Zmiany w KSeF (lista aktualizowana)

Sprawdź aktualizowaną na bieżąco listę zmian związanych z Krajowym Systemem e-Faktur.

29 sierpnia2024

Podjęto decyzję o aktualizacji struktury FA. Zmiany obejmą m.in. prezentację terminu płatności, dodanie nowej roli „pracownik” w Podmiot3 dla identyfikacji wydatków pracowniczych, zwiększenie liczby znaków w polu P_7 (nazwa towaru lub usługi) oraz rozwiązania dedykowane dla JST i GV.

Jesienią 2024 r. planowane jest przekazanie wersji FA(3) do konsultacji publicznych.

28 sierpień 2024

Od 1 stycznia 2025 r. nowe przepisy ustawy o CIT wprowadzą obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej przez niektóre podmioty, w tym spółki z podatkowej grupy kapitałowej.

Przedsiębiorcy będą musieli złożyć pierwsze struktury JPK_KR_PD w marcu 2026 r., z dostosowanymi systemami księgowymi od 1 stycznia 2025 r. Na początku nowe przepisy obejmą podatników CIT z przychodami powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe, które w 2025 r. będą musiały jedynie identyfikować konta ksiąg.

Od 2026 r. będą musieli dodatkowo wskazywać numer kontrahenta, numer faktury w KSeF oraz różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym.

18 lipca 2024

O godzinie 12:00 odbyło się kolejne spotkanie w ramach konsultacji dotyczących obowiązkowego KSeF. Spotkanie to stanowiło przypomnienie tematów omawianych kilka miesięcy temu oraz zostało rozszerzone o dodatkowe informacje.

Data wejścia w życie obowiązkowego KSeF została utrzymana, natomiast zmianie ulegnie schema FA(2) e-faktury. Projekt schemy FA(3) pojawi się we wrześniu. Planowane zmiany będą dotyczyły kosmetycznych modyfikacji niektórych pól.

Dodatkowo planowana jest schema załącznikowa. Wprowadzenie dobrowolnych załączników do e-faktur ma na celu umożliwienie m.in. ujmowania danych wymaganych przez przepisy oraz danych biznesowych. Konsultacje dotyczące załączników rozpoczną się również we wrześniu.

Planowane jest również wyrównanie środowisk testowego i produkcyjnego. Roadmapa ma pojawić się we wrześniu. Okres jesieni będzie zatem czasem, kiedy otrzymamy bardziej szczegółowe informacje.

Jednym z głównych tematów dyskusji były faktury konsumenckie – kiedy mają być dobrowolne, a kiedy obowiązkowe. Niestety, nie zostały przedstawione jednoznaczne wnioski.

Kolejnym obszarem była kwestia wystawiania faktur papierowych poza KSeF przez podatników o niewielkiej skali działalności (faktury do 450 zł, do limitu 10 tys. zł miesięcznie). Uczestnicy sugerowali, aby wprowadzić kryterium liczby faktur na miesiąc, a nie kwoty, ale konkretów ze strony MF jeszcze nie padło.

Po spotkaniu MF zbierze wszystkie pytania i opublikuje odpowiedzi w rozbudowanej zakładce „Pytania i odpowiedzi” na oficjalnej stronie KSeF.

12 czerwca 2024

Ministerstwo Finansów opublikowało informację na temat aplikacji mobilnej KSeF. Bezpłatna aplikacja dla firm umożliwia zarządzanie fakturami, klientami, kontami bankowymi oraz tworzenie cyfrowych wizytówek.

Aby móc skorzystać z Aplikacji Mobilnej KSeF wymagane jest użycie danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm. Dostęp do usługi jest możliwy tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami.

W aplikacji mobilnej KSeF dostępne są takie funkcjonalności, jak:

• logowanie przy pomocy biometri lub PIN-u
• potwierdzenie tożsamości profilem zaufanym
• możliwość wystawiania faktur z poziomu telefonu
• zapis informacji w urządzeniu z możliwością przechowywania ich w chmurze

Ważne! Każda faktura wystawiona w aplikacji i przesłana do KSeF staje się dokumentem mającym moc prawną.

03 czerwca 2024

W ostatnich dniach rząd zaproponował następujące terminy wprowadzenia zmian w JPK_VAT z deklaracją, dostosowujących plik do wymagań KSeF:

• odroczenie terminu na wykazywanie numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży i zakupu. Będzie ono od 1 lutego 2026 r. dobrowolne, a od 1 sierpnia 2026 r. obowiązkowe w ewidencji sprzedaży.
• odroczenie do końca lipca 2026 r. obowiązku ujmowania w JPK_VAT z deklaracją danych z paragonów uznanych za faktury uproszczone.

23 maj 2024

Ministerstwo Finansów zapowiedziało wcześniejsze wprowadzenie KSeF dla wybranych firm, począwszy od lipca 2025 roku. Ma to na celu przetestowanie Krajowego Systemu e-Faktur przed jego obligatoryjnym uruchomieniem dla pierwszej grupy przedsiębiorstw.

Dyrektor departamentu w MF ogłosił możliwość rozszerzenia grupy firm objętych obowiązkiem KSeF od 1 lutego 2026 roku.

Ministerstwo Finansów zapewniło, że schema nie ulegnie znacznym zmianom, choć możliwe są drobne modyfikacje, które zostaną ujawnione późną jesienią tego roku.

26 kwietnia 2024

26 kwietnia odbył się briefing prasowy Ministerstwa Finansów w ramach, którego przedstawione zostały następujące zmiany:

• Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla firm, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 200 milionów złotych – 1 lutego 2026 roku
• Dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw termin ten zostanie przesunięty na 1 kwietnia 2026 roku.

Przeprojektowanie systemu KSeF:

• Ministerstwo planuje przeprojektowanie systemu ze względu na braki w spełnieniu wymagań jakościowych i wydajnościowych.
• Budowa nowej architektury systemowej od podstaw jest kolejnym krokiem po zmianie ustawy.
• Powołanie specjalnego zespołu ds. Architektury IT.

Dodatkowe informacje:

• W związku z brakiem przejrzystości dokumentacji, Ministerstwo stawia na otwartość w nadchodzących procesach.
• Od stycznia 2025 roku rusza specjalna infolinia w Krajowej Informacji Skarbowej, dedykowana sprawom związanym z KSeF.

04 kwietnia 2024

Rozpoczęto konsultacje nad zmianą ustawy dotyczącej obowiązkowego KSeF. Ministerstwo Finansów informuje, że daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur zostaną określone między końcem kwietnia a początkiem maja, z uwagą, że KSeF nie będzie obowiązywał w 2024 roku.

Planowane są również:

• dodatkowe przesunięcie terminu konieczności podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, również dla tych faktur, gdzie płatność jest dokonywana w ramach mechanizmu podzielonej płatności.
• kontynuacja odroczenia KSeF w przypadku faktur wystawianych z kas rejestrujących.
• utrzymanie odroczenia w zakresie kar za niewywiązanie się z obowiązków KSeF.

Ministerstwo zwróciło także uwagę na potrzebę zrównoważenia obowiązków dotyczących KSeF po stronie zarówno wystawcy, jak i nabywcy. Działanie to będzie realizowane m.in. poprzez wprowadzenie zmian w przepisach dotyczących podatków dochodowych, które dostosują wymogi faktury jako dowodu poniesienia kosztu uzyskania przychodu do warunków KSeF.

W ramach proponowanych zmian nastąpi również wprowadzenie załącznika do e-faktury w standardowych typach transakcji, które obejmują rozszerzony zakres jednostek miary i ceny dostarczanych towarów lub usług.

22 marca 2024

Podczas konsultacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur istotnym punktem było ogłoszenie przez Ministerstwo Finansów decyzji o przesunięciu terminu obowiązkowego wdrożenia systemu, który zostanie określony między końcem kwietnia a początkiem maja.

• Termin wejścia w życie KSeF dla czynnych podatników VAT oraz dla podmiotów z VAT zwolnionych będzie taki sam.
• Rozporządzenie ze zmianami w JPK_VAT będzie odroczone.

Aplikacja mobilna:

• W drugiej połowie kwietnia 2024 r. zostanie udostępniona aplikacja KSeF dostępna w wersji mobilnej.

Szkolenia i wsparcie:

• W maju 2024 r. w urzędach skarbowych rozpoczną się szkolenia dla przedsiębiorców dotyczące obowiązkowego systemu KSeF. Podatnicy będą miały możliwość ustalenia indywidualnych spotkań, na których otrzymają niezbędne informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

• Od lipca 2024 roku będzie dostępna infolinia KSeF prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową, wraz z drugą linią wsparcia technicznego.
• Zaplanowane są spotkania z twórcami oprogramowania KSeF (planowane na drugą połowę kwietnia). Dodatkowo utworzono oddzielną grupę roboczą dla firm generujących duże ilości faktur.

Faktury konsumenckie, przelewy:

• Pojawi się możliwość wystawiania faktur konsumenckich za pomocą KSeF. Konsument będzie mógł uzyskać anonimowy dostęp do faktury poprzez wygenerowany kod QR.
• Przedsiębiorcy będą mogli żądać wystawienia faktury poprzez opcję „samoidentyfikacji”. Wydatki potwierdzone fakturami KSeF będą mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów w rozliczeniach podatkowych dotyczących działalności gospodarczej. Wymóg podawania numeru VAT lub numeru NIP na fakturach będzie obowiązywał dla podatników zwolnionych z VAT dokonujących zakupów na cele biznesowe. Natomiast podatnicy rozliczający PIT będą musieli korzystać z faktur KSeF do celów rozliczeń podatku dochodowego.
• Odroczone zostaną kary i obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach. KSeF będzie teraz dotyczyć faktur z kas fiskalnych i paragonów z NIP uznanych za faktury. Identyfikator płatności pozostanie, z dodatkowymi informacjami w specyfikacji interfejsu. Banki nie będą musiały dodawać pola na numer KSeF w poleceniach przelewu/zapłaty.

Faktury papierowe:

• Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury papierowe, o ile wartość faktury nie przekracza 450 zł, a łączna wartość faktur w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł. To tymczasowe rozwiązanie będzie obowiązywać na początku wdrożenia, a sprzedaż potwierdzaną fakturami papierowymi trzeba będzie dodatkowo oznaczyć w ewidencji JPK_VAT.
• Planowane jest wprowadzenie dla wszystkich podatników w okresie przejściowym możliwości wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i ich wprowadzania do systemu KSeF następnego dnia roboczego.

Ustrukturyzowany załącznik:

• Pojawi się również załącznik ustrukturyzowany do faktur generowanych przez KSeF, co jest istotne szczególnie w przypadku faktur za usługi telekomunikacyjne, dostawę prądu i inne media (znane jako „faktury zbiorcze”).

Języki dokumentacji:

• Po zakończeniu prac nad dokumentacją zostaną przygotowane również wersje w języku angielskim.

21 marca 2024

Ministerstwo Finansów ogłosiło, że realizowany będzie plan szkoleń związanych z KSeF, mających na celu przekazanie praktycznych informacji dotyczących korzystania z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Te narzędzia to głównie Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF oraz e-mikrofirma. Szkolenia te będą przeprowadzone w każdym powiecie i skierowane do różnych grup, w tym także dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Dodatkowo planowane są webinaria poświęcone konkretnym tematom dotyczącym wdrożenia KSeF oraz indywidualne konsultacje z podatnikami dotyczące używania tych narzędzi. Organizacja szkoleń w każdym powiecie może oznaczać, że będą one prowadzone przez poszczególne urzędy skarbowe. 

19 luty 2024

Wybrano firmę audytującą Krajowy System e-Faktur: SOFTIQ Sp. z o.o. z Gliwic

Od 16 lutego 2024

Ministerstwo finansów uruchamia serię konsultacji z firmami z branży IT, księgowymi o przedsiębiorcami.

1. Termin: 16 lutego, 10.00-11.30
   
   • Temat: Bezpieczeństwo i wydajność
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii związanych z zabezpieczeniem systemu. Przybliżymy także do zagadnienia zgłaszania faktur scamowych. W części poświęconej wydajności chcielibyśmy poznać bliżej oczekiwania dot. wysyłania paczek faktur i odbierania paczek ze szczególnym uwzględnieniem rozkładu w poszczególnych dniach i godzinach. Omówimy także kwestie wsparcia technicznego.
2. Termin: 16 lutego, 12.30-14.00
   
   • Temat: Faktury konsumenckie/status nabywcy
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii związanych z fakturami wystawianymi na rzecz konsumentów. Chcielibyśmy zebrać opinie dotyczące zapewnienia możliwości pewnej identyfikacji takich faktur oraz mechanizmów dostępu do nich. Omówimy także postulaty włączenia faktur konsumenckich do KSeF. Przedyskutujemy też kwestię identyfikacji statusu nabywcy podatnik/konsument.
3. Termin: 21 lutego, 10.00-11.30
   
   • Temat: Identyfikator KSeF w płatnościach
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii związanych z realizacją obowiązku podawania nr KSeF albo identyfikatora zbiorczego w tytule przelewu. Omówimy postulaty związane z modyfikacją tego obowiązku, a także oczekiwanie związane z odroczenie dla płatność MPP. Przeanalizujemy także wspólnie kwestie tworzenia oraz pobieranie identyfikatora zbiorczego.
4. Termin: 21 lutego, 12.30-14.00
   
   • Temat: Spotkanie z branżą faktoringu
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii dostępu do faktur przez faktorów.
5. Termin: 22 lutego, 10.00-11.30
   
   • Temat: Spotkanie z branżą dostawców mediów
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu wystawiania faktur w KSeF przez branżę, w tym sposobu wypełniania poszczególnych pozycji e-faktury.
6. Termin: 22 lutego, 12.30-14.00
   
   • Temat: Spotkanie z branżą paliwową
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii wystawiania na stacjach paliwowych faktur, w tym możliwości przekazywania ich wizualizacji na prośbę klienta.
7. Termin: 29 lutego, 10.00-11.30
   
   • Temat: Spotkanie z jednostkami samorządu terytorialnego (JST)
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii związanych z wystawianiem faktur przez JST a także omówieniu zakresu uprawnień w KSeF oraz szczegółowych elementów faktur wystawianych w KSeF.
8. Termin: 29 lutego, 12.30-14.00
   
   • Temat: Wdrożenie KSeF w etapach
     
   Konsultacje będą służyły omówieniu kwestii związanych z wprowadzeniem obowiązku KSeF z uwzględnieniem ewentualnego różnicowania terminów wejścia w życie dla niektórych rozwiązań.
9. Termin: 1 marca, 10.00-11.30
   
   • Temat: Wyjaśnienia, interpretacje, szkolenia
     
   Konsultacje będą służyły poznaniu oczekiwań przedsiębiorców w zakresie materiałów dotyczących KSeF. Zostaną też omówione plany Ministerstwa dotyczące akcji szkoleniowej i informacyjnej oraz zasady uczestnictwa ekspertów Ministerstwa w spotkaniach, konferencjach i szkoleniach organizowanych przez podmioty zewnętrzne.

30 stycznia 2024

Przesunięto datę zakończenia przetargu na audyt Krajowego Systemu e-Faktur na 6.02.2024

19 stycznia 2024

Podczas konferencji prasowej minister Andrzej Domański informuje o przesunięciu wejścia KSeF ze względu na krytyczne błędy w systemie. Nie ma jednak podanej nowej daty, a jedynie zapewnienie, że KSeF nie wejdzie 1 lipca 2024 roku.

Jednocześnie ogłoszono przetarg na firmę audytującą KSeF z datą koncową 30.01.2024.

27 listopad 2023

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia a w nim:

• możliwość składania druku ZAW-FA elektronicznie
• możliwość samofakturowania przez firmy zagraniczne bez potrzeby uzyskania polskiego NIP-u
• zasady dostępu do faktur VAT RR oraz VAT RR korekta przez rolników ryczałtowych
• wytyczne odnośnie kodu QR na każdej fakturze

1 września 2023

• zmiana schematu faktur ustrukturyzowanych z FA(1) na FA(2). Wynika to z konsultacji z przedsiębiorcami, księgowymi , działami IT. Zmiany dotyczą m.in. nowego pola do wpisania wewnętrznego kodu towaru/usługi lub opisu, dodatkowego pola na wpisanie numeru faktury zaliczkowej, numeru faktury z naszego programu księgowego; informacji dodatkowych o rachunku np. walutowość oraz wprowadzono miejsce na wewnętrzny identyfikator, aby wewnętrzne jednostki czy oddziały widziały tylko swoje faktury;
• duże firmy, uczelnie, jednostki z wieloma oddziałami mają teraz bardziej elastyczne możliwości działania w KSeF. Zmiany te ułatwiają nadawanie uprawnień dla poszczególnych oddziałów, wewnętrznych jednostek. Będzie się to opierać na unikalnym identyfikatorze wygenerowanym z KSeF. Dzięki temu dany oddział będzie mieć wgląd tylko we własne faktury;
• konsekwencją powyższych zmian są kolejne – poszerzenie grupy nadającej uprawnienia do KSeF o przedstawicieli oddziałów, jednostek wewnętrznych uczelni czy firm;
• faktury zaliczkowa- ważna zmiana pod KSeF- jeśli całość lub część zapłaty była w tym samym miesiącu przekazana do kontrahenta co wykonanie usługi, przekazanie towaru to nie ma już obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej.

Zasada ta nie dotyczy szczególnych terminów wystawiania faktur wymienionych w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT, np. w przypadku żądania kontrahenta, świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych, rozliczenia zwrotów wydawnictw czy opakowań.

• faktura zaliczkowa- jeśli ją wystawiasz, a otrzymałeś zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła czynność na fakturze (według wcześniejszego punktu)to musisz na niej umieścić datę otrzymania zaliczki. Jeśli natomiast była wystawiania faktura zaliczkowa to musisz na fakturze końcowej dodać numer tejże faktury. Jeśli używasz KSeF, będzie to numer KSeF faktury zaliczkowej.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.