Kontrahenci zagraniczni a KSeF

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak wygląda obowiązek raportowania w KSeF w przypadku współpracy z zagranicznymi firmami. Czy każda faktura musi trafić do Krajowego Systemu e-Faktur? Jakie znaczenie ma program do faktur zagranicznych? Sprawdź najważniejsze informacje.

Faktury zagraniczne a KSeF

Zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest przeznaczony do rejestrowania faktur otrzymywanych od zagranicznych dostawców. Oznacza to, że nie trzeba przesyłać do KSeF faktur zakupu wystawionych przez kontrahentów zagranicznych.

Podmiot zagraniczny z polskim NIP a dostęp do KSeF

Inaczej wygląda sytuacja, gdy zagraniczna firma posiada polski numer identyfikacji podatkowej (NIP). Taki podmiot może korzystać z KSeF za pośrednictwem upoważnionego pełnomocnika. W tym celu należy złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie na formularzu ZAW-FA.

W zgłoszeniu wskazuje się konkretne osoby fizyczne, które będą miały prawo do:

• nadawania i odbierania uprawnień w systemie KSeF,
  
• wystawiania faktur w imieniu firmy zagranicznej,
  
• przeglądania i pobierania faktur z systemu.
  

Jest to istotne z punktu widzenia zgodności z systemem rządowym, dlatego warto zadbać, by wykorzystywany program do wystawiania faktur zagranicznych umożliwiał integrację z KSeF.

Faktury dla kontrahentów zagranicznych – obowiązki od 2026 roku

Od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla poszczególnych podatników VAT w Polsce, faktury kierowane do podmiotów zagranicznych (nawet tych, które nie posiadają siedziby w Polsce) będą musiały być wystawiane za pośrednictwem KSeF.

Ponieważ zagraniczny nabywca nie ma dostępu do systemu, przekazanie dokumentu powinno odbywać się w formie wizualizacji faktury (PDF) przesłanej e-mailem, wraz z dołączonym kodem QR, który identyfikuje dokument w KSeF.

Stanowi to kolejny powód, by upewnić się, że wykorzystywany program do faktur zagranicznych jest przygotowany na te zmiany i obsługuje wystawianie faktur zgodnych z KSeF.

Jak wybrać program do wystawiania faktur zagranicznych?

Wybór odpowiedniego rozwiązania ma kluczowe znaczenie przy obsłudze klientów zagranicznych. Dobry program do wystawiania faktur zagranicznych powinien uwzględniać język faktury, różne waluty, stawki VAT dla eksportu, zgodność z KSeF.

Wszystkie powyższe funkcje mamy w SaldeoSMART. Platforma umożliwia:

• wystawianie faktur w języku polskim, angielskim i niemieckim,
  
• integrację z księgowością i systemami ERP,
  
• zgodność z KSeF (również dla podmiotów zagranicznych z NIP PL),
  
• automatyzację procesów (OCR, obieg dokumentów, rozliczenia).
  

To kompleksowy i elastyczny program do faktur zagranicznych, który doskonale sprawdza się w firmach obsługujących klientów międzynarodowych.

W jakich przypadkach faktura dla zagranicznych podmiotów musi trafić do KSeF?

Z chwilą wejścia w życie przepisów dla określonych podatników, obowiązek wystawienia faktury przez KSeF dla podmiotu zagranicznego powstanie, gdy:

1. Miejscem świadczenia usługi lub dostawy towaru jest terytorium innego państwa członkowskiego UE lub państwa trzeciego,
2. Nabywcą jest podmiot zagraniczny bez siedziby ani stałego miejsca działalności w Polsce,
3. Nabywca ma siedzibę za granicą, ale posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w danym zakupie np. niemiecka firma ma oddział w Polsce, ale kupuje usługę „dla centrali” – np. audyt systemu IT. Wtedy faktura również powinna być wystawiona do KSeF.

Dodatkowo, jeżeli polski podatnik VAT upoważni zagranicznego wystawcę faktury do działania w jego imieniu, to również obowiązuje go KSeF, a dokumenty muszą być wystawiane przez system.

Sprawdź nasz artykuł i dowiedz się od kiedy KSeF jest obowiązkowy.

Podsumowanie

KSeF a faktury zagraniczne to temat, który zyska na znaczeniu wraz z obowiązkowym wdrożeniem systemu od 2026 roku. Jeśli współpracujesz z kontrahentami spoza Polski, już teraz warto zadbać o odpowiedni program do wystawiania faktur zagranicznych, który będzie zgodny z przepisami, walutami i językami, oraz umożliwi obsługę KSeF w pełnym zakresie. Z SaldeoSMART jesteś gotowy na KSeF.

Zyta Rabka

W SaldeoSmart dbam o to, żeby nasze produkty mówiły językiem klientów – jasno, przekonująco i z odrobiną marketingowej magii. Tworzę strategie, materiały i kampanie odnośnie funkcji, aby pomóc firmom lepiej zarządzać finansami a biurom współpracować z klientami. Po godzinach zgłębiam tajniki efektywności (również w życiu codziennym) i testuję, ile kawy to już za dużo.