Pierwsze webinarium z cyklu Przygotuj się na KSeF: plan działań warto mieć już teraz

Od wejścia w życie przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur dzieli nas jeszcze ponad pół roku. Czasu jest coraz mniej i warto go wykorzystać na dobre przygotowanie swojej firmy na nadchodzące zmiany. W SaldeoSMART wychodzimy tej potrzebie naprzeciw przygotowując cykl ośmiu bezpłatnych webinarów pod hasłem „Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART”.

Pierwszy z nich pod tytułem „Audyt gotowości i plan działania – sprawdź, gdzie jesteś dziś a co musisz mieć jutro?” odbył się 5 czerwca, pod patronatem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.  Podczas spotkania Edyta Wojtas, Prezes Zarządu BrainSHARE IT producenta SaldeoSMART, wraz z gościem specjalnym – Leszkiem Lewandowiczem, Sekretarzem Zarządu Głównego SKwP, podjęli temat  audytu gotowości i ustalenia planu działania w związku ze zbliżającym się KSeF.

Na webinar zapisało się ponad 2000 osób, blisko 1500 osób wzięło w nim udział. W trakcie spotkania zadano ponad 50 pytań, na które eksperci odpowiadali m.in. w trakcie wydarzenia na żywo. Nagranie z pierwszego webinaru oraz dodatkowe materiały informacyjne są już dostępne.

Poniżej w artykule zebraliśmy najważniejsze kwestie merytoryczne, które zostały poruszone podczas pierwszego z cyklu webinarów.

Obowiązek coraz bliżej, a przepisów nadal brak

Znane są już dokładne terminy, wiemy od kiedy obowiązkowy KSeF będzie dla poszczególnych grup podatników, ale nadal nie uchwalono przepisów wykonawczych, które mają go wprowadzić. Ponieważ Krajowy System e-Faktur będzie dotyczył około 3 mln podmiotów o bardzo zróżnicowanej sytuacji biznesowej, jego wdrożenie będzie niemałym wyzwaniem zarówno dla nich samych, jak i administracji skarbowej. Wiele kwestii wciąż budzi wątpliwości i pozostaje mieć nadzieję, że Ministerstwo Finansów wykorzysta pozostały czas na przygotowanie nie tylko przepisów o charakterze ogólnym, ale również rozwiązań informatycznych, które realnie wesprą firmy we wdrożeniu systemu.

Mali przedsiębiorcy też muszą być gotowi

Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z podatkiem) za rok 2024 przekroczyła 200 mln złotych. Pozostali podatnicy objęci KSeF zostaną z dniem 1 kwietnia 2026 r., a okres przejściowy potrwa do końca 2026 roku. W związku z tym, aż do 31 grudnia 2026 r. w obiegu, całkowicie poza KSeF, nadal będą mogły funkcjonować tzw. faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em, wystawiane w przypadku sprzedaży do 450 zł.

Terminy te (odpowiednio 1 lutego i 1 kwietnia) określają moment, od którego poszczególne kategorie podatników zobowiązane będą do wystawiania i wysyłania faktur poprzez KSeF. W praktyce oznacza to jednak, że wszyscy podatnicy już od 1 lutego 2026 r. powinni być przygotowani na odbieranie dokumentów w Krajowym Systemie, ponieważ część z faktur nie będzie mogła być przekazywana inną drogą. Co ważne, ustawodawca nie przewidział żadnego okresu przejściowego na dostosowanie się do odbioru faktur w nowym modelu.

Warto pamiętać, że na odbieranie faktur w KSeF od lutego 2026 r. gotowe muszą być nie tylko podmioty, które prowadzą działalność gospodarczą, ale również m.in. stowarzyszenia, które nie są przedsiębiorstwami, rolnicy ryczałtowi, a także osoby prowadzące nierejestrowaną działalność gospodarczą.

Jaki cel ma Krajowy System e-Faktur?

Podstawowym celem powszechnego wdrożenia KSeF jest obsługa całego procesu fakturowania. System ten ma za zadanie nie tylko gromadzić określone dane, ale również stworzyć techniczne możliwości do wystawiania faktur i łatwiejszego wprowadzania ich do obiegu pomiędzy kontrahentami. 

Niemniej ważnym celem, który przyświeca stworzeniu takiego systemu, jest uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce, umożliwienie organom administracji skarbowej szybszego wykrywania nieprawidłowości czy przeprowadzania bardziej precyzyjnych kontroli. Automatyczne powiązanie dokumentów sprzedażowych z płatnościami wpływającymi na konta podatników przełoży się również na likwidację nadużyć podatkowych, które dotychczas były trudniejsze do wykrycia.

Ułatwienia i zagrożenia

Zdarzyło Ci się kiedykolwiek szukać ważnej faktury, która zniknęła gdzieś w czeluściach archiwum? W KSeF ten problem po prostu przestanie istnieć. Centralny system zapewni przechowywanie wszystkich wystawionych i otrzymanych dokumentów przez okres aż 10 lat, licząc od końca roku, w którym faktura została wystawiona. Wyeliminuje to również konieczność wystawiania duplikatów na prośbę kontrahentów, którym zaginęła gdzieś pierwotna faktura. Co więcej, po zalogowaniu do KSeF, podatnik zyska dostęp do wszystkich faktur, które zostały wystawione na jego dane.

Oczywiście KSeF to nie tylko rewolucja i szereg ułatwień w prowadzeniu biznesu, ale również nowe zagrożenia, których świadomość warto mieć już teraz.

Możliwość wystawienia faktury i przesłania jej w KSeF prosto do przedsiębiorcy budzi też obawy o potencjalne nadużycia. Podatnicy obawiają się, że masowo wystawiane przez oszustów fikcyjne faktury będą spływać na ich konta i „wtopią się w tłum” wśród legalnych dokumentów, a przy braku dokładnej weryfikacji – zostaną nienależnie opłacone. 

Aby uniknąć takiej sytuacji, już teraz przedsiębiorcy powinni rozważyć, kto zajmie się weryfikacją dokumentów i kto dokładnie powinien mieć dostęp do dokumentów gromadzonych w KSeF. Niestety, ustawodawca nie przewidział sytuacji, w której poziom dostępu do informacji różni się pomiędzy poszczególnymi osobami w firmie i potencjalnie, podczas korzystania z aplikacji rządowej, osoby nieuprawnione mogą zyskać dostęp do wszystkich faktur przypisanych danemu podatnikowi.

Ustalenie, kto jest nabywcą

Problematyczne może być również ustalenie, kto jest nabywcą wystawianej faktury i w jaki sposób powinno dojść do przekazania dokumentu kontrahentowi. Podstawowe grupy odbiorców dokumentów to: 

– nabywcy posługujący się NIP – czyli wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, również podmioty korzystające ze zwolnienia z VAT;

– podatnicy bez NIP – np. stowarzyszenia, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie wystawiają dokumentów sprzedaży, ale ponoszą wydatki i rozliczają faktury kosztowe, a także rolnicy ryczałtowi i osoby prowadzące działalność nierejestrowaną;

– kontrahenci zagraniczni – w tym przypadku faktury sprzedażowe będą wystawiane w KSeF, ale ich wysłanie będzie odbywało się poza systemem; 

– konsumenci – tzw. osoby prywatne, na rzecz których będzie możliwe wystawianie i przekazywanie faktur poza KSeF.

Wystawianie i odbieranie faktur – zakres odpowiedzialności

Zgodnie z przepisami za oba procesy – wystawiania i odbierania faktur w KSeF – odpowiedzialność ponosi podatnik, czyli zazwyczaj przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą. W praktyce jednak należy się spodziewać, że obowiązek ten spadnie na właścicieli i pracowników biur rachunkowych. Wiele osób prowadzących firmę już teraz jasno wyraża swoje oczekiwania, że to właśnie księgowi wspomogą ich w obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur, również od strony czysto technicznej, czyli poprzez wystawianie i odbieranie faktur. Działania takie z pewnością będą wymagały wprowadzenia zmian do aktualnie obowiązującej umowy o prowadzeniu usług księgowych. Warto zadbać o to z wyprzedzeniem i już teraz ustalić z klientami plan działania na czas po wdrożeniu KSeF w ich firmach.

Podsumowanie

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zbliża się nieubłaganie. Nadal sporo jest niewiadomych, a przed Ministerstwem Finansów stoi szereg wyzwań: od sprawnego wprowadzenia przepisów o charakterze ogólnym, które uwzględnią różnorodność polskich podatników, przez przygotowanie rozwiązań informatycznych, aż po wsparcie przedsiębiorców, w tym przede wszystkim branży księgowej, we wdrażaniu koniecznych zmian w firmach. 

Jeśli szukasz stabilnego partnera, który pomoże Ci w bezpiecznym dopłynięciu do brzegu przez wzburzone morze nadchodzących zmian – sprawdź ofertę SaldeoSMART. Zapewniamy wsparcie techniczne oraz materiały edukacyjne, które ułatwiają zrozumienie zasad działania KSeF i przygotowanie firmy do wdrożenia zmian. Aby lepiej przygotować się do poruszania po Krajowym Systemie e-Faktur i zyskać odpowiedzi na nurtujące Cię pytania, koniecznie sprawdź nasze darmowe webinary! Wszystkie niezbędne informacje o nadchodzących wydarzeniach znajdziesz na naszej stronie: Przygotuj się na KSeF z SaldeoSMART – Cykl bezpłatnych webinarów

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART