Rozmowa kwalifikacyjna online – jak przygotować siebie i kandydata

W teorii w telekonferencji – również tej, która jest rozmową rekrutacyjną – nie ma nic trudnego. W praktyce kilka drobnych błędów może zrujnować pierwsze wrażenie bądź nie pozwolić na to, by w pełni odkryć potencjał kandydata. A wystarczy się (i jego) przygotować.

Rozmowa kwalifikacyjna online – jak prowadzić ją bez stresu?

Z reguły to kandydat jest bardziej spięty podczas spotkań rekrutacyjnych. Jednak, kiedy prowadzisz swoje pierwsze rozmowy online, również możesz nieco obawiać się tego, czy spotkanie przebiegnie należycie.

Aby zredukować stres, wystarczy się do takiego spotkania przygotować. Jak?

Testy połączenia i platformy

To dość oczywiste, ale sprawdź przed wysłaniem zaproszeń to, jaka jest jakość połączeń za pomocą platformy, której chcesz używać. Musisz też zadbać o to, by nikt nie przeszkadzał Ci w czasie spotkania oraz by w pomieszczeniu nie było głośno. Warto także zaopatrzyć się w słuchawki z mikrofonem. Dzięki temu unikniesz sprzężenia i denerwującego echa.

Dwa monitory (lub dwa okna na monitorze)

Rozwiązaniem, które niezwykle ułatwia prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej online, jest dodatkowy monitor, na którym wyświetlisz CV kandydata. Dzięki temu możesz mieć na jednym monitorze CV, na drugim widok na kandydata, a poniżej notatnik do robienia elektronicznych komentarzy. Możesz też otworzyć kilka okien – to wygodniejsze niż przełączanie się pomiędzy widokami i zdecydowanie usprawnia utrzymanie wzrokowego kontaktu z kandydatem.

Kamera na wysokości oczu

Takie jej ustawienie sprawia, że wyglądasz najbardziej naturalnie, a kandydat ma poczucie, że patrzysz się wprost na niego (a nie obok). Jeśli zamierzasz skorzystać z poprzedniej rady i umieścić CV na drugim monitorze, uprzedź o tym kandydata – z jego perspektywy ruchy Twojej głową wyglądają jak gra w ping-ponga i może on odnieść wrażenie, że nie skupiasz się na rozmowie.

Odpowiednie oświetlenie

W zależności od tego, jak masz ustawione biurko względem okna, w różnych porach dnia Twoja twarz może być w różnym stopniu oświetlona. Okno za plecami czy lampa skierowana na twarz sprawiają, że nie widać Cię dobrze, co stresuje kandydata i sprawia, że gorzej mu się z tobą rozmawia (a wtedy możesz nie poznać w pełni jego potencjału).

Notatki (na komputerze czy nie)?

Szkoły są dwie – niektórzy mówią, żeby nie robić notatek na komputerze, bo rozmówca słyszy doskonale każde uderzenie w klawisze i może go to rozpraszać (zwłaszcza jeśli masz klawiaturę gamingową, bądź walisz w klawisze jak słoń). Inni uważają, że pisanie odręczne sprawia, że pochylamy głowę i nasz rozmówca traci z nami kontakt. Tak źle i tak niedobrze. Wybierz zatem formę wygodną dla Ciebie, a przed spotkaniem dla pewności przeprowadź test tego, jak bardzo w rzeczywistości słychać Twoje stukanie w klawisze (możesz w tym celu porozmawiać online z kolegą z pracy).

Kandydat na rozmowie kwalifikacyjnej online – jak o niego zadbać?

Dla wielu kandydatów może to być pierwsze takie spotkanie w życiu, dlatego nie zawsze będą wiedzieć, jak powinni się zachować, by móc w pełni się zaprezentować. Twoja pomoc nie tylko sprawi, że atmosfera spotkania będzie lepsza, a kompetencje kandydata lepiej widoczne, ale jest też świetnym sposobem na budowanie pozytywnego Candidate Experience. Nawet jeśli nie zatrudnisz tej osoby, będzie ona Twoją firmę wspominać z uśmiechem!

Wybór platformy do rozmów

Z platform, na których trzeba mieć założone konto, by móc się spotkać, lepiej zrezygnować. Nie ma sensu przymuszać kandydata do zakładania kont w danym systemie, skoro istnieją platformy, umożliwiające rozmowę bez konieczności logowania się osoby zapraszanej na spotkanie.

Warto mieć przygotowaną alternatywę, w razie, gdyby z jakichś powodów na danej platformie spotkanie było utrudnione (np. system nie wykryje kamery czy mikrofonu kandydata, a on nie będzie umiał sobie z tym poradzić).

Informacja dla kandydata przed spotkaniem rekrutacyjnym online

Aby zredukować stres kandydata, a jednocześnie podnieść jakość spotkania, warto wysłać mu krótki poradnik (np. w pdf) przypominający o zasadach rozmów kwalifikacyjnych online. Taki poradnik możesz też umieścić na stronie, w zakładce kariera. Uwzględnij w nim:

• Informacje o tym, że spotkanie online jest równie ważne i poważne, jak spotkanie twarzą w twarz w firmie. Podkreśl, że jest to spotkanie biznesowe;
• Możesz opisać typowy dress code panujący w firmie, który może pomóc kandydatowi dobrać odpowiednią garderobę na spotkanie;
• Upieraj się i naciskaj na to, by kandydat korzystał ze sprzętu wyposażonego w tradycyjną kamerę internetową (a nie kamerki w telefonie). Przy korzystaniu z telefonu mamy tendencję do trzymania go znacznie poniżej linii wzroku – zamiast twarzy kandydata, rekruter będzie widział głównie nos, a i to od spodu. Widok całej sylwetki i mowy ciała jest też mocno ograniczony;
• Zasugeruj, by kandydat sprawdził przed rozmową jak on i przestrzeń wokół niego prezentują się w kamerze. Możesz zaproponować mu, by sprawdził to w porze, w jakiej zaplanowano rozmowę (zdarza się, że padające z okna światło uniemożliwia dobranie właściwego kontrastu obrazu);
• Poproś o przygotowanie słuchawek, na wypadek, gdyby mikrofon kandydata zbierał zbyt dużo szumów z otoczenia;
• Przypomnij, że spotkanie powinno się odbywać we względnym spokoju i zasugeruj kandydatowi, by – jeśli to możliwe – był sam w pomieszczeniu, w którym będzie rozmawiał oraz uprzedził domowników o tym, by nikt mu nie przeszkadzał (możesz to zrobić w zabawnej formie, pisząc np. że w firmie kochacie psy, ale wolicie, by nie szczekały w ramach spotkań rekrutacyjnych);
• Uświadom kandydata, że jakość jego połączenia internetowego może zależeć od tego, co robią w tym samym czasie osoby korzystające z tego samego łącza. Zdarza się, że rozmowa się rwie, bo jeden współlokator kandydata ogląda Netflix’a, a drugi gra na XboX online.
• Podaj swój telefon, aby kandydat, w razie problemów ze sprzętem lub połączeniem, mógł Cię o tym powiadomić.

Jeśli mimo tych porad, kandydat powita Cię ze swojego smartfona, rozwalony na łóżku i w piżamie – nie irytuj się, tylko odetchnij z ulgą, że dzięki temu, że prowadzisz rozmowę online, udało się szybko zdiagnozować brak biznesowej ogłady u kandydata. Lepiej teraz niż w trakcie próbnego miesiąca, prawda?

W poradniku do kandydata możesz również zawrzeć informację na temat:

• Przewidywanego czasu trwania spotkania,
• Jego struktury (np. tematów, na jakie będzie rozmowa, informacji, że część spotkania będzie się toczyła w j. obcym lub na 15 minut dołączy do spotkania kierownik działu, do którego prowadzona jest rekrutacja),
• Informacji o tym, czy rozmowa będzie nagrywana (w takiej sytuacji potrzebna Ci jest dodatkowa zgoda kandydata, który ma prawo jej nie wyrazić).

Po kilku spotkaniach rozmowa kwalifikacyjna online stanie się dla Ciebie tak naturalna, jak tradycyjne spotkanie rekrutacyjne. Dla kandydatów proces adaptacji może być nieco dłuższy, dlatego zawsze warto o nich zadbać – kto wie, może właśnie online spotkasz swój przyszły, najważniejszy talent w firmie?