Obieg doskonały

Dobry obieg dokumentów to podstawa zarządzania przedsiębiorstwem. Pomocą będą tu specjalistyczne programy i aplikacje.

Każdego dnia dużo czasu poświęcamy na szukanie potrzebnych informacji. Sprawny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić te cenne minuty i zwiększyć efektywność pracy. To szczególnie ważne, gdy potrzebne dane dotyczą nie jednego, ale wielu klientów, i gdy na bieżąco trzeba odpowiadać na ich pytania albo rozwiązywać problemy – a taka jest przecież codzienność w pracy dobrego księgowego. Szybki dostęp do informacji i wiedza na temat sytuacji danego zleceniodawcy zwiększają też zaufanie klienta, a to bezcenne w biznesie.

E-wygoda na czasie

Aby dobrze zarządzać dokumentacją, trzeba przestrzegać kilku zasad. Pierwszy krok to stworzenie bazy, która pozwoli wszystkim zainteresowanym na łatwe pozyskanie potrzebnych informacji. Przejrzystość danych zostanie zachowana, jeśli dokumenty będą archiwizowane na bieżąco, według spójnego, obowiązującego wszystkich współpracowników systemu. Wymaga to poświęcenia kilkunastu minut w ciągu dnia, ale ten wysiłek jest niewielki, jeśli porównamy go z zaangażowaniem, jakie wiązałoby się z nadrabianiem zaległości.

Ogromnym ułatwieniem będzie przy tym korzystanie z nowoczesnych technologii. Minęły już czasy przesyłania pism pocztą czy ich faksowania. Obecnie standardem jest elektroniczny obieg dokumentów. Powala on na maksymalne skrócenie czasu przekazywania ważnych informacji, co w księgowości jest szczególnie ważne. Gwarantuje szybki dostęp do potrzebnych danych i daje możliwość wyszukiwania ich według podanych kryteriów. Dzięki temu można na bieżąco śledzić informacje dotyczącego danego klienta czy transakcji. Wreszcie – co nie mniej ważne – elektroniczny obieg dokumentów to oszczędność miejsca (koniec z grubymi segregatorami, które zawsze muszą być pod ręką!) i ekologia (mniejsza ilość wydruków).

Aplikacja wesprze pracownika

Jak przestawić się na elektroniczny obieg dokumentów? Nieocenioną pomocą będą specjalistyczne programy do księgowości i stworzone do nich aplikacje, takie jak SaldeoSMART. Pozwalają one systematycznie, na bieżąco wprowadzać faktury do systemu. Potrzeba do tego zaledwie kilku kliknięć. Otrzymany dokument wystarczy zeskanować, a aplikacja sama odczyta potrzebne dane. Może ona też sortować informacje, np. według typu transakcji, nazwy kontrahenta czy kwoty. Całodobowy dostęp do dokumentów będą mieli wszyscy pracownicy biura księgowego, także ci, którzy obowiązki wykonują zdalnie. Do dokumentacji będzie mógł sięgać, z wykorzystaniem protokołu zapewniającego bezpieczeństwo danych, również klient. A to, że będzie miał możliwość śledzić na bieżąco obieg dokumentów dotyczących swojej firmy, powinno być dla niego dodatkowym argumentem przy wyborze biura księgowego.