podpis elektroniczny w praktyce

Podpis elektroniczny w praktyce – wskazówki dla przedsiębiorcy

Udostępnij:

Cyfryzacja coraz bardziej wypiera papierowy obieg dokumentów. Nowoczesne usługi są coraz chętniej wykorzystywane w urzędach i działalności biznesowej. Wnioski, faktury, umowy handlowe i inne dokumenty wyślemy online do administracji lub kontrahentów. Należy je podpisać, żeby zagwarantować wiarygodność na odległość – np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czym jest i jak uzyskać podpis elektroniczny zaawansowany? Czym się różni od zwykłego profilu zaufanego? O tym piszemy w naszym przewodniku.

Czym jest podpis elektroniczny?

Zacznijmy od wyjaśnienia, co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpisem elektronicznym nazywamy podpis przesyłany elektronicznie. Podpis jest ciągiem znaków, które identyfikują konkretną osobę w postaci elektronicznej. Taki podpis jest równy podpisowi odręcznemu. Funkcjonują różnego rodzaju podpisy elektroniczne, jednym z nich jest profil zaufany wykorzystywany w kontaktach z administracją publiczną.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest natomiast zaawansowanym podpisem elektronicznym. Ma więcej zastosowań niż profil zaufany. Użytkownik wykorzysta go do uwierzytelnienia każdej komunikacji (nie tylko z urzędami).

Ciąg znaków, o którym wspomnieliśmy wyżej, generowany jest przez użytkownika przy użyciu klucza prywatnego. Odbiorca weryfikuje go używając klucza publicznego, który pobiera ze strony www urzędu certyfikacyjnego. Klucz prywatny znajduje się na bezpiecznym nośniku – w pliku, tokenie, na karcie z mikroprocesorem.

Do złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego potrzebny jest wspomniany klucz prywatny oraz certyfikat (i ewentualnie czytnik do karty). Podpis składany jest przy użyciu oprogramowania dostarczonego wraz podpisem kwalifikowanym.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

W przeciwieństwie do profilu zaufanego, za kwalifikowany podpis elektroniczny trzeba zapłacić. Kupimy go u dostawcy, który jest certyfikowany i nadzorowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Szczegóły – wraz z listą dostawców – znajdziemy na internetowej stronie Narodowego Centrum Certyfikacji.

Kwalifikowany podpis elektroniczny zachowuje ważność przez 1 – 2 lata, a potem można odpłatnie przedłużyć jego ważność. Zapłacimy za niego do 300 zł za rok (taniej w przypadku dłuższego abonamentu). Odnowienie certyfikatu kosztuje do 200 zł. Warto pamiętać, że przedsiębiorca zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego może umieścić w kosztach uzyskania przychodu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak wygląda? Najczęściej nie przypomina tradycyjnego, odręcznego podpisu. Zawiera natomiast informację kto i kiedy (jakiego dnia, o której godzinie) podpisał dokument. Na tak podpisany dokument można nanieść faksymile, czyli graficzną wersję podpisu.

Od kiedy obowiązuje podpis elektroniczny?

Zaawansowany podpis elektroniczny kwalifikowany wszedł w życie na mocy ustawy z 20o1 roku, a w obecnej formie funkcjonuje od 2016 roku.

W ubiegłym roku z podpisu kwalifikowanego korzystało ok. 22 proc. małych i średnich przedsiębiorców (badanie EFL „Cyfrowa (r)ewolucja na rynku leasingu. Pod lupą”). Jednocześnie jego zalety dostrzega większość przedsiębiorców. 64 proc. pytanych zamierza uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny w ciągu najbliższych lat.

Dla porównania, z profilu zaufanego czyli darmowej alternatywy identyfikacji tożsamości służącej do załatwiania spraw w administracji publicznej korzysta obecnie 14 mln Polaków.

Kto może korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kluczowe pytanie: kto może mieć kwalifikowany podpis elektroniczny? Z podpisu elektronicznego może korzystać każdy. Wystarczy skorzystać z usług kwalifikowanych dostawców usług zaufania (rejestr prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji),

Najczęściej bezpieczny podpis elektroniczny używają przedsiębiorcy. Dzięki niemu mogą uwiarygodnić komunikację z kontrahentami (np. umowy handlowe, oficjalne pisma) czy innymi osobami.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny przez 1-2 lata. Po upływie tego czasu okres ważności certyfikatu tej formy identyfikacji elektronicznej można przedłużyć.

Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego?

Kwalifikowany podpis elektroniczny – czy warto z niego korzystać? Dla przedsiębiorcy taki podpis to praktyczne i bezpieczne narzędzie:

  • potwierdza, że klient urzędu/banku lub kontrahent biznesowy jest osobą, za którą się podaje,
  • ma większy zakres działania niż profil zaufany,
  • podpisu kwalifikowanego można używać 24/7 przez 365 dni w roku – bez wychodzenia z domu/biura (i straty czasu),
  • służy do podpisania dowolnego dokumentu (w dowolnym formacie np. PDF, XML, DOCX) – w tym faktur elektronicznych, umów handlowych, pism procesowych w niektórych postępowaniach, a nawet wiadomości e-mail,
  • można nim uwierzytelnić również udział w aukcjach elektronicznych np. na platformach przetargowych,
  • podpis elektroniczny kwalifikowany gwarantuje, że od momentu podpisania dane zawarte w dokumencie nie zostały zmienione,
  • podpis kwalifikowany wykorzystamy z dowolnego miejsca, które ma połączenie z Internetem.

Wybór: podpis kwalifikowany czy profil zaufany jest wyborem pozornym. Profil zaufany może użyć każdy np. za pośrednictwem bankowości elektronicznej. Podpis kwalifikowany to narzędzie bardziej zaawansowane, pewna weryfikacja tożsamości w działalności gospodarczej.

Specjalistka ds. Marketingu Internetowego, z branżą IT i oprogramowaniem biznesowym związana zawodowo od 6 lat. W SaldeoSMART odpowiada m.in. za content marketing, social media, konferencje i rozwój współpracy z siecią partnerską. Słucha użytkowników i rynku, buduje relacje. Prywatnie wielka fanka muzyki na żywo i orkiestr dętych.
Poprzedni
KSeF – przejść na nowy system czy czekać?
Następny
Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

Zostaw komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *