Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Aktualizacja czerwiec 2025

Jeśli zajmujesz się księgowością, z pewnością spotkałeś się już z terminem KSeF – w jaki sposób Krajowy System e-Faktur wpłynie na codzienną pracę firm księgowych i właścicieli działalności gospodarczych? Czy e-faktury od 2026 roku będą już obowiązkowe? Jak odnaleźć się w świecie postępującej cyfryzacji? Podpowiadamy, co musisz wiedzieć na temat KSeF i odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania.

E-faktury od 2024? Co to KSeF?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to platforma teleinformatyczna wprowadzona przez Ministerstwo Finansów. O tym czym jest KSeF piszemy obszernie na naszych mediach informacyjnych, co istotne śledzimy też aktualizacje tematu. Już w 2024 roku Ministerstwo Finansów ogłosiło nowe daty wdrożenia KSeF. Co się zmieniło od tamtego czasu? Aktualne terminy znajdziesz poniżej.

Do czego służy KSeF, Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur powstał w celu stworzenia spójnego, jednolitego, centralnego rejestru faktur elektronicznych. Pozwala na ustandaryzowanie plików faktur i jednocześnie daje szansę na obniżenie kosztów prowadzenia i przetwarzania dokumentacji księgowej. Służy też archiwizowaniu faktur – przesyłane przez KSeF dokumenty będą w nim archiwizowane przez 10 lat.

Co to faktury ustrukturyzowane?

Faktury elektroniczne ustrukturyzowane to faktury elektroniczne wystawiane z użyciem Krajowego Systemu Faktur, a więc będące dokumentami zgodnymi z ogólnymi zasadami systemu i szablonami księgowymi.

Jak faktury ustrukturyzowane funkcjonują już teraz w praktyce? Przedsiębiorcy dobrowolnie mogą w tym roku wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Czego do tego potrzebują? Programu zintegrowanego z KSEF. Faktury są wystawiane, przesyłane i otrzymywane dzięki użyciu programów finansowo-księgowych i programów do fakturowania połączonych z systemem teleinformatycznym KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur). Oznacza to, że po zakończeniu sprzedaży podatnik łączy się z tym systemem, rejestruje w nim fakturę (faktura ta dostaje swój własny numer identyfikacyjny), a nabywca odbiera fakturę i potwierdza jej otrzymanie.

Co różni KSeF i PEF?

PEF to Platforma Elektronicznego Fakturowania, którą Ministerstwo Finansów wprowadziło już wcześniej, pozwalając na wymianę faktur ustrukturyzowanych. Służy on do obsługi zamówień publicznych – zarówno zamawiających, jak i wykonawców. PEF i KSeF to nie to samo – te dwa rozwiązania działają aktualnie równolegle, ale są innymi systemami.

Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?

Wiesz już, co to KSeF. Od kiedy korzystanie z niego będzie obowiązkowe? Jak to wygląda teraz?

Aktualnie korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe. System KSeF zaczął działać od 2022 roku i obecnie korzystanie z niego jest dobrowolne.

W wyniku zmian wprowadzanych do projektu KSeF przez Ministerstwo Finansów, zarówno dostawcy oprogramowania jak i końcowi użytkownicy czekają na nową strukturę dokumentów i wersje testowe. Umożliwią one dostosowanie się do kolejnych opublikowanych wytycznych i planowanego wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

W lutym 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla pierwszej grupy przedsiębiorców.

Zmiany terminów wdrożenia KSeF

Początkowe plany wdrożenia KseF zakładały że, będzie on obowiązkowy od 1 lipca 2024 roku, ale nie będzie dotyczył podatników podmiotowo i przedmiotowo zwolnionych z VAT, których miał objąć od 1 stycznia 2025. 

W wyniku dalszych prac nad Krajowym Systemem e-Faktur, w styczniu 2024 roku minister Andrzej Domański poinformował o przesunięcie wejścia KSeF ze względu na błędy, który zawierał system.

Rok 2024 to czas, w którym przeprowadzono liczne konsultacje z firmami IT, księgowymi i przedsiębiorcami i tak podjęto decyzję, że KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku.  W listopadzie 2024 r. Ministerstwo Finansów poinformowało o rozpoczęciu finalnych konsultacji prawnych i biznesowych w sprawie wdrożenia KSeF. 

KSeF – od kiedy obowiązkowy? Kto musi z niego korzystać?

Jak na obecną chwilę wygląda harmonogram wprowadzenia e-fakturowania poprzez platformę KSeF?

Ministerstwo Finanów ogłosiło, że:

• od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł brutto),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”. Czyli tych, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie). Te podmioty będą objęte obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Dla faktur VAT RR (dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych) dobrowolna możliwość wystawienia dokumentów w systemie KSeF będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

W czerwcu 2025 r. Ministerstwo Finansów ma udostępnić informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0. To pozwoli integratorom i dużym firmom na połączenie KSeF ze swoimi systemami. Firmy dostarczające oprogramowanie do fakturowania, otrzymają szczegółowe wytyczne dotyczące dokumentacji interfejsu programistycznego (API) oraz harmonogram testów rozwiązań, które umożliwią aktualizacje systemów by były zgodne z KSeF. 

W listopadzie 2025 r. Ministerstwo Finansów planuje udostępnienie wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Ma ona umożliwić przedsiębiorcom zapoznanie się z rozwiązaniem i funkcjonalnościami systemu KSeF, które będą obowiązkowe w kolejnym roku. 

Podsumowując – mimo że faktury elektroniczne ustrukturyzowane nie są jeszcze obowiązkowe, warto trzymać rękę na pulsie. Ministerstwo Finansów ogłosiło terminy, które pomogą przygotować się przedsiębiorcom i księgowym do nowego obowiązku. Według aktualnych danych wprowadzenie KSeF dla pierwszej z grupy podatników wejdzie w życie od lutego 2026 roku.