Kamila Bator 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Krajowy System e-Faktur wprowadza wiele zmian do dotychczasowych sposobów fakturowania. Firmy, które przez lata stosowały własne schematy, zastanawiają się teraz, czy muszą je zmieniać i jak zachować porządek w dokumentach. Pojawiają się pytania, jak prowadzić numerację faktur wewnętrznie oraz jak robić to za pomocą KSeF ID. W naszym dzisiejszym artykule opowiemy więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur i jego wpływu na numery faktur.
Numeracja faktur w KSeF – ID KSeF i inne zmiany
Zacznijmy od tego, że każda faktura wystawiona za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur staje się fakturą ustrukturyzowaną. Tym samym dotyczą jej nieco inne zasady (np. wprowadzania korekty) niż w klasycznych fakturach sprzedaży. Każda faktura wystawiona w KSeF otrzymuje swój własny, unikatowy numer ID KSeF. Jest to jedna z danych technicznych, które wyróżniają dokument w systemie. Warto też pamiętać, że nie ma możliwości manualnego nadania ID KSeF przez podatnika – wszystko to dzieje się automatycznie.
Zgodnie z ustawą o VAT, art. 106na a:
„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. […] Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę”.
KSeF ID różni się znacząco od standardowej numeracji faktur stosowanej na co dzień w księgowości przedsiębiorstw. Każdy numer ID KSeF ma bowiem 32 znaki, a w jego skład wchodzą NIP sprzedawcy (10 znaków), data przesłania faktury (8), część techniczna generowana automatycznie (12) oraz suma kontrolna (2).
Czy dotychczasowy system numeracji wymaga modyfikacji?
Warto wiedzieć, że numeracja faktur w KSeF i dotychczasowy system numeracji używany wewnętrznie, to dwa różne systemy, które wzajemnie się nie wykluczają. ID KSeF otrzymują tylko dokumenty dodane do elektronicznego systemu Ministerstwa Finansów. Zwykłe faktury w księgowości firmy powinny cały czas mieć swoje kolejne numery, co ułatwi ich identyfikację.
W obliczu zmian związanych z KSeF nie ma obowiązku modyfikowania dotychczasowej numeracji faktur. Przedsiębiorca ma obowiązek nadal stosować własny, wewnętrzny numer (np. FV/2026/13) zgodny z przepisami o VAT. W przypadku faktur ustrukturyzowanych system nadaje im dodatkowo identyfikator KSeF (ID), który służy do identyfikacji dokumentu w KSeF.Chociaż korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla wybranych firm dopiero w 2026 roku, warto już teraz znać różnice w numeracji dla KSeF i dla systemów wewnętrznych. Odpowiednie przygotowanie księgowych oraz zapewnienie wygodnych narzędzi to klucze do sukcesu.
Jak zachować ciągłość numeracji faktur w nowych warunkach?
Wprowadzenie KSeF nie oznacza konieczności rezygnacji z dotychczasowych schematów numeracji faktur. Kluczem do utrzymania porządku w dokumentacji jest połączenie unikalnego numeru ID KSeF z własnym systemem porządkowania dokumentów. Firmy powinny kontynuować numerację w znanym formacie, aby zachować jej ciągłość, jednocześnie korzystając z ułatwień systemu e-faktur.
Praktyczne wsparcie w numeracji z SaldeoSMART
W obliczu zmian związanych z numeracją faktur i wprowadzaniem KSeF pomocą przychodzą rozwiązania SaldeoSMART. Z nimi o wiele łatwiej jest nie tylko zachować ciągłość numeracji, ale i porządek w dokumentach wewnętrznych firmy. SaldeoSMART jest zintegrowane z z Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy unikają chaosu, błędów księgowych i problemów przy kontroli, ale i w pełni korzystają z możliwości, jakie dają cyfrowe rozwiązania.
Z SaldeoSMART można łatwo zarządzać dostępami do KSeF oraz kontrolować, kto może pobierać i wysyłać faktury ustrukturyzowane. System SaldeoSMART sprawdza też automatycznie poprawność wysłanych do KSeF faktur, by uniknąć błędów. Wygodna aplikacja SaldeoSMART pozwala wysyłać faktury z telefonu oraz być na bieżąco ze zmianami statusu faktur.
Co każda firma powinna wiedzieć o numeracji w KSeF?
Jest kilka kwestii, o których warto wiedzieć przed obowiązkowym wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur do rozliczeń.
- Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą KSeF.
- Numer ID KSeF mają jedynie faktury ustrukturyzowane.
- Pomimo wprowadzenia KSeF należy zachować ciągłą numerację faktur.
Numeracja faktur w KSeF – wygoda czy wyzwanie?
Po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur, każda faktura otrzyma indywidualny numer ID KSeF. Numer ten to potwierdzenie, że dokument trafił do rządowego systemu. Czy jest to zmiana na plus, czy może dodatkowe wyzwanie? Na pewno warto poszerzać swoją wiedzę o poszczególne aspekty związane z nowym systemem. KSeF ma ułatwiać zarządzanie fakturami i wpływać na ich większą transparentność. Dzięki niemu będziesz miał pewność, że żadna faktura nie zginie. Jeśli zadbasz o zintegrowane narzędzia do pracy z KSeF, szybko przekonasz się jakie korzyści daje cyfryzacja dokumentów!
