ważne jest, aby narzędzie było łatwe w obsłudze oraz służyło do kontrolowania zaliczek wydawanych pracownikom oraz przypisywania przez pracowników poszczególnych wydatków do ich zaliczek.

Aby program w pełni odpowiadał na potrzeby pracowników i pracodawców, powinien przede wszystkim umożliwiać księgowości sprawdzenie, kto i w jakiej kwocie otrzymał od firmy pieniądze, a także bez problemu powiązać zaliczki z wydatkami, które są do nich przypisane.

Warto wziąć również pod uwagę wybór systemu z opcją różnych walut, która jest szczególnie ważna przy wyjazdach zagranicznych. Ponadto, wybrany program powinien nie tylko ograniczać się do weryfikacji poprawności wprowadzanych danych, ale również eliminować możliwość ich zmiany przez nieuprawnione osoby.