Technologia a oszczędzanie, czyli finanse w firmie

W ostatnim dniu października obchodzimy nie tylko Halloween, ale również Światowy Dzień Oszczędzania. To dobra okazja, by porozmawiać o tym, gdzie i w jaki sposób możemy minimalizować wydatki w firmie. Oraz jaki wpływ na firmowe oszczędzanie ma technologia.

Na początku wyjaśnijmy jedną kwestię – oszczędzanie nie polega na odmawianiu sobie potrzebnych wydatków i usilnym odkładaniu pieniędzy, ale na lepszym gospodarowaniu zasobami, jakie posiadamy. A oszczędzać możemy nie tylko pieniądze, ale też na przykład czas. W jaki sposób? Przede wszystkim lepiej nim rozporządzając i nie marnując go na zbędne czynności. Wszyscy jesteśmy po równo obdarowani 24 godzinami w ciągu doby. Każdy jednak zarządza nimi inaczej. Ten, kto wykaże się lepszą samodyscypliną i wypracuje dobrą organizację swoich działań, może liczyć na lepsze wyniki niż osoby, których życie zawodowe wiąże się z chaosem.

Technologia i oszczędzanie

Obecne tempo rozwoju przemysłu i biznesu jest tak zawrotne w dużej mierze dzięki maszynom – skonstruowanym po to, by wyręczały człowieka w prostych, lecz czasochłonnych zadaniach. Każdego roku pojawiają się setki rozwiązań – urządzeń, programów i aplikacji, dzięki którym możemy zwiększać efektywność działania i usprawniać naszą pracę. Automatyzowanie procesów pozwala nam dotrzymać kroku konkurencji, przyspiesza realizację zadań niezbędnych do płynnego funkcjonowania firmy i umożliwia zaangażowanie pracowników w zadania, które przełożą się na realne korzyści i postępy w budowaniu przedsiębiorstwa. To właśnie technologia ma duży wpływ na oszczędzanie w firmie. Pozwala lepiej zarządzać zasobami i pracować efektywnie.

Inwestuj w oprogramowanie!

Firmy, które posiadają własne działy księgowości, nie są w stanie obyć się bez oprogramowania finansowo-księgowego dedykowanego dla biznesu. Kiedyś księgowość kojarzyła się z opasłymi księgami, w których wykonywano rachunki. Teraz są programy, w których takie same obliczenia robione są znacznie szybciej.

Główne korzyści płynące z rozwiązań technologicznych dla firmowej księgowości to:

• przyspieszenie pracy księgowych,
• wyeliminowanie pomyłek, ludzkich błędów,
• usprawnienie obiegu dokumentów w firmie.

Pieniądze zainwestowane w najlepsze programy finansowo-księgowe nie tylko zwracają się w postaci oszczędności na roboczogodzinach, ale także pozytywnie wpływają na jakość pracy. Posiadanie takiego systemu to jedyny sposób na poradzenie sobie z setkami, a często tysiącami dokumentów, jakie spływają do firmy każdego miesiąca.

A co z wprowadzaniem dokumentów do programu księgowego? Już nie trzeba robić tego ręcznie. Program z OCR, taki jak SaldeoSMART, jest zintegrowany z programem do księgowości. Dane są odczytywane, a księgowy zajmuje się weryfikacją poprawności odczytu zamiast dotychczasowego żmudnego i złożonego procesu ręcznego wprowadzania i księgowania dokumentów. Księgowi oszczędzają na tym mnóstwo czasu! Co ważne, zastosowanie aplikacji OCR zmniejsza także ryzyko wysłania do Urzędu Skarbowego nieprawidłowych danych finansowych firmy.

Elektroniczny obieg zamiast biegania

Zgubiona faktura to same kłopoty – najbardziej prozaiczny problem to brak możliwości włączenia jej w firmowe koszty. Poważniejszymi konsekwencjami mogą być odsetki za nieterminową wpłatę i utrata zaufania kontrahenta, z którym zapomnieliśmy się rozliczyć. W firmach, które nie wprowadziły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów, takie sytuacje są niestety nagminne.

Odszukiwanie zgubionych dokumentów zajmuje sporo czasu – czasu, który można było przeznaczyć na inne działania. Sprawdź, gdzie gubią się dokumenty i nie trać więcej czasu na ich szukanie

Elektroniczny obieg nie tylko zapobiega gubieniu ważnych dokumentów finansowych i kadrowych – gwarantuje również oszczędność czasu poprzez szybsze, skuteczniejsze załatwianie spraw wewnątrz firmy. To także rozwiązanie bardzo przyjazne środowisku – w końcu coraz więcej faktur otrzymujemy w plikach PDF, więc zamiast je drukować, można od razu wgrać je do systemu księgowego i puścić w elektroniczny obieg.

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że takie rozwiązania, które wyraźnie poprawią komfort ich pracy, nie muszą być drogie. SaldeoSMART jest tego świetnym przykładem. Inwestycja w nowoczesny dział księgowości zaprocentuje na wielu polach. Zachęcamy więc wszystkich do mądrych inwestycji – takich, które w dłuższej perspektywie czasu przyniosą Waszym firmom spore oszczędności.

Życzymy udanych wniosków z Dnia Oszczędzania!