Sprawdź swojego kontrahenta – status VAT podatnika i baza VIES

Tegoroczna nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła wiele zmian. Jedna z nich to konieczność weryfikacji statusu VAT podatnika, gdyż Naczelnik Urzędu Skarbowego zyskał prawo wykreślenia firm z rejestru VAT. Obowiązek weryfikacji spoczywa teraz na firmach odbierających fakturę, gdyż w przypadku przyjęcia faktury od nieistniejącego kontrahenta, to one będą pociągnięte do odpowiedzialności.

Dlaczego status VAT kontrahenta jest tak ważny?

1 stycznia 2017 weszła w życie tzw. „duża” nowelizacja ustawy o VAT, którą uchwalono w lipcu 2016 roku. Zmiany w niej zawarte miały uszczelnić system podatkowy i zapobiec tzw. karuzelom podatkowym. Jedna ze zmian dotyczy wykreślania podatników z rejestru VAT przez fiskusa. Od dnia wejścia w życie ustawy do 31 maja wykreślono ich ponad 55 tysięcy (informacja podana przez wiceministra finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 12474).

Najczęstszym powodem wykreślenia podatnika z rejestru VAT jest zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy. To blisko 70% odnotowanych przypadków wykreśleń na stan do 31 maja. Fiskus może także wykreślić firmę z rejestru VAT gdy nie złoży ona deklaracji VAT za 6 kolejnych miesięcy/ 2 kolejne kwartały lub w przypadku wystawienia pustych faktur, dokumentujących transakcje, do których nie doszło. Oczywiście przedsiębiorca może wrócić do tego rejestru, jednak w czasie, w którym był wykreślony, jego kontrahenci nie mogą odliczać podatku VAT.

Jak sprawdzić status VAT podatnika w SaldeoSMART?

Wprowadzone zmiany w ustawie VAT sprowadzają się do tego, że to firma, odbierając fakturę od swojego kontrahenta, ma obowiązek sprawdzić, czy na dzień jej wystawienia jest on czynnym podatnikiem VAT. Przy wielu fakturach może to być dość czasochłonne zajęcie, dlatego też w aktualizacji SaldeoSMART z pierwszej połowy kwietnia 2017 uruchomiono funkcję sprawdzania statusu VAT z poziomu aplikacji. O tej aktualizacji pisaliśmy tu.

Funkcja jest dostępna w trzech miejscach – nad listą dokumentów, na detalach kontrahenta oraz po wejściu na widok wybranego dokumentu. Został tam dodany przycisk „Sprawdź status VAT”. Pozwala on na sprawdzenie, czy wskazany kontrahent jest aktywnym podatnikiem VAT w Portalu MS bez konieczności każdorazowego przechodzenia na tę stronę. Korzystając z listy dokumentów i zaznaczając wiele dokumentów do sprawdzenia, zbiorcze wyniki zostaną przesłane na adres email Użytkownika. Funkcja ta dostępna jest wyłącznie dla kontrahentów polskich.

VIES, czyli system wymiany informacji o VAT

A co z kontrahentami zagranicznymi? Tu także mamy rozwiązanie i niemal od samego początku uruchomienia Pakietu Odczytywanie Dokumentów. Dane kontrahentów zagranicznych można pobierać z systemu VIES (wyszukiwarka Unii Europejskiej), w którym są zgromadzone dane dostarczane przez krajowe bazy danych o podatnikach VAT.

Jeśli numer VAT UE istnieje (odpowiedź prawidłowa), to mamy pewność, że dana firma jest aktywnym unijnym podatnikiem. W przypadku gdy odpowiedź z VIES jest nieprawidłowa zalecany jest kontakt z danym kontrahentem i wyjaśnienie sprawy.