Ochrona danych osobowych w KSeF. Jak Krajowy System e-Faktur ma się do RODO?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucję w sposobie wystawiania i przechowywania faktur. Ale wraz z nim pojawiają się pytania o bezpieczeństwo danych osobowych. Czy system państwowy rzeczywiście spełnia wymogi RODO? Jak chronione są dane klientów i przedsiębiorców? W tym artykule przyjrzymy się, jak KSeF realizuje zasady ochrony danych osobowych i jak Ministerstwo Finansów dba o te dane. Sprawdźmy, jak prezentują się zasady RODO w KSeF.

Wszystko, co musisz wiedzieć, o bezpieczeństwie danych w KSeF:

• KSeF przetwarza dane osobowe z faktur, więc podlega zasadom RODO.
• przedsiębiorca pozostaje administratorem danych po wysłaniu ich do KSeF.
• każda faktura ma unikalny ID KSeF, chroniący przed fałszerstwem.
• weryfikowany dostęp ogranicza ryzyko nieuprawnionego użytkowania.

Jakie dane przetwarza KSeF i w jakim celu?

Podstawowym zadaniem Krajowego Systemu e-Faktur jest ujednolicenie przesyłu faktur, co ułatwia proces fakturowania i przyspiesza kontrole urzędu skarbowego. Jest to także zapewnienie większej transparentności działań firmy, minimalizujące ryzyko np. oszustw podatkowych.

Do KSeF przesyłane są faktury ustrukturyzowane. Podobnie do swoich klasycznych odpowiedników, zawierają nie tylko informacje o zakupionym towarze czy usłudze i ich cenę, ale też dane osobowe sprzedawcy i nabywcy. Zgodnie z RODO to dane, które powinny być chronione przed nieupoważnionym dostępem.

Krótkie przypomnienie, czym jest RODO

RODO (rozporządzenie o ochronie danych osobowych) to zestaw przepisów Unii Europejskiej, który obowiązuje od maja 2018 roku. Zasady RODO regulują sposób przetwarzania danych osobowych osób fizycznych, aby ich przepływ był utajniony i zabezpieczony. RODO musi być przestrzegane przez wszystkie firmy i organizacje działające w państwach członkowskich.

Kto odpowiada za zgodność z RODO w KSeF?

Przedsiębiorca jest dalej administratorem danych uzupełnionych w wystawianych fakturach, a nie Ministerstwo Finansów. Chociaż MF udostępnia platformę KSeF, to obowiązek przestrzegania RODO spoczywa na właścicielu firmy, który powinien wdrożyć środki chroniące przesłane dane. Ma zadbać też o przekazanie informacji do osób, których dane są przetwarzane, na temat zgodności z przepisami.

KSeF a RODO – najczęstsze obawy firm

Czego przede wszystkim boją się przedsiębiorcy w kontekście KSeF a RODO?

• wycieku danych osobowych kontrahentów i klientów;
• braku kontroli nad danymi po przesłaniu ich do KSeF;
• dostępu do danych przez nieuprawnione osoby i instytucje;
• ryzyka cyberataków na Krajowy System e-Faktur;
• trudności w zapewnieniu zgodności własnych systemów z RODO.

Ochrona danych osobowych w KSeF

Przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy, zadają sobie pytanie, jak wygląda ochrona danych osobowych w KSeF. Jak chronione są dane kontrahentów i czy system na pewno jest zgodny z zasadami RODO? 

Jak Ministerstwo Finansów zabezpiecza dane w KSeF?

Powinno się pamiętać, że przed korzystaniem z Krajowego Systemu e-Faktur KSeF, każdy przedsiębiorca musi przejść przez proces autoryzacji. W tym celu niezbędne jest podanie danych osobowych właściciela firmy oraz przejście weryfikacji. Jest wiele metod uwierzytelniania konta KSeF, a najbardziej intuicyjne to użycie Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a także złożenie zawiadomienia (ZAW-FA).

Jeśli księgowością danego przedsiębiorcy opiekuje się osoba z zewnątrz, np. biuro rachunkowe, konieczne jest wskazanie danych osób włączonych do procesu. To zapewnia transparentność i pewność, że tylko uprawnione osoby mają dostęp do faktur ustrukturyzowanych oraz danych kontrahentów.

Co więcej, każda faktura ustrukturyzowana wystawiana w ramach systemu KSeF, posiada swój własny numer identyfikacyjny (ID KseF). To aż 32 znaki rozdzielone myślnikami, które mają uniemożliwić próby fałszowania i modyfikowania faktury.

Bezpieczeństwo po stronie systemów takich jak SaldeoSMART

Przedsiębiorcy korzystający z systemów SaldeoSMART mogą być spokojni – to, jak działa platforma, jest w pełni zgodne z przepisami RODO. Dokładnie dbamy o ochronę danych osobowych w integracji z KSeF i w innych działaniach związanych z księgowością. Co więcej, jako administrator przesyłanych danych, zapewniamy prawo dostępu do nich i uzyskania kopii. Można je także sprostować, żądać ich usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.

FAQ

Jak długo KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane?

Faktury są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur aż przez 10 lat. System zapewnia ich bezpieczne przechowywanie, a dane są ściśle chronione.

Czy integracja z narzędziami zewnętrznymi nie zwiększa ryzyka naruszeń?

Integracja KSeF z systemami zewnętrznymi jest bezpieczna, jeśli narzędzia stosują odpowiednie zabezpieczenia i przestrzegają RODO (tak jak SaldeoSMART).

Czy dane osobowe na fakturach są bezpieczne w KSeF?

Tak, KSeF stosuje środki techniczne i organizacyjne, które chronią dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem. Dostęp do faktur mają tylko uprawnione osoby, a każda faktura posiada unikalny identyfikator.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART