Co to jest token w KSeF

Token w KSeF, co to właściwie jest? Poniżej odpowiadamy na najczęściej pojawiające się pytania na temat tej metody uwierzytelniania. Przeczytaj informacje na czym polega i do kiedy będzie można stosować tokeny w Krajowym Systemie e-Faktur.

Co to jest token KSeF?

Token autoryzacyjny jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. o 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i określonego zakresu uprawnień. Możesz wygenerować token:

• do wystawiania faktur,
• do przeglądania faktur,
• umożliwiającego obie te czynności. 

Numer tokena może zostać zintegrowany z rozwiązaniem technicznym obsługującym KSeF. Na przykład z programami do automatyzacji księgowości i systemami do zarządzania firmami. Taka integracja pozwala na automatyczne otwieranie sesji w systemie KSeF bez udziału użytkownika, który wygenerował token. Z takiego rozwiązanie korzystamy w SaldeoSMART.

W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego ePUAP i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika w celu wysłania faktury do KSeF lub pobrania dokumentów zakupowych z systemu.

Token KSeF jest swego rodzaju niejawnym hasłem (kluczem), które umożliwia komunikację z KSeF.

Czy każdy pracownik musi mieć token KSeF?

Wystarczy wygenerować jeden token do KSeF z uprawnieniem do wystawiania i pobierania faktur, resztę praw w odniesieniu do użytkowników oraz poszczególnych operacji jakie mogą wykonać, można ustawić w SaldeoSMART.

Do kiedy obowiązuje token w KSeF

Token jest obecnie jedną z metod uwierzytelniania w KSeF. Będzie ona możliwa do końca 2026 roku. W oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0 oraz projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, od 1 lutego 2026 uwierzytelnianie w KSeF będzie możliwe także poprzez certyfikat. Korzystanie z dwóch rozwiązań będzie możliwe tylko do 31 grudnia 2026, wtedy z tych dwóch możliwości, pozostaną wyłącznie certyfikaty KSeF. Nowe zasady uwierzytelniania w KSeF opisujemy w dostępnym na blogu materiale.

Jak wygenerować token KSeF?

Ponieważ obecnie możliwa jest autoryzacja w KSeF za pomocą tokena, opisaliśmy szczegółowe zasady jak uzyskać token KSeF  w Centrum Pomocy. Znajdziesz tam jasne instrukcje i podpowiedzi wraz z wizualizacjami prezentującymi poszczególne etapy. Prezentujemy różne scenariusze, dotyczące KSeF w firmach i biurach rachunkowych. Podpowiadamy skąd pobrać token KSeF jak go unieważnić, co w przypadku prowadzenia kilku działalności, wystawiania faktur KSeF dla klienta biura rachunkowego i wiele więcej. 

Co to jest token KSeF – podsumowanie

Planowane wejście w życie obowiązkowego KSeF zbliża się wielkimi krokami (daty możesz sprawdzać tutaj: Od kiedy obowiązkowy KSeF – na bieżąco aktualizujemy wpis). Wciąż wiele rzeczy wymaga doprecyzowania ze strony ustawodawcy, ale regularne zapoznanie się z ogłoszonymi zasadami to dobry sposób na przygotowanie do nowego obowiązku. Autoryzacja w KSeF to istotne zagadnienie, związane z bezpieczeństwem biznesu. Podpowiadamy co to jest  token KSeF, kogo obowiązuje i do czego uprawnia, a także jak go wygenerować. Przypominamy też, że token do KSeF będzie formą autoryzacji dostępną tylko do końca 2026 roku. 

Jesteśmy gotowi na KSeF w SaldeoSMART, dzięki automatyzacji Ty też możesz z niego korzystać prosto i wygodnie!

Magdalena Neuberg

Digital Content Writer, od dłuższego czasu związana z branżą IT. W SaldeoSMART zajmuje się m.in. tworzeniem różnego rodzaju treści, pisaniem artykułów na temat programu, instrukcji, testowaniem nowych narzędzi i funkcji, a także przygotowywaniem materiałów i kursów szkoleniowych dla partnerów oraz klientów.