Agnieszka Ligocka 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Cyfrowa transformacja gospodarki w Polsce wchodzi w kolejny etap. Krajowy System e-Faktur, który niebawem zacznie obowiązywać, ma być centralną, cyfrową platformą do wysyłania, odbierania i przechowywania faktur. To ważny krok w stronę pełnej cyfryzacji, który może przynieść firmom wiele korzyści: szybszy obieg informacji, mniej błędów i większą kontrolę nad dokumentami. Jednocześnie dla przedsiębiorstw działających dotąd w tradycyjny, papierowy sposób będzie to poważna zmiana organizacyjna, wymagająca nowego podejścia i otwartości na technologię. Warto podjąć rękawicę dostosowania się do zmian już dziś. Dobrym punktem startu jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwoli przygotować firmę na pracę z fakturami w cyfrowym świecie.
Nie ma na co czekać
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że obowiązek korzystania z KSeF obejmie najpierw duże firmy, a mniejsze przedsiębiorstwa dostaną przynajmniej dwa dodatkowe miesiące na przygotowania. Rzeczywistość wygląda jednak inaczej. Jeśli współpracujesz z dużymi kontrahentami, Twoja firma również będzie musiała odbierać i weryfikować faktury w centralnym systemie już od 1 lutego 2026 r. To oznacza, że czasu na przygotowania jest coraz mniej i trzeba dobrze go wykorzystać. Najlepiej zaczynając od uporządkowania procesów pracy z dokumentami, które dzięki cyfrowym rozwiązaniom mogą stać się bardziej przejrzyste, szybsze i w dużej mierze zautomatyzowane.
Pierwszy krok w stronę cyfrowego obiegu
Wdrożenie z sukcesem elektronicznego obiegu dokumentów w firmie wymaga starannego zaplanowania. Pierwszym krokiem powinien być audyt obecnie stosowanego modelu pracy z fakturami. Kto je odbiera, kto zatwierdza, a kto przekazuje dalej? Jak przebiega wymiana dokumentów między firmą a biurem rachunkowym? To również dobry moment, by przeanalizować, czy wszystkie osoby faktycznie muszą być w te procesy administracyjno-finansowe zaangażowane i czy zakres ich odpowiedzialności, w tym dostęp do plików, jest jasno określony. Taka mapa pozwoli od razu zidentyfikować obszary, gdzie pojawiają się niepotrzebne przestoje i wąskie gardła. Ich eliminacja jest jednym z fundamentalnych celów wdrożenia cyfrowego obiegu.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Podstawową zaletą cyfryzacji procesów dotyczących obiegu dokumentów – przede wszystkim faktur sprzedażowych i kosztowych, ale także umów – jest realne usprawnienie codziennej pracy działów księgowych w firmach oraz w biurach rachunkowych.
Dzięki elektronicznemu obiegowi:
- dokumenty trafiają prosto do systemu i nie ma ryzyka, że zapomnimy o ich uwzględnieniu w zeznaniach podatkowych (w przeciwieństwie do papierowej faktury, która może się gdzieś zawieruszyć);
- jasno widać, kto i kiedy zaakceptował dany dokument i kogo możemy poprosić o dodatkowe wyjaśnienia w razie potrzeby;
- istotne informacje są łatwo dostępne, a ich wyszukanie nie wiąże się z koniecznością fizycznego przerzucania setek wydruków – wystarczy kilka kliknięć;
- zmniejsza się ryzyko błędów, wynikających z ręcznego przepisywania danych;
- wyeliminowany zostaje koszt wydruku i archiwizacji dokumentów w fizyczny sposób.
Strategia działania
Niezależnie od wielkości firmy, pierwsze kroki we wdrażaniu cyfrowego obiegu wyglądają podobnie. Po audycie dotychczasowego sposobu działania kolejnym etapem jest wyciągnięcie wniosków i przełożenie ich na praktyczny plan. Warto sprawdzić, ile dokumentów trafia miesięcznie do obiegu, ile czasu zajmuje ich obsługa i które osoby są w niego zaangażowane. Na tej podstawie można zaprojektować strukturę elektronicznego obiegu, jasno określając etapy – od przyjęcia dokumentu, przez weryfikację, po akceptację płatności – oraz przypisać odpowiedzialności poszczególnym pracownikom tak, by unikać wąskich gardeł. Równolegle warto przeanalizować możliwości narzędzia do obiegu dokumentów – w tym funkcje sztucznej inteligencji i automatyzacji, takie jak odczytywanie danych ze skanów dokumentów (moduł OCR) – oraz upewnić się, że wybrane rozwiązanie dobrze współpracuje z używanym w firmie programem księgowym. Koniecznie należy też zadbać o integrację z KSeF, aby faktury pobierane z centralnego systemu od razu trafiały do ustalonego procesu akceptacji i księgowania.
Wdrożenie cyfrowego obiegu to jednak nie tylko technologia, ale też zmiana nawyków w zespole. Naturalne jest, że część pracowników może podchodzić do niej z obawami. Dlatego tak ważne jest, by wskazać lidera, który jasno wytłumaczy kolejne etapy, odpowie na pytania i zadba o poczucie bezpieczeństwa. Warto też pamiętać, że nowy proces rzadko działa perfekcyjnie od pierwszego dnia – najlepiej założyć kilka okresów rozliczeniowych na testy i poprawki, tak aby obieg został realnie dopasowany do potrzeb firmy.
Podsumowanie
Nawet jeśli prowadzona przez Ciebie firma nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w KSeF już w pierwszym terminie od wejścia w życie nowych przepisów, to i tak powinieneś być gotowy na przyjmowanie takich dokumentów od swoich kontrahentów, których ten obowiązek obejmie już od 1 lutego 2026 r.
Jeśli wprowadzisz w swojej firmie elektroniczny obieg dokumentów, odbiór faktury ustrukturyzowanej będzie o wiele prostszy. Dokument będziesz mógł pobrać i praktycznie natychmiast rozpocząć proces księgowania. Bez drukowania i przekazywania papierowego dokumentu między poszczególnymi osobami.
Wprowadzenie w firmie elektronicznego obiegu dokumentów, to szansa na uwolnienie cennego czasu pracowników zajmujących się obiegiem dokumentu na poziomie firmy, a następnie także biura rachunkowego, które odpowiada za prowadzenie księgowości. Warto wykorzystać czas pozostały do obowiązkowego wdrożenia KSeF (a jest go już coraz mniej!) na przeprowadzenie małej cyfrowej rewolucji w swojej firmie i zamienienie ton papierowych dokumentów na jasny i przejrzysty system elektroniczny.
