Trendy w e-fakturach

Czy firmy stosują elektroniczne wersje faktur, czy może nadal posługują się głównie papierowymi? Jakie są bariery w rozwoju elektronicznych wersji tych dokumentów i jakie zalety z ich stosowania widzą przedsiębiorcy, przedstawia tegoroczne badanie Marketplanet.

Podczas konferencji Marketplanet OnePlace, która odbyła się w marcu w Sopocie, przeprowadzono badanie* dotyczące wykorzystania e-faktur w działalności przedsiębiorców. Mimo funkcjonowania faktur elektronicznych w biznesie już od kilku lat nadal wiele firm korzysta jedynie z ich papierowych, tradycyjnych wersji. Aż 51% z przebadanych podczas konferencji przedsiębiorstw potwierdziło, że faktury odbiera w wersji papierowej. Za pomocą poczty elektronicznej dokumenty te otrzymuje 24% firm, a zaledwie 22% korzysta z faktur elektronicznych w postaci pliku EDI. Co ciekawe, 2% firm odbiera je faksem.

Z czego wynika tak niski współczynnik wykorzystania e-faktur w działalności przedsiębiorstw?

Badani wskazali na kilka problemów:

• 25% badanych podkreśla, że ich organizacja jest niechętna zmianom. W efekcie ciężko jest w takiej firmie wdrożyć nowoczesne rozwiązania, bo wymagają nauczenia się nowego sposobu funkcjonowania przez jej pracowników;
• 24% zwróciło uwagę na brak jednolitych standardów rynkowych w odniesieniu do faktur elektronicznych (warto tu przypomnieć, że zgodnie z zeszłoroczną dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2014/55/EU zamówienia publiczne mają być rozliczane wyłącznie z udziałem e-faktur w standardzie umożliwiającym ich automatyczne przetwarzanie. Dotyczyć ma to wszystkich krajów członkowskich. Standard taki będzie dopiero opracowywany i wejdzie w życie w 2017 r.);
• 22% firm podkreśliło, że ma obawy związane z regulacjami prawnymi – w praktyce oznacza to, że polskim przedsiębiorstwom brakuje wiedzy prawnej, a istniejące przepisy są na tyle skomplikowane i niejasne, że przedsiębiorcy boją się ryzykować z jakimikolwiek zmianami;
• 17% firm wskazało również na brak wiedzy odnośnie tego, jakie rozwiązania są na rynku oferowane;
• 11% ma poczucie, że wdrożenie elektronicznych faktur w ich działalności nie przyniesie zwrotu z takiej inwestycji.

Czy mimo tych problemów przedsiębiorcy widzą jakieś zalety w stosowaniu e-faktur?

Zdecydowanie tak. Badani wskazywali najczęściej, że dzięki temu rozwiązaniu:

• skraca się czas procesowania P2P – 29% firm;
• niższe są koszty przetwarzania faktury (brak konieczności druku, wprowadzania danych, archiwizacji papierowej) – 28%;
• popełniają mniej błędów przy przetwarzaniu dokumentów (wynikających najczęściej z niepoprawnie wprowadzonych danych) – 19%;
• tworzy się wspólne repozytorium dokumentów (czyli można archiwizować elektronicznie wszelkie pliki z dostępem do nich przez 24 h na dobę – tak jak w SaldeoSMART) – 14%;
• jest mniej przeterminowanych płatności (np. dzięki lepszej opcji stałego śledzenia statusu płatności) – 11%.

Najbliższe lata przyniosą niewątpliwie wzrost liczby firm korzystających z faktur elektronicznych. Bariery rozwoju e-faktur – jak wynika z badania – są głównie psychologiczne (niechęć do zmian, brak przekonania o efektywności finansowej takiego rozwiązania, obawy związane z regulacjami prawnymi). Korzyści, które dostrzegają przedsiębiorcy, są zaś przede wszystkim finansowe (oszczędność czasu, niższe koszty, szybsze płatności).

* Badanie przeprowadzono podczas konferencji Marketplanet OnePlace w marcu 2016 r. w Sopocie wśród przedstawicieli kadry menedżerskiej ds. IT, finansów i zakupów. Ankietowani w tym pytaniu mogli wybrać więcej niż jedną odpowiedź.