Jak będzie wyglądać praca księgowego po wprowadzeniu KSeF? I dlaczego warto już dziś o tym pomyśleć?

Ostatnio zadałam na moim profilu pytanie: Czy KSeF zabierze księgowym pracę? Dziś czas na moją odpowiedź.

Najwięcej argumentów za tą tezą mają pracownicy działów księgowych. Wynika to głównie ze strachu. A ten strach wynika z faktu, że traktują pracę jako zestaw wyuczonych, powtarzalnych czynności, które wykonują każdego dnia. I to całkiem normalne, że tak to postrzegają. Każdy z nas, niezależnie od stanowiska ma swoją tzw. „bieżączkę”. A w księgowości cykliczność pracy jest szczególnie widoczna.

Obecna sytuacja i stres związany z KSeF bardzo przypomina mi początki modułu OCR (mechanizmu do odczytywania faktur ze skanów) w SaldeoSMART.

Rok 2013

Cofnę się w czasie do roku 2013, kiedy to praca w biurze rachunkowym wyglądała mniej więcej tak:

1. Klient gromadził faktury w papierze – raz w miesiący przynosił je w teczce do biura, wysyłał kurierem lub czasami księgowy odbierał je osobiście
2. Faktury trafiały do młodszej (stażem) osoby, która przepisywała ręcznie dane z faktur do programu księgowego
3. Faktury trafiały następnie do starszej księgowej, która weryfikowała poprawność danych w programie i nadawała dekretację.
4. Następnie odbywał się proces księgowania i opracowania niezbędnych dokumentów i zestawień dla klienta.
5. Faktury (te papierowe) zalegały na półkach w biurze, więc klient dzwonił lub pisał gdy potrzebował zawartej w nich informacji.

Brzmi znajomo, prawda?

Rok 2023

Po 10 latach przygody z SaldeoSMART w biurach rachunkowych praca zmieniła swój bieg na miej więcej następujący:

1. Klient biura loguje się do aplikacji i umieszcza skany faktur samodzielnie (księgowy oszczędza czas)
2. OCR odczytuje dane z faktur (asystent księgowego oszczędza czas)
3. Pojawia się rola weryfikatora, który sprawdza poprawność odczytu (zmienia się rola asystenta księgowej)
4. SaldeoSMART nadaje automatycznie propozycje dekretacji (zmienia się forma pracy księgowego)
5. Dane wraz z dekretacją lądują w programie księgowym, gdzie księgowa weryfikuje księgowania i opracowuje dokumentację dla klienta
6. Do tego faktury od początku zasilają elektroniczne archiwum klienta, więc gdy potrzebuje zawartych w nich informacji, może po nie sięgnąć samodzielnie (kolejna oszczędność czasu księgowego).

Co obrazuje ten proces? Że zmiana zawsze wiąże się z modyfikacją utartego schematu. Zmniejszenie pracy w jednym miejscu tworzy nową potrzebę w innym. Ostatecznie każda forma automatyzacji pozwala na zwiększenie bazy klientów przy tym samym zespole.

To jak będzie z tym Krajowym Systemem eFaktur? Jestem pewna, że podobnie.

Jak to będzie wyglądać po wprowadzeniu KSeF?

1. Klient loguje się do SaldeoSMART, gdzie w sposób automatyczny zostały dla niego pobrane dane z faktur znajdujących się w KSeF (księgowy i klient oszczędzają swój czas)
2. SaldeoSMART wizualizuje fakturę i nadaje automatyczne dekretacje (znów oszczędza czas księgowy)
3. Księgowy weryfikuje faktury i dekrety. W tym miejscu mamy 3 możliwe scenariusze pracy z klientem:
   1. jeśli księgowy zna klienta i jego specyfikę pracy, pewnie szybko wyłapie które faktury nie powinny tracić do ksiąg jako koszt. Z pomocą komunikacji w SaldeoSMART może łatwo potwierdzić to z klientem,
   2. jeśli księgowy chce, aby to klient potwierdził czy faktury mają być księgowane, może skorzystać z tzw. mini-obiegu w SaldeoSMART. Korzystając z tej funkcji klient zbiorczo autoryzuje faktury lub część z nich odrzuca,
   3. jeśli klient to duży podmiot o skomplikowanych księgowaniach, z pomocą SaldeoSMART może przenieść na klienta obowiązek ustalenia co to za koszt, na jaki wymiar czy kategorię księgową przypada. Tutaj z pomocą przychodzi nam zaawansowany elektroniczny obieg dokumentów.
4. Ostatecznie faktury wraz z księgowaniami lądują w programie księgowym gdzie księgowa(y) opracowuje dokumentację dla klienta
5. Do tego faktury od początku zasilają elektroniczne archiwum klienta, więc gdy potrzebuje zawartych w nich informacji, może po nie sięgnąć samodzielnie (kolejna oszczędność czasu księgowego).

Na co trzeba się nastawić

Według mnie, to na czym w tym procesie zmiany powinien skupić się księgowy, to wybór narzędzia, który będzie standaryzował pracę z wszystkimi klientami. Bo nie ma nic gorszego jak proces zmiany, który wymaga indywidualnego podejścia do każdej firmy.

Tych zmian w procesie będzie tutaj sporo – zarówno na etapie zapisów umowy na usługi księgowe jak i w samym działaniu z dokumentami klienta.

Edyta Wojtas

Założycielka i Wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART. Absolwentka ekonomii na Uniwersytecie Ekonomicznym w Krakowie oraz Projektowania systemów informatycznych na Politechnice Warszawskiej. Od 2009 roku zajmuje się optymalizacją i automatyzacją procesów biznesowych w księgowości z wykorzystaniem nowoczesnych technologii, AI (artificial intelligence) i ML (machine learning). W BrainSHARE odpowiedzialna za kreowanie strategii i kierunków rozwoju firmy oraz produktu SaldeoSMART. Prywatnie miłośniczka wielu form tańca, jogi oraz artystycznej, wykwintnej kuchni.

SaldeoSMART