Przygotuj się do inwentaryzacji

Koniec roku obrotowego i jak co roku, znaczna część przedsiębiorców zaczyna myśleć o przeprowadzeniu inwentaryzacji na jego zakończenie. Nie jest ona wyłącznie obowiązkiem wynikającym z Ustawy o rachunkowości, lecz również realizacją jej naczelnej zasady – przedstawienia wiarygodnego obrazu przedsiębiorstwa oraz dokonania wewnętrznej kontroli jednostki. O czym warto pamiętać, przygotowując się do inwentaryzacji?

Obowiązek ustawowy

Jak wynika z przepisów Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 roku (art. 26.)[i], na ostatni dzień każdego roku obrotowego każda jednostka zobligowana jest do przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników aktywów i pasywów. Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki. Podlega on obowiązkowi sprawowania nadzoru nad przebiegiem inwentaryzacji, nawet wtedy, gdy została ona zlecona innej osobie.

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana na zasadach wynikających z regulaminu inwentaryzacyjnego, w którym należy określić jej zakres, sposób, rodzaj, termin, osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie, zasady weryfikacji, rozliczania różnic i powoływania członków komisji inwentaryzacyjnej, jak również ustalić wszelkie inwentaryzacyjne dokumenty. W przypadku ogłoszenia upadłości pod szczególnymi warunkami od przeprowadzenia inwentaryzacji można odstąpić. Jest to możliwe w przypadku, gdy jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych, bądź w sytuacji, gdy następuje podział lub połączenie jednostek.

Zapoznaj się z metodami przeprowadzania inwentaryzacji.

Spis z natury

Pierwszą formą inwentaryzacji jest tzw. spis z natury. Polega on na dokładnym przeliczeniu, zważeniu i zmierzeniu aktywów, jakie ma dana jednostka, a następnie wycenie ich ilości oraz dokonaniu porównania ich z danymi zawartymi w księgach rachunkowych. Tę metodę inwentaryzacji stosuje się głównie w przypadku inwentaryzowania środków trwałych.

Inwentaryzacja sporządzana na koniec roku (tzw. spis z natury lub remanent), dotyczy wszystkich firm handlowych i produkcyjnych. Zapoznaj się z krótkim poradnik dla tych, którzy zapomnieli o tym obowiązku.

Potwierdzenie sald

Kolejną odmianą inwentaryzacji jest potwierdzenie sald. Inwentaryzację w drodze potwierdzenia sald stosujemy w przypadku inwentaryzowania aktywów finansowych, które znajdują się na rachunkach bankowych lub są przechowywane przez inne jednostki, oraz należności (dotyczy to także udzielonych pożyczek), jak również składników aktywów, które zostały powierzone kontrahentom.

Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Ostatnią metodą przeprowadzania inwentaryzacji jest weryfikacja przez porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z właściwą dokumentacją. Inwentaryzację w formie weryfikacji można przeprowadzić w przypadku, gdy składniki pasywów i aktywów nie mogłyby być prawidłowo zinwentaryzowane za pomocą spisu z natury bądź potwierdzenia sald. W takiej sytuacji dokonuje się porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednią dokumentacją, a następnie weryfikuje się, jaka (na dzień bilansowy) jest realna wartość składników, które są inwentaryzowane. W taki sposób możemy inwentaryzować środki trwałe, do których nie mamy dostępu, ale także grunty, nieruchomości i sporne należności. Inwentaryzacja poprzez weryfikację dokumentowana jest w protokole bądź na wydrukach kont.

O czym musisz pamiętać?

Po pierwsze, każda jednostka powinna mieć dokumentację, która opisuje zasady i politykę rachunkowości dotyczącą metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Pamiętaj, aby wszelkie arkusze spisu z natury zostały ujęte jako druki ścisłego zarachowania. Ponadto wszystkie składniki należy zagospodarować, a te, które są nieprzydatne – zlikwidować. A co najważniejsze – trzeba pilnować terminów inwentaryzacji, które – w zależności od środków, jakie są jej poddawane – zostały określone w Ustawie o rachunkowości.

[i] Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości – dostęp 04.01.2021 r.