Kontrahenci zagraniczni a KSeF

Co w przypadku zagranicznych kontrahentów z którymi współpracujemy? Czy jeśli otrzymamy fakturę od firmy zagranicznej musimy ją zgłosić w KSeF? Sprawdź odpowiedzi w naszym artykule.

Faktury od zagranicznych firm

Głównym przesłaniem ministerstwa, jest założenie, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest przeznaczony do zgłaszania faktur od dostawców zagranicznych. Jednym słowem, nie musimy dodawać faktur od firm z zagranicy do KSeF.

Inaczej jest, jeśli podmiot zagraniczny posiada polski numer identyfikacji podatkowej (NIP). Wtedy może on działać poprzez upoważnionego pełnomocnika i mieć dostęp do KSeF. W tym celu niezbędne jest złożenie w Urzędzie Skarbowym zawiadomienia formularzem ZAW-FA. W tym zgłoszeniu podmiot zagraniczny powinien wyznaczyć konkretne osoby do korzystania z KSeF, które będą miały prawo do nadawania oraz odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz uzyskiwania dostępu do faktur.

Faktury dla zagranicznych podmiotów

Faktury przeznaczone dla podmiotów zagranicznych (które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce) będą wymagały wystawienia za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur od 1 lipca 2024 roku. Niemniej jednak przekazywanie takiej faktury w formie elektronicznej do zagranicznego kontrahenta (który nie ma dostępu do KSeF) powinno być realizowane poprzez przekaz wizualny (na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej), z dołączonym kodem QR.

Ten sposób przekazywania faktur będzie dotyczył sytuacji, w których:

1) miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju albo terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą towaru lub usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju lub
3) nabywcą towaru lub usługi jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Jeżeli polski podatnik VAT upoważni do wystawiania faktur podmiot spoza terytorium Polski – upoważnienie takie będzie zobowiązywało wystawiającego faktury do korzystania z KSeF.

Zyta Rabka

Product Marketer SaldeoSMART. Absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego i Uniwersytetu Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie, doświadczona managerka z certyfikatem Prince2, która specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i marketingiem produktowym. Na co dzień zajmuje się dopasowaniem produktu do oczekiwań rynku i efektywną komunikacją SaldeoSMART do klientów. Pasjonują ją nowe technologie i aplikacje. Nie stroni od wysiłku fizycznego i dźwigania kilogramów zwłaszcza w martwym ciągu.