Środki na przeciwdziałanie epidemii – czy możemy ująć je w kosztach?

Obecnie przedsiębiorcy regularnie starają się zaopatrywać swoje biura i pracowników w środki ochrony. Dzięki ich stosowaniu można przeciwdziałać rozwijaniu się epidemii. Wydane niedawno objaśnienia Ministerstwa Finansów mówią jasno, jak należy klasyfikować takie wydatki.

Kierując się wytycznymi instytucji bezpieczeństwa sanitarnego bądź obowiązkami wynikającymi z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, przedsiębiorcy dokonują zakupów środków ochronnych, np. maseczek dla pracowników czy przyłbic. Tego typu wydatki zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu według art. 15 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, jednak muszą być dobrze udokumentowane.

21 lipca 2020 roku została wydana interpretacja Ministerstwa Finansów[i] odnosząca się do najnowszych preferencji podatkowych związanych z negatywnymi konsekwencjami ekonomicznymi spowodowanymi pandemią.

Wydatki okołoepidemiologiczne

Stan zagrożenia epidemiologicznego nakłada na właścicieli firm nowe obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Uzupełnienie przepisów prawa pracy sprawia, że muszą zapewnić pracownikom środki do dezynfekcji rąk bądź jednorazowe rękawiczki oraz dezynfekcję stanowiska.

Niezależnie od rozporządzeń, przedsiębiorcy na własną rękę starają się podejmować dodatkowe działania – wprowadzają home office i wyposażają pracowników w sprzęt niezbędny do pracy z domu. Ponadto, kupują kombinezony, sprzęt medyczny czy termometry.

Warto także zauważyć, że jeszcze zanim pandemia się rozpoczęła, właściciele firm planowali oraz ponieśli wydatki na różnego rodzaju konferencje, szkolenia czy spotkania biznesowe. Później podjęto decyzję o ich odwołaniu bądź firmy postanowiły nie brać w nich udziału.

Warunki zaliczenia wydatków związanych z epidemią do kosztów

Istnieje wątpliwość, czy przedsiębiorca może zaliczyć takie wydatki jak konferencje do kosztów uzyskania przychodu.

Pomocna staje się jednak ogólna definicja kosztów uzyskania przychodów, zawarta zarówno w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Mówi ona o kosztach poniesionych w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła dochodów, wyłączając koszty wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Jakie warunki należy zatem spełnić, aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów?

• został faktycznie poniesiony przez podatnika
• pomaga w osiągnięciu przychodu, tzn. został poniesiony w celu jego osiągnięcia, zachowania, lub zabezpieczeniu źródła przychodów
• nie jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów
• został także właściwie udokumentowany

Z objaśnień Ministerstwa Finansów wynika, że zakup maseczek, przyłbic czy sfinansowanie testów na koronawirusa dla pracowników możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Tego typu wydatki biorą się nie tylko z obowiązku w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ale także z wytycznych instytucji bądź własnych decyzji, aby przeciwdziałać epidemii. Podobnie dzieje się w przypadku wydatków przedsiębiorców na działania gospodarcze, które zostały zawieszone lub odwołane wskutek epidemii, jeśli tylko w danym momencie spełniały one wszystkie warunki. Dotyczy to wspomnianych wcześniej konferencji, spotkań biznesowych czy szkoleń.

Przeciwdziałanie epidemii a świadczenia pracodawcy

Artykuł 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychód uznaje wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania oraz wypłat. Zaliczamy do nich zasadnicze wynagrodzenia, dodatki, nagrody, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Warto przytoczyć również wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 roku sygn. akt. K 7/13, w którym dokonano interpretacji tego przepisu. Uznano w nim, że przychodem pracownika mogą być nieodpłatne świadczenia, które zostały spełnione:

• za zgodą pracownika, czyli skorzystał z nich dobrowolnie,
• w jego interesie, a nie pracodawcy, przynosząc mu tym samym korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść

oraz mają wymierną wartość przypisaną każdemu pracownikowi.

Posługując się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego, można zatem uznać, że zapewnienie osobom zatrudnionym przyłbic, maseczek czy finansowanie testów na koronawirusa to świadczenia następujące w interesie pracodawcy. Wszelkie podejmowane środki ostrożności oraz przeprowadzanie na bieżąco testów na koronawirusa nie tylko może zapobiegać rozprzestrzenianiu się wirusa, ale także zmniejszyć potencjalną nieobecność w firmie. W takich sytuacjach przychód rozpoznaje się po stronie pracodawcy.

Objaśnienia Ministerstwa Finansów potwierdzają zatem możliwość zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Dzięki temu pracodawcy nie muszą martwić się o klasyfikowanie środków ochronnych, lecz również o poniesione wcześniej wydatki na różnego rodzaju szkolenia.

[i] „Objaśnienia podatkowe z 21 lipca 2020 r. ws. nowych preferencji stosowanych w związku z ponoszeniem negatywnych konsekwencji ekonomicznych z powodu COVID-19„, przygotowane przez Ministerstwo Finansów – dostęp 5.08.2020 r.