KSeF – nowy termin dla mikroprzedsiębiorców. Jakie zmiany jeszcze przed nami?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) był już kilkakrotnie odkładany, ale teraz okazuje się, że to nie koniec zmian. 5 listopada 2024 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt zmiany ustawy o podatku od towarów i usług modyfikujący wcześniejsze przepisy w zakresie tego podatku, a także innych ustaw.

Projekt precyzuje, kiedy i dla kogo obowiązkowe stanie się wystawianie faktur przez KSeF. Wprowadza także pewne wyjątki, które będą dotyczyły mikroprzedsiębiorców. Projekt ten został zwolniony z obowiązku opracowywania założeń projektu ustaw na podstawie wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Jeżeli dojdzie do jego uchwalenia przez Sejm, czeka nas sporo kolejnych zmian.

Kto spełnia definicję mikroprzedsiębiorcy?

Mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który spełnia określone warunki dotyczące rozmiaru działalności gospodarczej. Zgodnie z definicją zawartą w polskim prawie oraz przepisach Unii Europejskiej, to firma, która:

• Zatrudnia mniej niż 10 pracowników.
• Osiąga roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro (około 9 milionów złotych) lub ma sumę aktywów bilansu nie większą niż 2 miliony euro.

Przesunięcie obowiązkowego KSeF dla mikroprzedsiębiorców

Wspomniane zmiany w ustawie wprowadzane przez Ministerstwo Finansów dotyczą przede wszystkim odroczenia terminu obowiązkowego korzystania z KSeF przez mikroprzedsiębiorców.

Zgodnie z nowymi przepisami, dla przedsiębiorców, których pojedyncza wartość faktury nie przekracza 450 zł, oraz którzy nie osiągają łącznej sprzedaży w trakcie miesiąca powyżej 10 000 zł, obowiązkowe e-fakturowanie weszłoby w życie dopiero od 1 października 2026 roku.

Oznacza to, że do tego momentu mikroprzedsiębiorcy mogliby dokumentować swoje transakcje bez użycia systemu KSeF.

Co jeszcze się zmieni w obowiązkach podatkowych?

Wprowadzenie kolejnych zmian w przepisach ustawy o KSeF obejmowałoby również inne kwestie.

• Wystawianie faktur na kasach rejestrujących – będzie możliwe tylko do 31 lipca 2026 roku.
• Numer KSeF przy realizacji płatności za fakturę – nie będzie obowiązkowy do 31 lipca 2026 roku.
• Tryb offline – dobrowolne stosowanie trybu offline będzie możliwe do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie tryb offline będzie możliwy tylko w przypadku awarii systemu lub trybu offline u podatnika.
• Dobrowolne wystawianie faktur dla osób prywatnych – będzie możliwe wystawianie faktur w KSeF dla osób prywatnych, z obowiązkiem zapewnienia dostępu nabywcy do faktury.
• Załączniki do faktury – pojawi się możliwość dołączania załączników do faktur – opcja dobrowolna.
• Instalacja certyfikatów do kodów QR – przed obowiązkowym wprowadzeniem KSeF podatnicy będą mogli wcześniej wygenerować i pobrać certyfikaty niezbędne do wystawiania faktur w KSeF.
• Obowiązek wskazywania NIP jednostki podległej JST – umożliwi bezpośredni dostęp jednostek podległych JST do e-faktur.

KSeF nie dla każdego

Obowiązek stosowania KSeF nie dotyczy jednak wszystkich podatników. Zgodnie z projektem ustawy, z obowiązku e-fakturowania zwolnione będą osoby, które:

• Nie mają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski,
• Stosują procedury szczególne, takie jak procedury z Działu XII ustawy o VAT,
• Sprzedają towary lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Co istotne, Ministerstwo Finansów przewiduje również możliwość dobrowolnego wystawiania faktur w KSeF. A także elastyczność w stosowaniu systemu w przypadku przedsiębiorców, którzy z różnych powodów nie są w stanie korzystać z KSeF. Mogą to być np. problemy techniczne czy specyfika działalności.

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur zmieniłyby zasady e-fakturowania w Polsce, zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorców. Odroczenie obowiązkowego wprowadzenia KSeF dla firm z niskim obrotem do 1 października 2026 roku to istotna zmiana. Ma na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowanie się do nowych przepisów. Czy to na pewno ostatnia modyfikacja? Czas pokaże!

Katarzyna Ptak

Ukończyła studia magisterskie na kierunku Ekonomia Międzynarodowa na Uniwersytecie Jagiellońskim. Obecnie pełniąc rolę Marketing Managera w BrainSHARE IT (producenta SaldeoSMART) z pasją podchodzi do analizy danych i automatyzacji marketingu. W swojej karierze, zdobyła bogate doświadczenie w różnych aspektach marketingu, aktualnie zarządza strategią marketingową SaldeoSMART.