Jakie faktury należy oznaczyć kodem QR w KSeF?

W związku z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), na podatników nałożono obowiązek umieszczania kodów QR na wizualizacjach faktur udostępnianych w formie wydruku lub pliku PDF. Kody QR to graficzne symbole dwuwymiarowe, które umożliwiają identyfikację konkretnego dokumentu. Co to oznacza w praktyce dla przedsiębiorców? Czytaj dalej, by dowiedzieć się więcej.

Czym jest kod QR na fakturze z KSeF?

Kod QR na fakturze z KSeF to specjalny, graficznie wygenerowany symbol w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015, zawierający unikalny ciąg znaków. Dodatkowo towarzyszy mu opis zawierający numer identyfikacyjny faktury nadany w KSeF. Dzięki niemu odbiorca (np. klient, kontrahent, urząd) może łatwo zweryfikować autentyczność dokumentu. Na fakturze wystawionej w trybie online, która jest przekazywana nabywcy lub wykorzystywana poza systemem KSeF, umieszczany jest pojedynczy kod QR.

Kiedy faktura musi mieć kod QR?

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT (art. 106gb ust. 5), od 1 lipca 2024 r. każda faktura wizualizowana poza systemem KSeF musi być oznaczona kodem QR. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy:

• udostępniasz fakturę kontrahentowi,
• masz do czynienia z transakcjami międzynarodowymi (np. nabywca ma siedzibę poza Polską),
• faktura przekazywana jest poza systemem KSeF.

Kod QR nie jest obowiązkowy dla faktur przesyłanych wyłącznie wewnątrz KSeF (np. w ramach obiegu dokumentów wewnątrz firmy), jednak jego dodanie znacznie poprawia przejrzystość i bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

Kiedy konieczne jest zastosowanie dwóch kodów QR?

Na fakturze wystawionej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym, która jest przekazywana nabywcy poza systemem KSeF przed jej przesłaniem do KSeF, umieszczane są dwa kody QR:

• pierwszy opatrzony oznaczeniem „OFFLINE”,
• drugi zawierający opis „CERTYFIKAT”.

Natomiast na fakturze wystawianej w trybie offline, offline24 lub w trybie awaryjnym używanej poza KSeF po przesłaniu jej do systemu znajdzie się już wyłącznie jeden kod QR z napisem zawierającym numer KSeF faktury.

Kod QR na fakturach z KSeF – Zastosowanie

Celem kodu QR jest umożliwienie odbiorcy sprawdzenia autentyczności i poprawności faktury, zwłaszcza wtedy, gdy otrzymuje ją poza KSeF.

Co można sprawdzić dzięki kodowi QR?

• datę i godzinę wystawienia faktury,
• unikalny numer identyfikujący fakturę w KSeF,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• kwoty oraz stawki VAT.

Dzięki zeskanowaniu kodu nabywca zyskuje dostęp do informacji potwierdzających, że dokument faktycznie pochodzi z systemu, a dane na nim są zgodne z wersją zarejestrowaną w KSeF.

Drugi kod QR na fakturze offline – kluczowe informacje

Kod ten pełni istotną rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i wiarygodności faktury. Jego główne funkcje to:

• zapewnienie gwarancji autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury,
• umożliwienie sprawdzenia aktywności certyfikatu oraz tego czy właściciel certyfikatu posiada uprawnienia do wystawienia faktury w imieniu podatnika,
• oznaczanie faktur wystawionych w trybie offline24, offline i w trybie awaryjnym udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF.

Co ważne, do wygenerowania tego kodu niezbędne jest posiadanie certyfikatu KSeF.

Rewolucja w fakturowaniu coraz bliżej – Czas na przygotowania

Chcesz być na bieżąco z praktycznymi poradami, zmianami prawnymi i dobrymi praktykami dotyczącymi KSeF? Dołącz do naszej grupy na Facebooku.

Małgorzata Mizera

Specjalistka ds. Marketingu Produktu w firmie SaldeoSMART. Absolwentka Marketingu i Komunikacji Rynkowej na Uniwersytecie Ekonomicznym. Pasjonatka marketingu B2B, psychologii, makijażu oraz roślin doniczkowych. Na co dzień skupia się na dostosowaniu produktów do oczekiwań rynku oraz skutecznej komunikacji z klientami w ramach SaldeoSMART.