W czym pomoże zwinna księgowa?

Choć wtajemniczonym zwinna praca kojarzy się przede wszystkim z branżą IT, w rzeczywistości można ją przenieść także na grunt innych specjalizacji. Zwinne działanie to bowiem przede wszystkim szybkie reagowanie na zmiany i dostosowywanie się do nich. A ponieważ zmian w biznesie dziś nie brakuje, zwinne zarządzanie powinno stać się podstawą funkcjonowania wielu firm. Także księgowych. 

Gdy zaczęłam pracować nad swoją marką osobistą i szukać wyróżników mojego sposobu pracy, okazało się, że wkomponowuję się właśnie w standardy zwinnego zarządzania. Od tego czasu mówię o sobie, że reprezentuję zwinną księgowość. Co to tak naprawdę znaczy i jak taki sposób pomaga i mnie w prowadzeniu biura rachunkowego, i moim klientom? Dziś kilka słów na ten temat.

W biznesie pewna jest tylko zmiana

Ostatnie lata pokazują nam ze zdwojoną siłą, że ta sentencja jest prawdziwa. W biznesie naprawdę pewna jest tylko zmiana. Tych zmian doświadczamy co chwilę – zmian gospodarczych, społecznych, podatkowych. Jeśli chcemy przetrwać, jeśli chcemy wyjść z kolejnych kryzysów mocniejsi – musimy się do tych zmian umieć dostosować. I je wykorzystać.

W tym właśnie specjalizuje się zwinna księgowość. Zwinne zarządzanie oznacza szybkie reagowanie na zmiany, otwarty umysł na potrzeby klienta, ciągłe rozmowy z klientem, innowacyjne podejście do zmiany, a także łatwość dostosowania się do dynamicznego otoczenia rynkowego, łatwość w odnajdywaniu się w nowych sytuacjach. 

Mam nawet swoją własną definicję zwinnej księgowości: Zwinne zarządzanie projektami księgowo-rachunkowymi to przystosowanie się do szybko zmieniających się przepisów podatkowych oraz umiejętne zastosowanie zmian do tego, by zoptymalizować wartość biznesu klienta.

Tyle teorii. Teraz trochę o tym, jak tę definicję wprowadzić w życie.

Księgowa, której potrzebują przedsiębiorcy

W naszej branży mierzymy się dziś z naprawdę dużymi wyzwaniami. Zmieniający się system podatkowy, składkowy, ale też rosnące oczekiwania klientów, którzy nie chcą już księgowej wklepującej dokumenty i przesyłającej maila z podatkami. Przedsiębiorcy szukają czegoś więcej. Już o tym pisałam, że dziś firmy potrzebują partnera biznesowego, a nie księgowej sztywno realizującej procedury. Dzięki zwinnemu podejściu biur rachunkowych mogą takie właśnie usługi znaleźć.

Najważniejsze jest szersze spojrzenie na biznes klienta – spojrzenie wychodzące poza schemat, poza sprawy czysto księgowe. Dla mnie najważniejsza jest pierwsza rozmowa z przedsiębiorcą. Zadaję dużo pytań, sprawdzam, z jakich rozwiązań czy automatyzacji korzysta, chcę jak najlepiej poznać jego biznes, zrozumieć procesy, które zachodzą w jego firmie, by móc mu zaproponować naprawdę optymalne rozwiązanie. Od razu w głowie tworzę projekt, ustalam, co ewentualnie mogłabym z nim zrobić, w jakich obszarach pracować, by odpowiedzieć na jego potrzeby. Bo zwinna księgowość to umiejętność widzenia rzeczy, których inni nie widzą.

A przedsiębiorca chce dziś pracować z osobami, z którymi będzie uzgadniać różne strategiczne decyzje, będzie w stałym kontakcie. Zależy mu na tym, żeby księgowa miała swój zespół projektowy. Ludzi, z którymi pracuje na co dzień. Po co? Załóżmy, że klient chce przeprowadzić proces przekształcenia spółki. Potrzebuje do tego doradcy podatkowego, biegłego rewidenta, radcy prawnego. Jeśli księgowa, która w końcu wie wszystko o finansach klienta, ma taki sprawdzony zespół, dużo łatwiej przeprowadzić taki proces. Można pracować razem, wspólnie wypracować optymalne rozwiązanie – czy dotyczące przekształcenia, czy zmiany formy opodatkowania. Księgowa zna finanse, doradca podatkowy spojrzy na nie pod kątem optymalizacji podatkowej, radca prawny sprawdzi, czy te wszystkie procesy są prawnie dozwolone. Biegły rewident też może podpowiedzieć różne rzeczy w czasie przekształcenia – żeby jak najlepiej zaprezentować firmę w księgach.

Klient dostaje więc zupełnie nową usługę, w elastycznej formie – która jest w stanie wesprzeć go w czasie jego mierzenia się z wyzwaniami współczesnego świata.

Elastyczny model działania

W zwinnym podejściu liczy się nie tylko zakres działań, ale także sposób pracy. On musi być elastyczny, musi ewoluować. Ja na co dzień stosuję model Deminga, składający się z czterech etapów (plan, wykonanie, sprawdzanie, działanie/poprawienie), którym towarzyszy interaktywna forma. Ustalamy, co będziemy robić, wprowadzamy to w życie i sprawdzamy, czy przynosi odpowiednie rezultaty. Jeśli nie, wprowadzamy kolejne zmiany i poprawki. Optymalizujemy. Cały czas. Proces jest w ciągłym ruchu. Bierzemy pod uwagę to, co wydarza się po drodze i tak przeorganizowujemy proces, żeby odpowiadał potrzebom klienta, zgodnie ze wszystkimi przepisami, żeby klient jak najwięcej z tego czerpał, żeby biznes się optymalizował. 

Jak to działa w praktyce? Weźmy pod uwagę zmianę formy opodatkowania. Planujemy wprowadzenie wybranej formy opodatkowania, wprowadzamy ją. Po zakończonym roku robimy analizy, sprawdzamy, czy inna forma nie będzie korzystniejsza, przedstawiamy wyliczenia, konsultujemy z doradcą podatkowym. Jeśli trzeba zmienić coś w tym zakresie, znów wracamy do fazy planowania, wdrożenia. Po roku – znów dokonujemy weryfikacji. Jeśli wszystko działa tak, jak trzeba, zostawiamy formę opodatkowania na kolejny rok. Czyli – nasza interakcja z klientem, nasze zainteresowanie jego sprawami nigdy nie ustaje. Ciągle dostosowujemy się do zmian w biznesie.

Kolejny przykład. Klient chce mieć pod kontrolą wysokość podatków. Nie chce być zaskakiwany mailem od księgowej każdego miesiąca. Planujemy więc z nim, że wdroży rozwiązanie, które da mu stały wgląd w przewidywane wysokości składek. Planujemy na przykład, że wdraża SaldeoSMART i co tydzień wrzuca tam wszystkie dokumenty, a my je księgujemy raz w tygodniu i wypisujemy przewidywane koszty i podatek. Klient ma do nich ciągły dostęp. W kolejnym tygodniu doksięgowujemy kolejne dokumenty. Klient od razu to widzi. Łatwiej mu więc zaplanować np. zakupy. Planujemy ten proces. Obie strony się mu przyglądają. Potem go wdrażamy i sprawdzamy, czy klient dostaje to, czego oczekuje. Czy łatwiej mu zarządzać swoim budżetem. Jeśli tak, pozostawiamy taki model działania aż do momentu, w którym pojawią się nowe wyzwania lub możliwości.

Po co być zwinną księgową?

Na koniec zadam może trochę przewrotne pytanie: po co w ogóle być dziś zwinną księgową? Po co zmieniać swoje podejście do pracy z klientem? Dla mnie najważniejsze jest to, żeby dać klientowi coś więcej niż standardową usługę, dać mu jakąś wartość dodaną. Tą wartością zazwyczaj jest spokój, bezpieczeństwo, ale też czas, który może poświęcić na to, co dla niego jest najważniejsze, czyli na rodzinę, najbliższych. Dla mnie to nadrzędna wartość. 

Nie ma co ukrywać, przedsiębiorcy zmagają się z ciągłym brakiem czasu. Ja próbuję znaleźć dla nich ten czas, popatrzeć na ich biznes szerzej, nie tylko pod kątem księgowym. Proponuję różne optymalizacje, także w procesach magazynowych czy obiegu dokumentów w firmie, zalecam wdrożenie systemu księgowego do wystawiania faktur, który byłby zintegrowany z naszym systemem, rekomenduję także przejście do pracy na Saldeo – gdyż Saldeo w dużej mierze jest obecne w praktycznie każdym procesie zwinnego zarządzania.

Zwinna księgowość ma prowadzić do maksymalizacji i zwiększenia wartości biznesu klienta. Optymalizacje i automatyzacje przekładają się na oszczędności. 

Podsumowując, mogę powiedzieć, że zwinna księgowość i umiejętność szybkiego przystosowania się do zmian we współpracy z klientem w jego sytuacji to jest niesamowita wartość dodana, która sprzyja rozwojowi biznesu. I to w obu kierunkach. Bo księgowa rozwija się z klientem, a klient rozwija się z księgową. Jak dla mnie – to jest sytuacja idealna.

Kamila Cieszkowska

Księgowa, właściciel Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy, partner merytoryczny SaldeoSMART, architekt rozwiązań rachunkowo-księgowych. Twórczyni innowacyjnego podejścia do księgowości - Zwinna Księgowość. Projektuje rozwiązania dla firm, zwiększające wartość biznesu w oparciu o model Deminga.

Biuro Rachunkowe Podatnik P&K Cieszkowscy