KSeF – jednak nie 1 lipca 2024 roku

Krajowy System e-Faktur to z pewnością jeden z najgłośniejszych i najbardziej poruszających firmy tematów w 2024 roku. Według wcześniejszych zapowiedzi część przedsiębiorców miała być zobowiązana do korzystania z niego już od 1 lipca 2024, kolejna grupa od 1 stycznia 2025. Ministerstwo Finansów zdecydowało się jednak na istotne zmiany w tym harmonogramie. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to nowy standard fakturowania wdrożony z uwagi na obowiązujące przepisy unijne, które zakładają wprowadzenie jednolitych, ustrukturyzowanych faktur przez przedsiębiorców państw członkowskich. System umożliwia generowanie, przesyłanie i odbieranie strukturalnych faktur, centralizując cały proces w jednym miejscu – na rządowej platformie.

Terminy wprowadzenia KSeF – od kiedy obowiązek?

Ministerstwo Finansów postanowiło wprowadzić KSeF etapami, zaczynając od dobrowolnego przystąpienia przedsiębiorców od stycznia 2022 roku. W kolejnym kroku, już od lipca 2024 roku, korzystanie z KSeF miało stać się obowiązkowe dla czynnych podatników VAT. Natomiast od stycznia 2025 roku obowiązek ten miał objąć także podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur. Ten harmonogram uległ jednak zmianie.

19 stycznia 2024 roku nowy Minister Finansów zapowiedział audyt Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero na podstawie jego wyników ogłoszone zostaną terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF. Wszystko po to, by wyeliminować ewentualne błędy i nie dopuścić do sytuacji, w której przedsiębiorcy nie będą mogli wystawić faktur.

KSeF – etapy wprowadzania

Według ustalonych wcześniej zasad obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć ma dwóch grup podatników, w zależności od ich statusu. Każda z tych grup ma zacząć obligatoryjne przesyłanie faktur do nowego systemu w różnych terminach.

• Czynni podatnicy VAT – Osoby prowadzące działalność gospodarczą, zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni, będą zobligowane do korzystania z KSeF wcześniej, w pierwszym etapie.
• Podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – Grupa ta obejmuje nievatowców, czyli podatników, którzy ze względu na specyfikę swojej działalności są zwolnieni z VAT. Oni również będą musieli przystosować się do korzystania z Krajowego Systemu e-F w zakresie wystawiania faktur, ale później niż pierwsza grupa.

Ponadto istnieją określone przypadki, w których podatnicy nie są zobowiązani do korzystania z KSeF. W tej grupie znajdują się przedsiębiorcy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Czy podział na te dwa etapy zostanie zachowany w nowym harmonogramie? – zobaczymy w najbliższym czasie.

Nie czekaj do ostatniej chwili!

Krajowy System e-Faktur to nie tylko nowy wymóg legislacyjny, ale także szansa na usprawnienie i optymalizację procesów księgowych. Wiele programów księgowych już od dłuższego czasu jest zintegrowanych z rządową platformą, co ułatwia przejście na nowy standard fakturowania. Zamiast więc zwlekać, warto działać teraz, stosując dostępne możliwości technologiczne.

Przedsiębiorcy, którzy wcześnie zaczną korzystać z KSeF, zyskają kilka ważnych benefitów. Po pierwsze, wyeliminują ryzyko opóźnień czy problemów z dostosowaniem się do nowych przepisów w ostatniej chwili. Po drugie, zyskają czas na przygotowanie i modyfikację wewnętrznych procesów, co przełoży się także na efektywniejsze zarządzanie dokumentacją finansową. Po trzecie, będą mieli też okazję w odpowiednim momencie sprawdzić, czy ich system księgowy jest zintegrowany z KSeF. Jeśli nie jest – zostanie im czas na to, by podjąć konieczne decyzje dotyczące wykorzystywanych w firmie technologii.

A jakie technologie mogą pomóc w pracy z KSeF? SaldeoSMART jako pierwsza platforma księgowa w Polsce wprowadziła bezpłatną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur jeszcze w 2022 roku.  Zachęcamy do sprawdzenia naszych materiałów na temat KSeF i filmów instruktażowych na platformie YouTube.

Nadchodzą zmiany nie tylko związane z KSeF

Niezależnie od tego, kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, z SaldeoSMART masz pewność, że jesteś gotowy/a na zmiany. Nasze prace nie skupiają się jedynie wokół tematu KSeFu, dlatego już teraz zapraszamy do zapoznania się z nowościami usprawniającymi pracę w księgowości.

Nowa funkcja w SaldeoSMART to zmiana w systemie pracy i rewolucja w podejściu do rozrachunków. Dzięki AI możemy połączyć automatycznie transakcji z dokumentami dokonać rozrachunków za użytkownika. Koniec z pracą detektywa i tropieniem zaległych płatności czy dokumentów do transakcji. Zachęcamy do zapoznania się z nową funkcjonalnością.