Przedsiębiorco! Myślisz, że biuro rachunkowe wypełni za Ciebie zobowiązania KSeF? Lepiej sprawdź to zawczasu

Termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w ostatnich latach był przesuwany już kilkukrotnie. Zgodnie z najświeższymi informacjami podawanymi przez Ministerstwo Finansów KSeF stanie się obowiązkowy dla poszczególnych grup przedsiębiorców pomiędzy 1 lutego 2026 r. (dla dużych podatników) a 1 stycznia 2027 r. (w przypadku najmniejszych podatników). Nie warto jednak zwlekać z przygotowaniami do jego wdrożenia, ponieważ  odpowiedzialność za spełnienie tego wymogu prawnego spoczywa na Tobie, przedsiębiorco, a nie na obsługującym Cię biurze rachunkowym.

Wielu przedsiębiorców żyje w błędnym przekonaniu, że skoro płacą za obsługę księgową, to właśnie biuro rachunkowe zajmie się wdrażaniem w ich firmie wszelkich nowelizacji przepisów czy nowych systemów raportowania, najlepiej bez ich udziału. Rzeczywistość jednak mocno weryfikuje takie założenia, zwłaszcza w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF – przypominamy podstawowe informacje

Krajowy System e-Faktur to nie kolejna aplikacja lub program do prowadzenia księgowości, lecz centralna platforma administrowana przez Ministerstwo Finansów, służąca do wystawiania i kontrolowania obiegu faktur w Polsce. 

System ten całkowicie zmieni sposób, w jaki dokumentujemy transakcje gospodarcze. Faktury będą wystawiane w ustandaryzowanym formacie elektronicznym, a ich obieg będzie w pełni cyfrowy. Co więcej, każda faktura będzie musiała zostać zarejestrowana w centralnej bazie prowadzonej przez administrację skarbową, zanim trafi do odbiorcy. 

To fundamentalna zmiana w sposobie prowadzenia dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa, która wymaga nie tylko dostosowania technicznego, ale także zmiany nawyków i procesów w firmie.

Biuro rachunkowe nie załatwi za Ciebie wszystkiego

Spora część przedsiębiorców ma nadzieję, że ciężar wdrażania w ich firmach KSeF spadnie na barki obsługujących ich biur rachunkowych. Nic bardziej mylnego. Co prawda biuro rachunkowe zapewne będzie służyło wsparciem merytorycznym i technicznym swoim klientom, lecz z pewnością nie załatwi za Ciebie wszystkiego.

O ile w umowie z biurem rachunkowym mogą znaleźć się zapisy dotyczące działań związanych z KSeF, jak np. pobieranie faktur z systemu zlecone księgowemu, tak ostatecznie weryfikacja i zatwierdzenie każdego dokumentu pod kątem jego zgodności ze stanem faktycznym będzie obowiązkiem wystawcy faktury, czyli Twoim, przedsiębiorco. Podobnie jak bieżące fakturowanie w sposób zgodny z wytycznymi KSeF, ponieważ na fakturze ustrukturyzowanej nie będzie możliwości ręcznej edycji daty.

To możesz zrobić już teraz

Jeśli korzystasz z własnego programu do wystawiania faktur, to na Tobie spoczywa również obowiązek upewnienia się, czy jest on zintegrowany z KSeF. Być może to dobry moment, aby poszukać alternatywnego rozwiązania, jeśli obecnie stosowane nie gwarantuje zgodności z mającymi wejść w życie przepisami. Wdrożenie KSeF potraktuj jako impuls do modernizacji Twojej firmy.

Już teraz warto wprowadzić w firmie elektroniczny obieg dokumentów, np. z systemem SaldeoSMART, który znacząco upraszcza przygotowanie do KSeF. To kompleksowe rozwiązanie automatycznie integruje się z rządowym systemem bez konieczności poznawania jego rządowego interfejsu. 

SaldeoSMART usprawnia nie tylko komunikację z biurem rachunkowym, ale też cały proces zarządzania fakturami – wystawiasz je jak dotychczas, a system weryfikuje przed wysyłką (co minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury z przyczyn formalnych) i wysyła je do KSeF. Dodatkowo umożliwia pobieranie faktur z KSeF i oznaczanie ich odpowiednimi statusami oraz zapewnia mobilny dostęp, więc możesz zarządzać fakturami z dowolnego miejsca i urządzenia. 

Czy Twoje biuro rachunkowe jest gotowe na KSeF?

Z wyprzedzeniem upewnij się, czy biuro rachunkowe, z którego usług korzystasz, jest na bieżąco z wszelkimi aktualizacjami dotyczącymi KSeF i czy w razie potrzeby możesz liczyć na wsparcie merytoryczne i techniczne księgowych wyposażonych w odpowiednią wiedzę.

Jeśli jednak rozważasz zmianę obsługującego Cię biura rachunkowego, sprawdź korzyści wynikające ze współpracy ze specjalistami korzystającymi z SaldeoSMART i rozwiązania SMARTduet: 

Automatyzacja procesów związanych z KSeF – faktury są pobierane z KSeF i wysyłane bez konieczności logowania się do platformy rządowej, co eliminuje również ryzyko popełnienia błędów przy wprowadzaniu danych ręcznie.

Intuicyjny interfejs – dostęp do wszystkich funkcji KSeF z poziomu SaldeoSMART bez konieczności poznawania interfejsu systemu rządowego. Wszystkie operacje wykonywane są w ramach jednego, spójnego środowiska. 

Zaawansowana weryfikacja i kontrola dokumentów – poprawność faktur jest automatycznie sprawdzana przed wysyłką do KSeF, status wysłanych dokumentów jest monitorowany. 

Oszczędność czasu i zasobów – automatyzacja procesów od wprowadzania danych po ich archiwizację i eliminacja manualnego fakturowania, co daje możliwość skupienia się na rozwoju biznesu, zamiast na kwestiach administracyjnych. 

Wsparcie biura rachunkowego – możliwość korzystania z eksperckiej wiedzy w zakresie dostosowania procesów do wymogów KSeF, przygotowania procedur i przeszkolenia pracowników oraz bieżących zmian w przepisach. 

Zgodność z przepisami – poczucie bezpieczeństwa wynikające z gwarancji prawidłowego wystawiania i przesyłania faktur zgodnie z wymogami prawnymi oraz minimalizacji potencjalnych problemów. Pełna kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie. 

Korzystanie z SaldeoSMART oraz funkcji SMARTduet to idealne rozwiązanie, aby zachować większą autonomię w zarządzaniu swoją firmą oraz mieć pewność, że wszystko odbywa się zgodnie z przepisami.

Podsumowanie

Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur to systemowa zmiana, która prędzej czy później dotknie wszystkich przedsiębiorców. Nie zwlekaj więc i przygotuj się na nowe obowiązki już teraz. Pamiętaj, że odpowiedzialność za dostosowanie funkcjonowania firmy do wymagań KSeF spoczywa na Tobie jako właścicielu biznesu. Biuro rachunkowe może być Twoim partnerem w tej zmianie, ale nie przejmie od Ciebie wszystkich obowiązków. 

Działaj z wyprzedzeniem, a unikniesz stresu w przyszłości. Nie czekaj na ostatnią chwilę, gdy presja czasu będzie powodować dodatkowe napięcia