Tylko 53% biur rachunkowych wie, czym jest KSeF. Jak nadrobić zaległości?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się wkrótce obowiązkowym narzędziem, z którego każdy przedsiębiorca w Polsce będzie musiał korzystać. Tymczasem, jak wynika z badania zrealizowanego przez Edisonda na zlecenie BrainSHARE IT – producenta rozwiązania SaldeoSMART, jedynie 53% biur rachunkowych ma świadomość, czym właściwie jest KSeF.

Brzmi to niepokojąco, ponieważ to właśnie księgowi, jako specjaliści, mają odgrywać kluczową rolę we wspieraniu swoich klientów podczas wdrażania nowego systemu. Czy Twoje biuro jest gotowe na tę zmianę, czy nadal czekasz na ostateczny termin? Jeśli należysz do tej drugiej grupy, warto wykorzystać czas, który zyskano dzięki przesunięciu daty wprowadzenia obowiązkowego KSeF, na nadrobienie zaległości.

Krótkie przypomnienie: czym jest KSeF i od kiedy zacznie obowiązywać

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w systemie zarządzanym przez Ministerstwo Finansów. Docelowo faktury ustrukturyzowane zastąpią tradycyjne dokumenty papierowe oraz e-faktury wystawiane dotychczas w różnych formatach.

Obowiązek korzystania z KSeF był już kilkukrotnie odkładany, ale zgodnie z najnowszymi informacjami, system stanie się obowiązkowy dla największych przedsiębiorców od 1 lutego 2026 r. (dotyczy to firm, których obrót w 2025 r. przekroczy 200 mln zł) lub 1 kwietnia 2026 r. (pozostali podatnicy). Dla mikroprzedsiębiorców, których pojedyncza wartość faktury nie przekracza 450 zł brutto oraz którzy nie osiągają łącznej sprzedaży miesięcznej powyżej 10 000 zł brutto miesięcznie, obowiązek ten został odroczony do 1 października 2026 roku. 

Rola biura rachunkowego we wdrażaniu KSeF

Biura rachunkowe stoją przed wyjątkowym wyzwaniem, ponieważ do wdrożenia KSeF będą musiały przygotować nie tylko własną firmę, ale również mogą się spodziewać licznych zapytań ze strony obsługiwanych przez siebie przedsiębiorców. Czy Twoi klienci wiedzą, jakie zmiany ich czekają? Czy będą potrzebowali Twojej pomocy w integracji swoich systemów z KSeF lub przechodzeniu z tradycyjnego na elektroniczny obieg dokumentów?

Z punktu widzenia właścicieli biur rachunkowych do najbardziej kluczowych obowiązków należeć będzie:

• weryfikacja obecnie używanych programów księgowych pod kątem ich integracji z KSeF;
• przeszkolenie własnych pracowników w zakresie obsługi nowego systemu;
• przygotowanie instrukcji i materiałów, które pomogą w sprawnym przeprowadzeniu klientów biura przez proces integracji systemów wewnętrznych przedsiębiorcy z KSeF;
• uzyskanie niezbędnych uprawnień do wystawiania i odbierania e-faktur w imieniu klientów;
• opracowanie procedur postępowania w przypadku awarii systemu.

Jak przygotować biuro rachunkowe i klientów na KSeF?

Przygotowanie się na wprowadzenie nowego obowiązku w firmie wymaga kompleksowego podejścia.

Jest to szczególnie istotne w kontekście prac nad systemem e-Faktur, które trwają od lat i wciąż są aktualizowane o nowe elementy, jak np. możliwość dołączania do faktury ustrukturyzowanej załącznika czy dopuszczanie przez ustawodawcę w okresie przejściowym możliwości dotychczas stosowanego obiegu dokumentów pod pewnymi warunkami. 

Określone kroki warto podjąć już teraz: 

Audyt obecnych systemów – pierwszym krokiem powinno być sprawdzenie, czy aktualnie używane w firmie oprogramowanie księgowe umożliwia integrację z KSeF, czy konieczna będzie inwestycja w nowe systemy. Szkolenia i edukacja – inwestycja w szkolenia przeprowadzane przez instytucje branżowe, webinary i e-booki tworzone przez specjalistów oraz śledzenie na bieżąco portali podatkowych i oficjalnych komunikatów na stronie Ministerstwa Finansów, na której ukazują się informacje dotyczące KSeF. Wiedza na temat funkcjonowania systemu centralnego, zasad ewidencjonowania i obiegu dokumentów, będzie niezbędna dla prawidłowego i sprawnego działania firmy. Testowanie bez presji czasu – KSeF od kilku lat jest dostępny w wersji testowej. Próbne wystawianie faktur i zaznajomienie się z systemem od wewnątrz, pozwoli z wyprzedzeniem zidentyfikować potencjalne problemy i wypracować procedury działania. Komunikacja z klientami – biura rachunkowe aktywnie powinny zachęcać swoich klientów do przechodzenia na elektroniczny obieg dokumentów. Warto rozważyć także przygotowanie szczegółowych instrukcji dla klientów z wyszczególnieniem wymogów, które w związku z wprowadzeniem KSeF będą musieli spełnić. 

Nie czekaj na ostatnią chwilę

Rok 2025 trzeba wykorzystać na solidne przygotowanie się do obowiązkowego wdrożenia systemu. Kluczowe znaczenie będzie miała edukacja pracowników biur rachunkowych, co z kolei pozwoli na sprawną i merytoryczną komunikację z klientami. Wcześniejsze rozpoczęcie pracy z centralnym systemem umożliwi sprawdzenie nowych rozwiązań w praktyce bez presji zbliżającego się terminu, kiedy nowe zasady zaczną obowiązywać powszechnie.

Integracja dotychczas używanych systemów do zarządzania fakturami z KSeF stanowi przełom w polskiej księgowości i poważne wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Jednak w dłuższej perspektywie przyniesie wiele korzyści w postaci automatyzacji procesów księgowych, szybszego obiegu dokumentów oraz łatwiejszego i bardziej przejrzystego dostępu do historii transakcji. Czy chcesz, aby Twoje biuro było gotowe na nowe obowiązki i mogło zaoferować klientom profesjonalne wsparcie? Biura rachunkowe, które odpowiednio wcześnie przygotują się do nadchodzących zmian, zyskają przewagę konkurencyjną i będą mogły sprawnie przeprowadzić klientów przez proces transformacji.