Praca asynchroniczna – czy warto ją wprowadzić?

Mnogość spotkań i telefonów do odebrania, komunikaty spływające na czacie, a na dodatek maile – to codzienność wielu pracowników, która niejednokrotnie sprawia, że zadania, które można by wykonać szybciej zajmują więcej czasu. Jak sobie z tym poradzić w skuteczny sposób, tak aby każda osoba w firmie czuła, że działa wydajniej, a efekty były lepsze?

W takiej sytuacji pomóc może praca asynchroniczna. Dzięki takiemu modelowi funkcjonowania pracownicy szybciej wykonują swoje obowiązki, ponieważ mogą skupić się na konkretnych zadaniach. Co należy zrobić? Wystarczy przydzielić zadania, np. w aplikacji ułatwiającej zarządzanie obowiązkami, które każdy będzie mógł wykonać w pełnym skupieniu. W takim modelu pracownicy, którzy mają wątpliwości bądź potrzebują jakichś informacji, mogą skontaktować się mailem z resztą zespołu, jednak odpowiedź otrzymają dopiero wtedy, gdy dana osoba skończy swoje zadanie. Taka organizacja zmniejsza liczbę spotkań oraz telefonów tworząc lepsze warunki do wykonania pracy.

Praca zbudowana w ten sposób to całkowite przeciwieństwo komunikacji synchronicznej – stosowanej w wielu firmach – w której wymaga się szybkiej odpowiedzi i równoczesnej obecności całego teamu.

Zalety pracy asynchronicznej

Taki styl działania sprawia, że zespoły mogą wcześniej zaplanować większość zadań w blokach czasowych. Komunikują się też o różnych porach, co dobrze sprawdza się w sytuacjach, gdy firma jest międzynarodowa, zaś pracownicy wykonują swoje obowiązki w różnych strefach czasowych.

Co również jest istotne, zyskują więcej czasu na przemyślenie odpowiedzi na przesyłane im wiadomości oraz otrzymują zapis wszystkich ustaleń w formie mailowej.

Pozwala to wprowadzić do przedsiębiorstwa trochę inny model kontaktów – taki, w którym osoba wykonująca zadanie musi przeanalizować wcześniej, jakich danych potrzebuje, po czym prosi o nie za pomocą poczty elektronicznej albo komunikatora. Reszta zespołu zdaje sobie wówczas sprawę, że potrzebujemy ich pomocy, jednak może odpowiedzieć dopiero w momencie, gdy skończy swoje zadanie i ma wolną chwilę. Do dyspozycji pozostają za to wszelkie materiały związane z tematem, takie jak nagrania wideo czy pliki tekstowe.

Wady asynchronicznego systemu

W niektórych branżach bardzo trudno jest wprowadzić asynchroniczny tryb funkcjonowania. Dzieje się tak zwłaszcza w firmach, w których w krótkim czasie podejmuje się kluczowe decyzje. Wówczas szybka odpowiedź będzie na wagę złota, aby móc dopiąć ważny projekt. Jeśli klienci przedsiębiorstwa wymagają sprawnej obsługi, może się okazać, że nie poczekają na efekty pracy do kolejnego dnia.

Dobrym tego przykładem są chociażby biura księgowe, które mogą natknąć się na pewne przeszkody podczas wdrażania takiego systemu.

– Chociaż praca księgowych wymaga pełnego skupienia na zadaniach i obliczeniach, często jest zakłócana przez spotkania, telefony i maile, których przecież nie można uniknąć. Należałoby więc zastanowić, czy w tym przypadku całkowity asynchroniczny tryb będzie właściwy. Być może sprawdzi się tylko przy niektórych projektach. Można jednak postawić na komunikację za pomocą aplikacji SaldeoSMART, która pomoże w sprawnej komunikacji z klientami – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Jak wprowadzić pracę asynchroniczną?

Firma podjęła decyzję, że będzie działać asynchronicznie. Co dalej? W jakim kierunku warto pójść, aby wszystko przebiegało sprawnie?

W jej planowaniu bardzo pomocne będą następujące zasady:

• stworzenie odpowiedniego systemu pracy, np. korzystając z aplikacji do zarządzania projektami – w przypadku biur rachunkowych może to być aplikacja SaldeoSMART, dzięki której księgowi mogą komunikować się z klientami i usprawnić pracę.
• zadbanie o dobrą komunikację,
• przygotowanie niezbędnych procedur działań przedsiębiorstwa,
• dużo cierpliwości, ponieważ wypracowanie rozwiązań może trochę potrwać.

Praca asynchroniczna jest zatem rozwiązaniem dla zespołów, które chciałyby optymalizować działania i szybciej radzić sobie z zadaniami. Nie oznacza to oczywiście całkowitej rezygnacji ze spotkań, to jedynie ich ograniczenie, np. do jednego w tygodniu. Pozwala to podsumować i zaplanować cały tydzień, a także zastanowić się, co może sprawić potencjalne problemy. Warto więc testować ten system, modyfikować go i sprawdzać, jakie rozwiązania sprawdzą się w naszej firmie.