Kamila Bator 
0 .svg){kind=logo}
.svg){kind=logo}
Co znajdziesz we wpisie:
Znasz sytuację, kiedy podczas wyjazdu służbowego zbierasz każdy paragon i fakturę, żeby po powrocie rozliczyć delegację z szefem i księgową. Większość z nas zna. Przedstawiamy drogę faktury, którą my znamy z SaldeoSMART. Przygotowaliśmy case study pokazujące jak SaldeoSMART usprawnia procesy księgowe.
Prosta droga każdej faktury
Opłaciłeś pobyt na delegacji i otrzymałeś fakturę? Każdy z nas ma w kieszeni skaner dokumentów. Jak to zrobić? Wystarczy wziąć do ręki telefon zrobić zdjęcie faktury i dodać je przez aplikację mobilną SaldeoSMART bezpośrednio do systemu.
Obieg dokumentów
Droga takiej faktury jest łatwiejsza niż myślisz. System SaldeoSMART automatycznie wprowadza ją na listę faktur. Kiedy wejdziemy w detale tej faktury mamy komplet informacji oraz automatyczne sugestie co do kategorii księgowych i wymiarów. Dzięki nim skutecznie możemy opisać poniesiony wydatek i odpowiednio sklasyfikować go w systemie.
Łączenie transakcji z dokumentami
SaldeoSMART jest zintegrowane z firmowym rachunkiem bankowym, więc zrealizowany za fakturę przelew trafia automatycznie na listę transakcji bankowych. Kiedy wejdziemy w detale tej transakcji, widzimy wizualizację przelewu. Jest ona automatycznie połączona z fakturą. Funkcjonalność systemu pozwala przechodzić między dokumentami zarówno z poziomu faktury jak i z poziomu transakcji.
Kontrola Budżetu
Faktury zawierają cenne informacje. Ta o której opowiadamy trafiła automatycznie do budżetu działu handlowego, z którego pochodzi pracownik, który wygenerował dany koszt. Dzięki temu od razu kontrolujemy realizację budżetu w czasie rzeczywistym. To nowa funkcjonalność w SaldeoSMART, która pozwala na efektywne zarządzanie finansami i skuteczne planowanie.
Kolejne etapy obiegu dokumentów
Kiedy do SaldeoSMART logują się pozostali użytkownicy, obieg nabiera tempa. Bezpośrednia przełożona handlowca, w ramach procesu elektronicznego obiegu dokumentów w SaldeoSMART odpowiada za weryfikację i ostateczna akceptację faktury. Aby zrealizować swoje zdanie wchodzi w podgląd dokumentu i weryfikuje poprawność faktury oraz czy nadane wymiary są poprawne, czyli czy jest to faktura jej pracownika i czy została przypisana do odpowiedniego budżetu (np. działu handlowego), Oznacza, że faktura jest zweryfikowana do księgowania i zmienia etap w obiegu dokumentów. Jednym kliknięciem kieruję fakturę do księgowości.
Automatyzacja rozrachunków i ostateczna weryfikacja
W ostatnim etapie faktura trafia do biura rachunkowego. Dzięki wcześniejszej weryfikacji wewnątrz firmy, dokument jest już przygotowany do księgowania. Oczywiście księgowy zawsze może wprowadzić ostateczne poprawki. Jeśli nie ma nic do zmiany po prostu przesyła fakturę wraz z rozrachunkiem do programu księgowego i tym samym może zakończyć obieg dokumentów. Automatyzacja znacznie upraszcza i przyspiesza pracę z dokumentami.
A jak wejdzie KSeF?
Co w sytuacji kiedy wejdzie w życie obowiązkowy KSeF? Sytuacja będzie wyglądała podobnie, tylko droga faktury nie będzie wymagała robienia zdjęcia telefonem, ponieważ kontrahent od razu wystawi ją w Krajowym Systemie e-Faktur. SaldeoSMART automatycznie wykryje taką fakturę, którą osoba uprawniona będzie mogła zaakceptować i zweryfikować. Kolejne etapy także pozostają bez zmian: połączenie z transakcją, włączenie do konkretnego budżetu, akceptacja i przesłanie do księgowości… KSeF jest prosty z SaldeoSMART.
Zobacz CASE STUDY
Obejrzyj materiał i zobacz jak SaldeoSMART usprawnia pracę z dokumentami. Odpowiednie zaplanowanie procesów pozwala oszczędzić czas i skupić się na rzeczach, które w biznesie są naprawdę ważne.
Podsumowanie
Do systemu SaldeoSMART spływają faktury z wyjazdów, stacji benzynowych, spotkań biznesowych i wiele innych, które generują pracownicy firmy. Dzięki dostępowi do aplikacji mobilnej możesz podejrzeć w czasie rzeczywistym, czy faktura przeszła całą ścieżkę obiegu dokumentów lub gdzie się zatrzymała. Wygodna i bezpieczna praca zgodna z Krajowym Systemem e-Faktur jest dostępna w SaldeoSMART. Dzięki uporządkowanym procesom możesz spać spokojnie.
