TAX FREE – jakie warunki należy spełnić aby otrzymać zwrot VAT dla podróżnych?

TAX FREE to system zwrotu podatku vat podróżnym. Sprawdzamy, na czym polega i jakie warunki muszą spełnić sprzedawcy oraz podróżni. Wszystko, co musisz wiedzieć o procedurze TAX FREE dla podróżnych w jednym miejscu!

TAX FREE – podstawowe informacje

Najpierw najważniejszej informacje o systemie TAX FREE. 

Zwrot podatku VAT dostaną podróżni spoza Unii Europejskiej, którzy uiścili go kupując towary w Polsce. Podatek VAT zwróci podróżnym sprzedawca lub podmiot specjalizujący się w takiej działalności, z którym handlowiec zawarł umowę.

Podróżny otrzyma zwrot podatku w złotówkach (PLN) – w gotówce lub bezgotówkowo.

Sklepy, w których można otrzymać zwrot podatku za zakupy są oznaczone logo TAX FREE. Dzięki temu konsument jest w stanie jeszcze przed wejściem do sklepu dowiedzieć się, czy konkretny sklep oferuje zakupy w ramach TAX FREE.

Dokumenty TAX FREE

Podstawą zwrotu podatku jest dokument elektroniczny TAX FREE wystawiony przez sprzedawcę wraz z elektronicznym potwierdzeniem wywozu towarów wystawionym przez urząd celno-skarbowy.

Sprzedawcy wystawiają dokumenty TAX FREE w formie elektronicznej (od 1 stycznia 2022 r. nie muszą wystawiać papierowego dokumentu TAX FREE). 

Podróżny może natomiast poprosić o wydrukowany elektroniczny dokument TAX FREE. Przyda się jeżeli towary zakupione w Polsce zechce wywieźć przez przejście graniczne innego państwa UE).

Sprzedawca wysyła podróżnemu elektroniczne dokumenty TAX FREE e-mailem/aplikacją mobilną lub wręcza w formie wydruku dokumentu elektronicznego TAX FREE.

Handlowiec musi też dać podróżnym pisemną informację o zasadach zwrotu podatku w systemie TAX FREE (w językach polskim, angielskim, niemieckim i rosyjskim).

Co musi zawierać dokument elektroniczny 

Dokumenty TAX FREE muszą mieć m.in. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, unikalny numer systemowy dokumentu nadawany automatycznie przez system TAX FREE, dane sprzedawcy (nazwę, adres, NIP), dane podróżnego, informacje na temat towaru (jego nazwę, cenę, kwotę podatku VAT ogółem), formę zwrotu podatku (gotówkowa/bezgotówkowa), imię i nazwisko osoby wystawiającej dokument oraz datę zatwierdzenia dokumentu w systemie TAX FREE.

Co musi zawierać wydruk dokumentu elektronicznego 

Wydrukowany dokument TAX FREE musi mieć m.in. oznaczenie „TAX FREE FOR TOURISTS”, kod kreskowy w standardzie GS1-128 unikalnego numeru systemowego dokumentu nadawanego automatycznie przez system TAX FREE, miejsce na pieczęć celną, napis: „Zwrot podatku w kwocie ………. zł …… gr otrzymałem/otrzymałam” oraz miejsce na datę i podpis (jeżeli zwrot jest w gotówce).

Trzeba pamiętać, że wydruk zastępuje papierowe dokumenty TAX FREE.

Kto może skorzystać z TAX FREE?

Z TAX FREE skorzysta podróżny i polski sprzedawca. Zacznijmy od podróżnego czyli osoby, która nie ma stałego miejsca zamieszkania na terenie UE. Dostanie zwrot podatku po spełnieniu wszystkich warunków:

• kupił w Polsce towary o warte ponad 200 zł,
• dostał dokument TAX FREE i paragon z kasy fiskalnej,
• wywiózł towar poza terytorium Unii Europejskiej w bagażu osobistym (w stanie nienaruszonym),
• ma potwierdzenie wywozu wystawione przez służby celno-skarbowe.

Jak na systemie TAX FREE skorzysta sprzedawca?

Jeżeli sprzedawca chce brać udział w TAX FREE dla podróżnych to powinien:

• zarejestrować się jako podatnik VAT,
• prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących,
• korzystać z systemu TAX FREE (musi zarejestrować się na platformie Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych),
• korzystać z usług firmy zajmującej się zwrotem podatku (chyba, że sam dokonuje zwrotu).

Sprzedawca stosuje stawkę 0% VAT jeżeli zarejestrował się na platformie PUESC, dostał elektroniczne potwierdzenie wywozu towarów poza terytorium Unii Europejskiej/wydruk dokumentu elektronicznego TAX FREE z potwierdzeniem, ma dokumenty potwierdzające dokonanie zwrotu kwoty podatku (przy zwrocie gotówkowym dokumenty, na których podróżny potwierdził podpisem otrzymanie pieniędzy).

Uwaga! Handlowcy, którzy są podmiotowo zwolnieni z VAT – nie przekraczają 200 tys. zł limitu sprzedaży – nie mogą brać udziału w systemie TAX FREE dla podróżnych.

O czym powinni pamiętać podróżni?

Jeżeli podróżny chce skorzystać z TAX FREE, to musi dopilnować kilku formalności. Warunkiem otrzymania zwrotu podatku vat jest:

1. Dopilnowanie terminu wywozu towaru – przedmiot można wywieźć nie później niż w ostatnim dniu 3 miesiąca po miesiącu, w którym dokonano zakupu.
2. Zadbanie, żeby towar nie był użytkowany – to znaczy, że podróżny nie mógł do używać (choć dopuszczalne jest np. rozpakowanie pudełka i sprawdzenie czy przedmiot działa).
3. Zgłoszenie wywozu zakupionego towaru na granicy.
4. Potwierdzenie wywozu towaru – wywożący musi pokazać funkcjonariuszom służby celno-skarbowej dokumenty TAX FREE wystawione przez sprzedawcę (plus dowód potwierdzający tożsamość, np. paszport).

Tax Free – zakupy w sklepie stacjonarnym i sklepie internetowym

Zasady sprzedaży w systemie TAX FREE w sklepach fizycznych i online różnią się. Warto o tym pamiętać, bo można utracić możliwości zwrotu podatku VAT.

Zakupy w sklepie stacjonarnym

Podczas zakupów w sklepie stacjonarnym podróżny musi zgłosić chęć skorzystania z TAX FREE. Sprzedawca rejestruje TAX FREE w formie elektronicznej, może wydrukować dokument lub przesłać go klientowi pocztą e-mail. Papierowe dokumenty nie obowiązują od 1 stycznia 2022 r.

Podróżny powinien pokazać sprzedawcy paszport/inny dokument tożsamości ze zdjęciem i w ten sposób potwierdzić, że mieszka na stałe poza Unią Europejską. Kolejny krok to podanie wszystkich danych i wybór formy zwrotu podatku VAT podróżnym.

Zakupy w sklepie www

Trzeba pamiętać, że przy zakupie online, zwrot podatku możliwy jest dla osób, które kupiły towar w Internecie, ale opłaciły i odebrały go w sklepie stacjonarnym. Nie ma możliwości wysłania zamówionego towaru oraz dokumentu TAX  FREE. 

Co trzeba jeszcze wiedzieć o systemie TAX FREE?

Zwrot podatku vat nie przysługuje w przypadku każdego zakupionego towaru. Z systemu wyłączony jest np. zakup paliw silnikowych. Podatku nie można zwrócić innej osobie niż podróżny, który kupił towar.

Kamila Bator

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, od lat związana z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym. Zafascynowana ludźmi, którzy stoją za technologiami. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketingi i SEO, konferencje oraz rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.

SaldeoSMART