ZAW-FA – jak złożyć wniosek elektronicznie?

Formularz ZAW-FA umożliwia nadanie uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) i jest niezbędny dla wielu firm oraz instytucji. W tym artykule krok po kroku wyjaśniamy, kto powinien go złożyć, w jakiej formie można to zrobić. Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej.

Do czego służy formularz ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA to papierowy formularz, który służy do nadania uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur. Przekazuje uprawnienia wyłącznie jednej osobie fizycznej, dając jej pełny dostęp do zarządzania kontem w KSeF. Dzięki temu może ona także nadawać kolejne uprawnienia innym użytkownikom już w formie elektronicznej. Najczęściej składają go spółki, fundacje oraz jednostki samorządu terytorialnego – szczególnie wtedy, gdy nie posiadają kwalifikowanej pieczęci i chcą wyznaczyć konkretną osobę do obsługi KSeF. Z formularza muszą skorzystać również podmioty, których podpis kwalifikowany nie zawiera numeru NIP ani PESEL.

Złożenie formularza nie jest wymagane w każdej sytuacji. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą posiadają w KSeF automatyczne uprawnienia właścicielskie, dzięki czemu mogą korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. ZAW-FA nie trzeba składać również wtedy, gdy podmiot dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Jak złożyć zawiadomienie ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA można złożyć na dwa sposoby w formacie papierowym lub elektronicznym. Tradycyjna forma papierowa wymaga przygotowania i podpisania dokumentu, a następnie jego dostarczenia osobiście lub poprzez wysyłkę do właściwego urzędu.

Coraz częściej wybierana jest jednak forma elektroniczna, umożliwiająca szybkie i wygodne przekazanie ZAW-FA bez konieczności wizyty w urzędzie. Dokument można przesłać online m.in. za pośrednictwem platformy ePUAP lub serwisu e-Urząd Skarbowy, dodając go jako załącznik do Pisma Ogólnego.

Jak wypełnić formularz ZAW-FA online?

Formularz ZAW-FA można przesłać elektronicznie na dwa sposoby przez:

ePUAP:

1. Należy wypełnić i elektronicznie podpisać formularz ZAW-FA (plik pobrany PDF ze strony podatki.gov.pl), używając Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
2. Następnie zalogować się do platformy ePUAP i wybrać opcję „Złóż pismo do urzędu” → Pismo Ogólne.
3. Jako Rodzaj pisma wybrać „Inne pismo”, a w polu Temat pisma wpisać np. „ZAW-FA”.
4. Podpisany plik należy dodać jako załącznik.
5. W ostatnim kroku – Sprawdzić poprawność danych i załączników i wysłać Pismo Ogólne.
6. Po wysłaniu system wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP), które warto pobrać i zachować jako potwierdzenie złożenia wniosku.

e-Urząd Skarbowy:

1. W tym przypadku konieczne jest wypełnienie i elektroniczne podpisanie formularza ZAW-FA.
2. Następnie zalogowanie się do serwisu e-Urząd Skarbowy.
3. Należy utworzyć Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego.
4. Dołączyć podpisany dokument jako załącznik i wysłać Pismo Ogólne za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.

Złożenie wniosku – kolejne kroki

Po złożeniu formularza ZAW-FA i wprowadzeniu jego danych do systemu KSeF, wskazana osoba fizyczna uzyskuje możliwość zalogowania się oraz nadawania i odbierania dalszych uprawnień w imieniu podmiotu. W pierwszym etapie logowanie i uwierzytelnienie odbywa się w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Moduł działa od 1 listopada 2025 do końca stycznia 2026. Po dokonaniu uwierzytelnienia uprawnienia stają się aktywne. Od 1 lutego 2026 logowanie i uwierzytelnienie będzie możliwe w Aplikacji Podatnika lub bezpośrednio w systemach księgowych.

Małgorzata Mizera

Specjalistka ds. Marketingu Produktu w firmie SaldeoSMART. Absolwentka Marketingu i Komunikacji Rynkowej na Uniwersytecie Ekonomicznym. Pasjonatka marketingu B2B, psychologii, makijażu oraz roślin doniczkowych. Na co dzień skupia się na dostosowaniu produktów do oczekiwań rynku oraz skutecznej komunikacji z klientami w ramach SaldeoSMART.